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广外大英教团学

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日志

 
 

英教团学第十一、十二周总结  

2017-05-19 12:28:35|  分类: 2017年上半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十一、十二周总结

主席团

近两周,主席团的主要工作有完成部长竞选面试和主席团面试,确定进入考察期人员名单,跟进文娱部第五届英语情景剧大赛,学术部第七届英语语音语调复赛,就服部职业生涯体验周以及实践部暑期三下乡队长招新和宣讲会。

部长二面以及主席团二面已于上两周结束,部长们已经向主席团提交了部长候选人名单,除外联部暂无干事确定留任外,其余部门留任情况良好。主席团竞选现已进入考察期阶段,由于有竞选人中途退出,考察期任务由四个候选人完成。

关于文娱部第五届英语情景剧大赛的举办,本次英语情景剧大赛相较往年主题形式新颖,总体而言进展顺利。但在筹备过程中也存在着一些问题,如预算表迟交,报销出现问题等,此类问题已在部长会议上反映给文娱部,相信文娱部也会做出改进。

接下来主席团将继续筹备换届大会相关事宜,布置主席团候选人考察期任务,准备总结表彰大会相关事宜以及跟进第七届英语语音语调决赛。

 

秘书部

一、 秘书部这两周主要是协助就业与校友服务部举办职业生涯体验周活动和协助文娱部举办第五届英语情景剧大赛决赛比赛。下面重点总结一下第五届英语情景剧大赛决赛的相关情况。

1.   首先在前期准备阶段,秘书部主要负责资料的格式整理与打印,由于本次拿到资料的时间太晚,部分资料甚至在周五,即比赛当天早上才能拿到,在早上和下午都有课的情况下,只能选择在中午文印室快要下班的时候去打印、整理,整个资料整理的过程是非常匆忙的;

2.   其次是现场的统分工作,文娱部在比赛开始前一个多小时才告知要统计红蓝队伍的PK结果,在表演完两个节目之后才告知最佳观影奖的计分规则(之前问过这个奖不是现场颁发),虽然当时在现场也能把结果及时统计出来,但是如果能及早地说清楚所有的统分规则将会更好。

二、 秘书部给文娱部的建议:

1.   主办活动时选取一位总负责人,负责与其他协助部门对接;

2.   制定明确的分工表,提高办事的效率;

3.   加强部门内部的沟通,定期汇报工作进度;

4.   收集各班的打印资料时可以适当把ddl提前,减少个别班级迟交导致来不及打印的情况的发生;另外收集各班的资料时,建议文娱部先检查收集上来的资料有无缺漏,再发给秘书部,否则等秘书部去整理的时候发现问题要重新联系,浪费时间;

5.   需要打印的资料明确标明需要打印多少份,因为文娱部比较清楚资料要发给谁;

6.   无论是活动的彩排还是正式的活动,都应该提前想好需要的物资,提早询问秘书部,秘书部没有时再去一些可以开发票的记账点买(如四栋文具店,注意又康买的东西凭小票是不能报销的);

7.   了解清楚本部门的工作、职能,比如主办活动部门需要到现场踩点,那么座位分区表肯定是要主办活动部门去写,再比如,既然要邀请外教评委,而且也邀请到了,肯定需要把比赛简介,评分表等一些必须的资料翻译成英文;

8.   关于司仪念错,念漏评委、嘉宾的问题,秘书部实际上已经多次重复确定邀请到的嘉宾和评委,只有一个评委是在当天中午才确定来后跟文娱部干事说了一次,但是比赛当天还是漏读了两个评委,(一个是很早就确定的,一个是当天确定的),针对这件事,建议首先加强对司仪的培训,然后秘书部跟对接干事交代名单时,重复发三次完整的名单信息,多确认几次,再次,秘书部可以增加一项工作,负责审核司仪稿介绍嘉宾和评委的部分。

 

组织部

1.   完成第三届英语综合技能大赛决赛的数据可视化工作;

2.   准备第七届英语语音语调大赛的调研工作;

3.   发布关于开展2017年广东省高校“活力在基层”主题团日竞赛活动的通知;

4.   发布关于思政工作司关于学习2017政府工作报告的通知;

5.   发现部分干事对发班邮的格式和基本要求还不熟悉,以后需多加注意。

 

实践部

一、      常规志愿活动

1.   图书馆服务基地关于录入志愿时方面,有个别没按规定时间报名的志愿者反馈志愿时还没录入,负责干事积极和志愿者沟通,努力解决这方面的问题,不能解决的就将问题汇总,向校团委负责人进行反馈和咨询相关解决方案。

2.   心心之家志愿基地开始有团日活动班级参与,进程顺利。

二、      2017年暑期三下乡队长面试

暑期三下乡队长面试于511日顺利举行。本次面试共有12名面试者,面试者们的表现都十分精彩,而且队长的名单已经确立。

三、      2017年暑期三下乡宣讲会活动

1.   516日已完成海报张贴。海报张贴过程出现问题:海报张贴申请表的复印件中保卫处盖章复印得不清晰。经干事相互沟通协调后,干事向舍管出示申请表原件图片得以解决了问题。今后将提醒干事申请各种申请表时务必确认表中盖章是否齐全和清晰。

2.   暑期三下乡宣讲会于519日晚上9点举行,宣讲会的相关准备工作已经分配给每位干事,具体落实。

 

外联部

第五届英语情景剧大赛完美落幕。但针对这次活动中外联部的工作还需要做出的反思。首先是对赞助的反思:这一次的赞助并没有拉到多少有效的赞助,化妆班的赞助也没有成功。我们学院的外联部的拉赞助的成效往往都不明显,这是外联的失职。但同时,这也许也是我们长期固化的结果。详细的情形,我将在工作总结中上报。同时,本次情景剧大赛中,对后台化妆班的管理不到位,没有让各班级按顺序进行化妆,造成一定混乱,这也是失职的一环。

 

就业与校友服务部

1.   跟进五月份广州图书馆全英分享会活动;

2.   定期在13级微信群发布招聘信息;

3.   完成五月份第二次毕业生就业数据收集;

4.   举办“职业生涯体验周”系列活动,并完成职业生涯体验周系列活动包括闭幕式的工作。

职业生涯体验周前三个活动的举办都得到很好显著的效果,并得到嘉宾以及领导的肯定。与上个学期相比,干事在组织策划能力有得到很大的提高,领导能力也相应增强。

但是干事在负责活动中仍出现许多问题。其中,在准备闭幕式前期工作中,视频制作是非常重要的一部分,但干事在负责当中,并没有及时告知部长宣传部无法在短时间内完成视频,并擅自决定选择用播放PPT代替。这是个十分严重的问题,部长们将在部门例会中做出严肃批评教育,让干事们吸取教训。

 

宣传部

1.   完成职业生涯体验周邀请函的制作;

2.   完成第五届英语情景剧大赛系列宣传品的制作;

3.   完成英语教育学院暑期三下乡宣传海报的制作;

4.   完成第五届英语情景剧大赛决赛的现场布置;

5.   完成2013届毕业视频初稿的制作;

6.   设计并着手制作第七届英语语音语调大赛决赛各类宣传品;

7.   组织部门内部出游;

8.   协助实践部暑期三下乡宣讲会进行现场布置。

 

学术部

学术部第十一、十二周的主要工作是举办第七届语音语调大赛复赛和筹备第七届语音语调大赛决赛。以下是具体的工作总结:

一、      复赛进行的相对比较顺利,但是还是存在几点问题:

1.   视频资料:复赛视频难度不一,有杂音,且有参赛选手反映主播有口音。针对这个问题以后在查找视频资料尽量找同一个节目但不同时期的。根据评委老师建议,视频的时间可以控制在一分钟左右,这点时间足够判断选手语音语调的好坏;

2.   评分标准可以进行修改,有些新闻本身就没有带太多的感情,可是评分标准中有情感这一项;

3.   视频播放:这次比赛过程中有位小干事因为粗心播放错选手的视频,当选手申请重新尝试时评委老师觉得没有影响不必再来一次。所以建议无论是干事还是选手在发现问题时都应当及时提出以免造成不良的后果。

二、      决赛各项筹备工作都在有条不紊地进行着,但是决赛选手的照片和比赛宣言和视频资料,PPT资料等收集进程相对较慢,建议可以决赛名单公布之后就通知选手着手准备这些资料。

 

文娱部

512日,筹备将近一个半月的第五届英语情景剧大赛圆满落幕。作为主办方,在策划活动方面仍然有许多值得反思和总结的问题。

一、      计划赶不上变化,时刻准备Plan B

在活动前期准备工作中,突发状况接连不断地出现。比如说我们提前了几天去保卫处审批摊宣场地,但恰巧遇到老师外出或是签名老师对应有误等状况,导致无法正常时间完成审批,因此推迟了摊宣时间。申请学活场地时,由于与学生处的黄老师交接不清楚,导致云山那边对接错误。另外比较严重的就是帐篷的租借问题,摊宣前一天下午收到了自强社“帐篷坏掉,无法借用”的消息,没有帐篷也就意味着不能摊宣,且所有帐篷的租借原则上都要有3个工作日,学院的辅导员也事外出开会。短短一个小时,整个部门的人分头去询问,商学院、校团委、水榭、云山服务站甚至是学校“俺来也”的相关负责人。最后和相关负责老师协商后,终于同意把帐篷借给我们。通过这些突发状况可以得出结论:充分的准备是必不可少的,但突发情况也是难免的。遇到问题时,特别是身为领导者,不能抱怨、慌张,而是及时去动用身边一切资源来解决问题,还要敢于、善于和负责工作人员沟通联系。平时,也要多多留意和扩充人脉资源,好在紧急情况时可以做到运筹帷幄。

 

二、      明确自己的定位,要有大局观念

在一些细小的注意事项上还需要做到统筹兼顾。比如空调表的申请,投影仪的租借,音控灯控流程表等等。同时还要注意大局观与分配工作的问题。策划一场活动需要部门中各个成员的通力合作,如果什么事都一个人做完了,不仅会让自己受累,更是剥夺了别人锻炼的机会,最终还会导致工作质量不佳。因此在之后的策划活动中应该更加注意人员调动的问题。

 

三、      晚会过程中出现的值得注意的问题

1.   文娱部内部成员的分工不恰当,造成当晚工作岗位有严重缺失(提前了解好当晚工作人员的工作再做安排);

2.   司仪的对接。评委嘉宾的名字出错,环节顺序出错。(专门找一个人去对接司仪,并要求司仪至少提前一个星期写好初稿,进行至少两次的审核);

3.   晚会途中出现麦没有声音,音频控制音量时有提示音,班级部分灯光出现错误,颁奖时没有背景音乐(事先应该安排好音控组和灯控组的干事根据收集的班级要求提前做好流程表,若这两个位置有人员的缺失,应该第一时间马上补上,彩排时,相关工作人员也应该密切关注班级情况。控制室和后台的工作人员也要及时保持联系);

4.   LED、音频资料没有提前搜集,操作不熟悉,导致情况非常混乱。(文娱部负责人可提前联系其他学院的负责人,了解清楚LED、音频、灯光等使用方法和要求。然后召集各班级负责人开会,告知详细信息。严格把控提交资料的DDL);

5.   后台没有和控制室保持联系,很多问题和信息没有及时迅速得到反馈,耽误了解决时间。(通过耳机或者语音方式,与控制室时刻保持联系);

6.   与班级节目负责人发生音控、灯控上发生意见分歧。(事先可阅览每个班级提交的灯光音效要求,并向相关负责人提出建议,一切以整体效果为重)。

四、      平时主动了解团学其他部门的工作,熟悉各项工作的流程。

在前期的准备工作中就会涉及很多关于场地、空调申请、报销等需要流程的工作。但目前对于各种表格申请流程尚不熟悉,这方面需要改进。同时,应该更加了解合作部门如新闻部、宣传部、外联部等部门的工作,这么做有助于提高工作效率并且能提供更加有价值的建议。

五、      将心比心,多一点理解和宽容

不管是老师和文娱部,部门与部门间,还是部门内部,都一定要互相给予理解和包容。毕竟每个部门的工作都有自己的难处,不应该去随意地小看了别人的辛苦和努力。只有大家都能珍惜彼此的劳动,一个团队在工作中才能更加地默契和团结。

意识到自己不足就是努力的开始吧!希望在下次的活动中,能呈现出一场更精彩的晚会。

 

体育部

1.   体育部这两周的主要工作是筹备英教杯篮球赛,但参与程度不高,对于这个问题,体育部认为可以从赛制等方面下手,改变比赛形式,从而吸引更多的同学参与。

2.   当接到比较紧急的活动策划时,首先应该联系各个相关的部门,加强与其他部门的合作,从而提高活动策划的效率。

 

生活部

五月到来,英教团学也迎来了换届月,干事们即将告别一年的干事生涯,部长们也将完成一年的部长工作。生活部干事们秉承服务同学、发展团学的信念,纷纷加入了面试部长、面试主席团的队列之中。

生活部干事洪佳敏、李瑞邦、邱安然面试部长,在一面中,三位干事认真完成面试考试,二面时洪佳敏、邱安然积极讨论发言,李瑞邦因事没有参加二面,但也努力完成部长所布置的任务,三位干事都充分展现了生活部干事良好风貌;生活部干事陆晓慧面试主席团,一面从容回答主席团的提问,二面时积极与组友分享意见并积极向对方小组提问,展现了生活部干事的认真细致。目前面试结果暂定为洪佳敏担任生活部正部长,李瑞邦担任生活部副部长。

换届之际,希望新任生活部部长能带领生活部,响应团学的号召,更好地开展活动、服务学生。

 

新闻部

新闻部第十一、十二周完成的任务有:英语戏剧大赛预告推送,英语戏剧大赛新闻稿、拍照、录像、推送,职业生涯体验周闭幕式新闻稿、拍照、推送,英教师生篮球联谊赛新闻稿、拍照。

在这些工作中,我们取得了一些进步,也受到了一些来自领导的表扬。如英戏的拍照,很好地抓拍了一些细节;职业生涯体验周闭幕式的推送在结束当晚就已推出,大大保证了新闻的时效性。这些说明了新闻部在工作质量与效率上有了明显的提升。

在这些工作中,我们也发现了一些不足。如解决问题的效率较低,英戏录像导出与上传时出现问题没能即使解决,使得视频推送至今还未能发出去。虽然这有网络设备等方面的原因,但是也能反映出我们在遇到问题,难以解决时会形成逃避、拖沓的心态,使得可以早一点解决的问题被贻误了。这是非常值得我们深思的问题。我们应该加强干事之间的合作效率,最大程度上避免出现拖沓的情况。

总之,我们要做到保持我们完成任务的高效率,提高干事合作能力,能够在最短的时间内解决问题。

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