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广外大英教团学

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英教团学第九、十周总结  

2017-05-05 13:14:50|  分类: 2017年上半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第九、十周总结

主席团

主席团第九、十周的主要工作是跟进体育部英教杯羽毛球赛的相关工作、跟进文娱部第五届英语情景剧大赛决赛的前期筹备工作、跟进学术部第七届英语语音语调大赛初赛的前期筹备工作、跟进各部门的换届情况、跟进实践部三下乡活动的前期筹备工作和跟进就业与校友服务部职业生涯体验周的相关工作等。近期各项工作进展基本顺利,但其中仍然存在一些问题有待改进:

1. 部门与部门之间合作存在滞后现象,由此造成工作进度的拖沓和一些不必要的麻烦,例如,活动主办部门提供给宣传部的宣传品文案时间滞后等,希望各部门汲取经验,在往后举办活动时能严格遵守团委学生会部门合作制度,不断改进部门工作;

2. 部长和干事之间缺乏充分的沟通导致工作出现失误,在第二学期,各部门为了提高干事的工作能力,均由干事担任部门工作的负责人。但是,在由干事全权负责部门工作的同时,希望各部门部长能够及时跟进干事的工作情况和进度,并给予提醒和相应的建议,避免干事因缺乏经验在工作上产生纰漏;

3. 各个部门的留任情况良好,但是主席团留任情况目前并不乐观,全体主席团成员正在努力挖掘有能力的干事并与之沟通,争取让更多合适的干事报名参加主席团面试。

 

秘书部

1. 完成部门常规工作;

2. 打印“英教杯”羽毛球赛相关资料;

3. 打印职业生涯体验周部分资料;

4. 关于部门干事留任情况:三名干事报名参加秘书部部长竞选,正在努力劝说部门干事留任主席团。

 

组织部

组织部这两周完成的工作主要有:

1. 收集2016-2017学年度广东外语外贸大学“十佳团支书”评选活动答辩会观众名单;

2. 完成第三届英语综合技能大赛决赛的数据可视化工作;

3. 发布关于开展“我的青春我的梦——学习总书记讲话,做合格共青团员”主题征文活动的通知;

4. 提交英语教育学院十佳团支书大众评审信息表;

5. 发布关于举行2017年五四表彰大会的通知并收集代表信息;

6. 因部门换届需要,部门所有工作基本交由干事处理,但部长仍会及时跟进干事的工作情况。

 

实践部

1. 开展常规志愿活动

(1) 关于图书馆志愿服务基地志愿时录入的相关工作,对于有部分志愿者反映无法在志愿者网站报名相关志愿项目的问题,由干事负责与志愿者沟通并尝试解决问题,最后汇总无法解决的问题,将其提交给校团委负责人并咨询相应的解决方案;

(2) 近期心心之家志愿基地出现部分志愿者未经干事安排擅自前往沙面驿站开展志愿服务的情况,不利于干事安排工作,目前干事已经向所有参加活动的志愿者强调相关纪律,加强志愿者管理。

2. 关于三下乡收书活动的相关工作,目前已上交活动策划书并将此次活动时间定在55日下午430-530,暂定宿舍楼569栋作为活动地点,具体地点将视志愿者数量而定,近期正通过发送班邮和群消息的方式招募志愿者;

3. 关于三下乡活动的相关工作

(1) 本次三下乡活动将有两个活动基地,目前正在跟进两个基地的情况;

(2) 三下乡队长招新时间定在511日;

(3) 撰写清远大湾队的介绍推文并在第十周发布;

(4) 与宣传部共同商量并修改三下乡海报。

 

外联部

1. 关于赞助的相关事宜,目前有一家化妆品商家主动联系我们称其愿意为第七届英语语音语调大赛提供部分赞助;

2. 关于外院的相关事宜,开始准备第七届英语语音语调大赛决赛邀请函;

3. 关于干事留任情况,干事留任意愿不强。

 

就业与校友服务部

1. 跟进五月份广州图书馆全英分享会活动;

2. 定期在13级微信群发布招聘信息;

3. 收集5月份第一次毕业生就业数据;

4. 制作5月份的微信推送;

5. 筹备职业生涯体验周系列活动的前期工作。

总体上,根据干事上交的策划书,我们发现干事撰写策划书的能力和组织策划能力仍有待提高;近期,针对这一问题,我们着重锻炼干事这方面的能力,经过一段时间的训练,干事们在开展活动时策划组织能力在一定程度上有所提高,同时,目前职业生涯体验周的各个活动的前期工作已有序展开。

 

宣传部

1. 完成职业生涯规划周的相关工作,包括制作、打印和粘贴海报和制作横幅等;

2. 制作、打印和粘贴学院展示海报;

3. 制作、打印和粘贴隧道口党建宣传海报;

4. 完成第七届英语语音语调大赛的相关工作

(1) 与学术部共同商讨并确定决赛宣传品;

(2) 设计和制作海报、传单和立宣等一系列宣传品;

(3) 协助学术部布置摊宣现场。

5. 制作清远大湾三下乡的宣传海报;

6. 讨论、确定和制作第五届英语情景剧大赛决赛海报和立宣。

 

学术部

学术部第九、十周的主要工作是举办第七届英语语音语调大赛初赛和筹备第七届英语语音语调大赛复赛。以下是近期的工作总结:

1. 宣传问题,一方面由于干事在前期准备的时候没有考虑到选手现场报名的情况,进而导致与宣传部沟通不及时,因此这次比赛的宣传单和报名表是分开打印的,这样做的后果是不利于活动的宣传的效果,建议下次举办活动时传单采用双面打印的方式,一面起到宣传的作用,一面作为报名表;另一方面是摊宣的相关工作,我们是在周四中午和下午在下沉广场口进行摊宣,但因为下午大部分学生没有课,人流量较小,活动宣传效果不佳,建议下次活动摊宣可以择取其他时间段,较好的时间段是周一到周三,这样较大的人流量将有利于更好地开展宣传活动;

2. 赛制问题,首先,初赛时由于我们没有用文档详细清晰地说明赛制,进而导致部分选手无法理解赛制;另外是初赛群的管理员事先没有完全理解初赛赛制便在群上回答选手关于赛制的问题,最后造成选手产生疑惑。因此,建议活动主办部门在下一次举办活动时务必用清晰严谨的文字说明具体赛制,同时管理员和部门其他成员务必了解清楚整个比赛的流程和细节问题,确保不存在任何疑问;

3. 报名表和视频收集问题,尽管比赛前我们多次提醒选手需要按时和按照要求提交报名表和比赛视频,但是在初赛时还是存在部分选手迟交资料的情况,这种情况给部门工作带来极大的不便之处,因此,我们建议可以采取一些强制性措施来提高选手资料规范化意识,例如迟交或不按规定上交的选手在计算总分时扣除一定比例的分数;

4. 时间问题,由于第七届英语语音语调大赛初赛的比赛时间与宿舍长培训大会和大二双专业的课程时间重叠,导致部分初赛选手未能在比赛结束前赶到比赛现场,因此,建议举办下一届英语语音语调大赛时将比赛时间与学校组织的活动尽量错开;

5. 总体上,本次英语语音语调大赛初赛进展顺利,并且这次安排和运行初赛的工作全部由干事负责。尽管筹备初赛时略有磕绊,但是干事们最终都能顺利地解决工作中出现的种种问题并圆满举行第七届英语语音语调大赛初赛。这些成果无不证明干事们在团学近一年的工作中的进步,无论是策划筹备赛事的能力还是承担能力都有所提高。

 

文娱部

1. 工作内容

(1) 准备第五届英语情景剧大赛的摊宣、二审和决赛,具体工作包括确定分工、时间和场地等;

(2) 确定决赛主题;

(3) 申请摊宣、二审和决赛场地;

(4) 向各参赛班级的文娱委员发布决赛的相关通知;

(5) 各干事根据工作跟进表与其他部门对接工作。

2. 工作中出现的问题

(1) 与各部门对接工作不够及时,没有严格按照前期跟进表完成任务;

(2) 申请场地时间太迟导致申请时出现较多问题;

(3) 提交宣传品文案时间较迟,导致宣传部工作时间较紧迫;

(4) 参赛班级没有及时上交比赛资料,拖慢工作进度。

3. 建议

(1) 干事应严格按照时间推进表与负责部门对接工作,及时完成分配的任务;

(2) 提前申请场地,尽早确定比赛时间和地点,避免与其他活动的举办时间冲撞;

(3) 尽早提交宣传品文案给宣传部,给双方预留一定的修改时间;

(4) 及时提醒各参赛班级负责人上交资料,尽量避免出现迟交资料的情况;

(5) 向其他学院学习,不断完善部门工作。

 

体育部

1. 关于赛事的相关问题,建议以后举办比赛时将赛程表和时间安排表分开发送,以便参赛人员更加清楚地了解自己的参赛情况;

2. 关于换届问题,虽然上半学期时部长就考虑和干事提及换届的事情,但是现在留任的问题仍然存在,建议以后部门应提前和干事交流关于换届的相关问题。

 

生活部

生活部第九、十周的工作主要有开展校级文明宿舍检查活动、举办心理健康月之宿舍长培训会、统计五一劳动节返校人数、制作4月份第二次生活类推送、公布宿舍文化新媒体大赛结果并提交活动加分审批等工作。

生活部在422日晚上协助学生自律委员会进行校级文明宿舍检查。总体上,没有存在较大的问题,大部分同学的宿舍干净整洁、美观大方,而且没有在宿舍发现饲养宠物和使用大功率电器的情况,可见同学们比较重视宿舍环境和宿舍安全问题。

另外,生活部在427日晚上协助举行心理健康月之宿舍长培训会,生活部在这次活动中主要负责组织各位宿舍长签到并有序进入教室和维护培训会秩序,通过这次培训会,相信宿舍长们在一定程度上提高了自身的责任意识和宿舍管理能力,能够与宿舍成员共同营造积极向上、团结友爱的宿舍氛围,推动我校宿舍文明创建活动的开展。

四月份的宿舍文化新媒体大赛已经完美落幕,获奖名单也已经公布,很遗憾我们学院的队伍没有获奖,但参赛选手的作品并不差,希望同学们能再接再厉。

这次五一返校人数统计和思想状况调查完成情况较好,这有赖于各位生活委员的积极配合。不过在这次返校人数统计工作中,仍然存在一些问题,由于部分生活委员没有留意到我们发送的信息,导致最后需要干事发送短信提醒,最后才完成这次统计工作。这个问题提醒我们在发班邮或者发短信时一定要通知到位且提早通知,以便更高效地完成工作。

总而言之,生活部会继续努力,努力改进工作中的不足之处,尽全力做好每次活动与工作。

 

新闻部

新闻部第九、十周的工作有:

1.   完成第七届英语语音语调大赛初赛的现场拍照工作,在这次工作中,干事们按时到达比赛现场并做好前期沟通和准备工作,圆满完成本次工作,得到了学术部的肯定;

2.   制作宿舍长培训大会的推送,本次推送确保了时效性和排版的美观性

3.   完成职业生涯体验周的相关工作,在这次工作中,干事与就业与校友服务部合作良好,同时也提高了自身的相关技能。

 

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