广外大英教团学

英教团学第八周部长会议记录

会议时间：2017年4月17日  21：45—22：20

会议地点：教学楼G110

主持人：学生会副主席 许洁纯

记录人：秘书部干事 黄慧洋

一、各部门近期工作总结与经验总结

学术部

1. 完成第三届英语综合技能大赛决赛的相关工作；

2. 筹备第七届英语语音语调大赛

（1） 校道摆摊宣传活动日期定于4月20日，分别在中午和下午两个时间段；

（2） 目前正在审核干事上交的摊宣活动预算表，审核完毕后上交主席团。

3. 关于干事留任情况，目前有两名干事确定留任，两名干事仍在考虑。

宣传部

1. 完成第三届英语综合技能大赛决赛的相关工作，包括布置现场、制作海报、传单、邀请函、节目单和背景板等宣传品；

2. 从第七届英语语音语调大赛开始由干事全权负责部门的相关工作，目前正在进行的工作有：制作第七届英语语音语调大赛的海报、传单和摊宣宣传品、制作第五届英语情景剧大赛决赛和第二届职业生涯规划周的相关宣传品、制作党建宣传栏等。

  组织部

1. 完成第三届英语综合技能大赛决赛的调研工作；

2. 预计在周四前完成英语专业四级调研数据可视化工作，紧接着进行第三届英语综合技能大赛调研数据可视化工作；

3. 完成第二届“凤鸣岭南十佳青年”答辩会和十佳团支书答辩会的相关工作，包括收集选手名单和筹备思政学习会；

4. 关于干事留任情况，目前有一个干事确定留任，三名干事仍在考虑。

就业与校友服务部

1. 跟进四月份广州图书馆实习全英分享会的工作；

2. 定期在13级微信群发布招聘信息；

3. 收集四月份第二次就业数据并发送给迟殿凤老师；

4. 筹备第二届职业生涯体验周的三个活动，包括企业参观、简历诊所和模拟面试,目前干事已上交活动策划书初稿给部长审核，另外在前期宣传工作中需要宣传部设计海报作为活动宣传品，海报的具体要求和文案将由部门干事在部门合作制度的规定时间内告知宣传部干事；

5. 完成“金湾杯”第七届广东省职业生涯规划大赛校级赛的前期工作，已发送班邮至13、14级，但是还没有收到报名表，目前部门正在斟酌考虑采取推荐合适人选的形式参加比赛；

6. 关于干事留任情况，目前有一名干事已正式报名，两名干事仍在考虑。

  文娱部

1. 近期工作主要围绕第五届英语情景剧大赛初赛展开，于4月13日完成初赛节目审核并于4月14日发送班邮公布晋级决赛班级名单；

2. 筹备第五届英语情景剧大赛

（1） 筹备摊宣和决赛；

（2） 跟进外联部的相关工作；

（3） 联系秘书部确定决赛邀请领导名单等；

（4） 联系宣传部讨论决赛宣传品，包括海报、晚会开场视频等；

（5） 确认礼仪队名单和准备艺术团的初审；

（6） 讨论并确定招募主持人的方式；

（7） 准备进行晋级决赛节目的第二次审核，审核过程中着重点在演员的舞台表现力、道具和服装等；

（8） 近期密切关注其他学院的英语情景剧大赛，尽量抽空前往B8学术报告厅观看其他学院举办的英语情景剧大赛，咨询其他学院文娱部部长、学习比赛操作流程等。

3. 关于干事留任情况，两名干事有明确的留任意向，两名干事仍在考虑，其他干事还没有明确表态。

  新闻部

1. 完成院刊《英蕾》的征稿工作并筛选稿件；

2. 完成榜样分享会和第三届英语综合技能大赛决赛的相关工作，主要包括拍照、写稿和制作推送等；

3. 完成第五届英语情景剧大赛初赛的拍照工作；

4. 下一阶段的主要工作

（1） 确定院刊《英蕾》的投稿加分名单；

（2） 协助文娱部举办第五届英语情景剧大赛决赛和协助学术部举办第七届英语语音语调大赛。

5. 关于干事留任情况，目前有一名干事已上交报名表，其他干事均在考虑。

  体育部

1. 举办2017年度“英教杯”羽毛球赛

（1） 由于种种原因，将比赛时间延缓至4月27日下午；

（2） 发送班邮公示修改完毕的比赛赛程表；

（3） 再次进行志愿者培训，使志愿者熟悉比赛规则。

2. 为了响应学校“走出宿舍，走出网络，走进操场”的主题，校文体部召开会议，号召每个学院提出一个日常性、富有创造性、适合每个学院的活动；

3. 关于干事留任情况，目前有一名干事确定留任，两名干事仍在考虑。

  外联部

1. 完成第三届英语综合技能大赛决赛赞助的后期工作，给AC糖果屋和ZING空间提供反馈；

2. 关于第七届英语语音语调大赛摊宣活动赞助，打算利用第三届英语综合技能大赛决赛的剩余赞助，同时由于近期干事暂时拉取不到赞助，因此摊宣礼品可能会出现较少的情况；

3. 关于第五届英语情景剧大赛决赛摊宣活动赞助，预计在第七届英语语音语调大赛摊宣活动和英语专业四级考试结束后进行摊宣活动指导培训，由于之前没有进行过英语情景剧大赛摊宣，因此这次摊宣的开展可能会出现困难；

4. 打算延缓拉取第七届英语语音语调大赛和第五届英语情景剧大赛决赛赞助；

5. 关于干事留任情况，目前有一名干事确定不留任，四名干事正在考虑，其中有一到两名干事可能会有留任意向。

实践部

1. 举办广东外语外贸大学第一届提案大赛初赛，部门会尽快将获奖名单发送给团委副书记黎敏瑶；

2. 收集志协评优材料和志愿者的相关材料并上交至校团委；

3. 筹划三下乡的相关活动

（1） 目前确定的基地是清远英德基地，另外林泽龙老师正在帮忙联系一个新基地；

（2） 需要宣传部设计宣传海报，稍后会将海报的具体要求和文案发送给宣传部。

4. 关于干事留任情况，干事均在考虑中。

  生活部

1. 完成榜样分享会的后期工作，由于传递签到表的速度较慢导致部分人员没有签到，但是在后期工作中已将签到表补齐；

2. 完成清明节返校人数统计工作；

3. 收集宿舍公寓文化节作品，作品形式主要包括PPT、视频等新媒体资料；

4. 4月20日参加学校后勤会议；

5. 4月27日举行宿舍长培训大会；

6. 关于干事留任情况，目前有一个干事确定留任，三名干事仍在考虑。

秘书部

1. 完成部门常规工作；

2. 协助学术部举办第三届英语综合技能大赛决赛，在这次活动中秘书部负责的工作由干事全权负责，选取一名干事作为总负责人并负责与学术部对接工作和对内分配工作，总体上干事能够把握秘书部工作的整体框架，但仍然存在一些细节问题，主要有打印资料前未能及时发现资料上的错误、与学术部对接工作不够及时等；

3. 关于干事留任情况，目前有一名干事明确表示不留任，其他三名干事仍在考虑；

4. 四月份报销工作负责人为秘书部干事黄慧洋，联系电话是：15521458339。

二、其他注意事项

1. 关于三下乡的相关工作，目前已经确定的基地是清远英德基地，另外一个新基地由徐昶斌老师帮忙联系，主席团会在四月底确定基地并将资料发送给实践部，便于实践部做好相应的宣传工作；

2. 由实践部负责落实2017年广东外语外贸大学志愿服务大赛的相关工作；

3. 由于团委学生会换届需要，各个部门部长需要准备五道与部门工作相关的题目于4月20日前发送至团学邮箱，文件命名方式为“部门+面试的题目”；

4. 思科信息学院改名为信息科学与技术学院，各个部门在接下来的工作中如有需要邀请外院嘉宾，制作邀请函需标明全称时要注意更改学院名称，但是信息科学与技术学院的简称不变，仍然是信息学院；

5. 4月22日将举行全委会，全委会是由校学生会主席团和南北两校全部学院主席共同参与的会议，在这次会议中有一个环节是由进入红旗团委的前十个学院进行学院展示，通过观看学院展示可以从中了解红旗团委是如何开展工作的，取长补短，对干事而言是一次很好的学习机会，如有干事有意向与主席一同参加会议可私下与主席王梓敏联系；

6. 各个部门部长如有意向留任主席团可私下联系主席团成员中的任何一个；

7. 近期工作总结和建议

（1） 关于公示名单的工作，例如公示加分名单，虽然其中有一些名单只涉及到团委学生会内部成员，但是由于评选工作是在整个学院内部进行，因此所有名单均需要通过班邮进行公示；

（2） 近期工作中大部分部门都由干事全权负责部门工作，但是由于干事刚开始全面负责部门工作，可能对工作还不是特别熟练导致工作容易出现纰漏，因此各部门部长在让干事全权负责工作的同时也要加强部门内部沟通、及时跟进干事的工作情况；

（3） 举办活动时需要注意部门与部门之间工作的对接；

（4） 关于宣传部的工作，活动主办部门须尽可能按照团学工作手册的要求提前两个星期将具体文案发送给宣传部；

（5） 举办活动时可能会出现由于突然变更活动场地导致部分宣传品无法使用，为了避免这种情况的出现，希望活动主办部门能尽快确定活动场地和活动日期；

（6） 关于活动宣传品，建议举办活动时可以尽可能使用立体宣传品，例如使用易拉宝或在北苑6栋楼下伟腾打印店打印；

（7） 关于海报数量，要求活动主办部门打印两张小海报和两张大海报，两张小海报粘贴在宿舍楼下宣传栏，两张大海报分别粘贴在隧道内的学院宣传栏和又康超市对面的宣传栏。

8. 强制某一级出席的活动一般会通过发送班邮的形式通知各个班，为了避免像第三届英语综合技能大赛决赛一样出现部分同学没有注意到消息缺席活动的现象，在往后的工作中，所有需要强制出席的活动的主办部门在发送班邮时统一在邮件标题写上“XX级强制出席”作为前缀；

9. 举办活动时，建议留取部分赞助给评委和嘉宾作为礼物，在没有赞助剩余的情况下也需要给评委准备礼物，因此活动主办部门需要提前将评委和嘉宾名单发送给外联部作为参考资料；

10. 宣传部提醒：在之前举办的几次活动中部门与部门之间工作的对接存在一些问题，首先是时间问题，虽然活动主办部门均有提前两周时间告知宣传部需要制作的宣传品，但是缺少具体的文案，文案的内容应包括活动主题和每项宣传品的具体要求，如果缺少具体文案部门很难开展工作，进而容易导致制作宣传品的时间不足，最终造成宣传品效果不理想；另外是部长与干事之间的沟通不够及时和准确，在近期活动中，部分干事在与宣传部对接工作时出现表意不明或资料遗漏的现象导致后期出现需要增加宣传品的数量的情况，在一定程度上给宣传部的工作带来不便之处和负担，希望在往后的工作中各个部门部长在实行干事全权负责活动制度的同时能够做好跟进工作；

11. 关于第三届英语综合技能大赛的相关工作

（1） 关于制作宣传品的工作，这次宣传品完成情况特别好，字体大小能够让后排观众看清，在制作第七届英语语音语调大赛的立体宣传品时可以效仿这次宣传品的字体大小；

（2） 这次比赛中涉及到一个比较敏感的话题—同性恋，建议以后活动举办部门在选题时可以避开一些较为敏感的话题；

（3） 关于外联部拉取赞助的相关工作，这次活动赞助相比上学期较为丰富，另外关于司仪服装问题，由于接下来还有第五届英语情景剧大赛和第七届英语语音语调大赛需要司仪服装，建议外联部与商家协商争取找到固定合作方。

12. 关于归档资料，活动主办部门需要在活动结束后按期将归档资料上交给秘书部；

13. 由于主席团成员每人在管理两个或三个部门的同时需要传达学校和全委会的事务，有时候会出现比较忙的情况，因此希望分管部门的部长能够及时向主席团汇报工作进度和工作情况，另外如果活动有创新的方案也可以上报给主席团，由主席团与林泽龙老师共同商量方案是否可行，如若可行则实施该方案；

14. 关于“金湾杯”第七届广东省职业生涯规划大赛校级赛的相关工作，虽然已经发送班邮，但仍然需要就服部部长发动大三、大四积极参与活动，尽量在截止日期4月25日之前整理好选手名单并发送给林老师；

15. 关于第二届职业生涯体验周的相关工作

（1） 开幕式可以选择不举行，但闭幕式作为活动的总结需要举行，因此就业与校友服务部需要着手撰写职业生涯体验周闭幕式的活动策划书；

（2） 就业与校友服务部需要在四月底将职业生涯体验周的活动策划书终稿发送到主席团邮箱；

（3） 由于第一届职业生涯体验周的宣传力度不够导致参与度不高，因此今年可以在让同学们充分了解活动的基础上考虑多种宣传方案，加强宣传力度或采用加分、加学时的方法鼓励同学们参加活动。

16. 关于第五届英语情景剧大赛的相关工作

（1） 由文娱部通知各个晋级决赛的班级制作并打印两张节目海报，一张粘贴在宣传栏，另外一张粘贴在B8学术报告厅的门口，海报纸张规定大小是A3；

（2） 文娱部需要提供各个班级的节目海报电子版给新闻部，由新闻部负责节目海报的投票工作；

（3） 提议设置一个奖项，其中节目的服装、道具、背景板和海报各占一定的百分比作为评分标准，例如海报可以采取线上投票形式、服装和道具之类的可以采取评委评分的形式，另外各个部分所占的具体百分比可由干事先确定后提交给部长审核，部长审核通过后提交给主席团作进一步的审核；

（4） B8学术报告厅的背景是投影而不是LED屏幕，晋级班级可以利用PPT作为背景或自行制作背景板；

（5） 由于B8学术报告厅不能粘贴宣传品，因此希望可以充分利用投影仪。