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广外大英教团学

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英教团学第三、四周总结  

2016-09-23 00:07:35|  分类: 2016年下半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第三、四周总结

主席团

这两周,主席团主要进行的工作有招新的后期工作、召开部长会议、跟进各部门的工作进展状况、筹备并举办英教五二团学第一次全体会议以及完成综合测评工作。

关于招新的后期工作,主席团收集了各个部门的干事名单,并做好了相关统计。本次招新预计招收69人,实际招收60人,其中体育部和实践部干事人数比预计招新人数少2-3人。总体来说招新工作完成情况良好,虽然面试的情况不太理想,但后来经过各个部门的协调以及各位部长的努力,大部分部门还是达到了预计的招新目标。

关于部长会议,在部长会议上,主席团了解了各个部门的招新情况、强调了考勤制度和部门合作制度、说明了团学第一次全体会议的相关注意事项并给各个部门布置了制定详细培训计划的任务,现各个部门的培训计划已上交。

关于英教五二团学第一次全体会议,本次会议筹备及举办情况良好。大会的时间以及进度都掌握得比较恰当,由秘书部小干事担任的主持人也表现非常不错。但仍有需要改进的地方,比如没有把各部门vi徽章及时地赶制出来,流程也更改得比较频繁等等。

关于综测,因为时间较紧而且任务繁多,综测工作进行得有些忙乱。因此,要落实好综测的相关工作,各个部门也应记录好相应活动的加扣分名单,为下一年的综测做好准备。

 

秘书部

秘书部第三、四周主要完成工作有:协助主席团召开五二团学第一次全体会议、完成新干事的第一轮工作培训。

一、 协助主席团召开五二团学第一次全体会议

此次秘书部主要负责大会前期的资料打印工作、现场布置、现场主持和礼仪工作。在工作完成过程中,干事表现积极主动,工作进展顺利,值得嘉奖。

在现场布置过程中,干事们准时到大教室,虽然是第一次做,但有不懂的都能主动向部长询问,因此工作效率较高。虽然临时需要我们给60件新团服贴上对应干事的标签,但我们在团服未到来时提前先用便利贴分好信息,使得任务在大会开始前顺利完成。值得肯定的是,干事们在没有部长提醒的情况下,在分好各部门团服后不忘多检查一遍,保证零失误。

本次会议的主持工作由秘书部负责,因为是干事的第一次正式工作,我们采取自荐的方法,最后由干事卫丽欣担任主持人。本次主持任务总体表现良好,但还有一些值得改进的地方。

问题:

1. 由于会议流程和PPT经过多次修改,直到会议前一天才正式定稿,主持人的准备时间有点过于仓促;

2. 在颁发团服的环节中,在第二批颁发部门中漏写一个部门,之后主持人在宣布时发现,及时补在第三批部门中;

3. 由于是第一次主持,主持人拿话筒的距离太远,声音也不够大,后经过提醒后情况及时改善;

经验:

1. 以后需要秘书部出任主持时,尽量提早给出完整的会议流程表,方便秘书部提早准备;

2. 部长要仔细核对和检查干事的工作,干事也要提高自我检查和应变能力。

二、 完成新干事的第一轮工作培训

秘书部在中秋放假之前召开了第一次部门例会,正副部长都详细地将部门的工作内容和方法要求传达给干事,干事们认真做好笔记,提出的疑问也都得到解答。同时,干事们完成了部长布置的培训作业,部长也已经做出批注和反馈。接下来干事们将比较全面地接触秘书部的正式工作,在实操过程中掌握相关的技能。

 

组织部

这两周组织部完成的工作主要有:

一、完成招新工作;

二、进行组织部相关工作的基础培训;

三、与新任团支书取得联系,并更新了团支书通讯录。

    组织部小干事们已经初步进入工作状态。接下来的时间,组织部的培训重心将放到调研问卷、调研报告的攥写中,并兼顾些许数据可视化的培训,力争在团委任务及调研任务中找到平衡。

 

实践部

第三、四周实践部主要是完成干事招新和培训的相关事情、常规基地留任志愿者的统计以及英教F.L.Y.志协招新的准备事宜。

一、干事招新和培训

    本次实践部最终招新干事5名,并在例会期间对干事进行了培训,为了让干事们更快熟悉要做的工作,我们先大致的介绍了一些工作的流程和一些常规基地的工作内容。目前已经将5个志愿服务基地分配给了5位干事,并通过一些资料给她们介绍基地的大致情况。同时实践部还进行了公文的培训,主要是word和excel的文件格式培训,强调了文件格式的重要性。

二、常规基地留任志愿者的统计

 让干事们负责询问各个基地志愿者的意向并统计各个基地留任志愿者的人数以便于更好地进行基地活动,目前图书馆基地的留任志愿者已统计完毕,共24人,已于9月19日星期一开始进行正式的工作。

三、英教F.L.Y.志协招新的准备事宜

英教F.L.Y.志协近期准备招新志愿者,目前宣传的海报和宣传单已经做好,班邮、微信消息和推文都已经攥写完毕将于近期发出来。招新的事情主要是有部长们负责分配工作,干事们配合完成。由于之前的活动推进表制作得慢,由此造成活动在执行的过程中有一定的混乱,今后应提前拟定好活动推进表并严格执行。干事在这次的准备的过程中态度都很积极,效率都很高,这次的招新对她们来说也是一次很好的锻炼。

 

外联部

外联部第三、四周主要工作有:

一、 完成启德教育提出的传单派送业务,并在校道上拍摄6张现场照片;

二、 筹备文都教育宣讲会,询问宣讲会内容;

开始干事培训计划,向新干事分配工作,要求干事开始撰写为秋之声歌唱比赛拉赞助的策划书。

 

就业与校友服务部

这两周,就业与校友服务部的工作主要有以下几项:

一、准备干事培训工作;

二、跟进九月份广州图书馆全英分享会活动;

三、召开部门会议,向干事详细说明部门职能,让其清楚了解部门工作。

在与新干事进行培训时,发现干事们对就业与校友服务部都有着很大的热情,对就业与校友服务部工作职能也有一定了解,相信在日后工作,干事们会对工作认真负责,与部长们一起将就业与校友服务部的活动越办越好。

 

宣传部

宣传部第三、四周的主要工作如下:

一、确定部门干事名单、收集干事个人信息;

二、着手秋之声歌唱比赛所需的宣传;

三、完成五二团学第一次全体会议的英教风采展示视频;

四、召开第一次部门集体例会;

五、着手策划本学期的部门内部培训;

六、着手策划部门新老成员见面会;

七、完成五二团学第一次全体会议的现场布置。

 

学术部

学术部第三、四周的主要工作是进行干事培训,让干事分组进行英语演讲比赛、英语综合技能比赛的策划,布置英语演讲初赛的筹备等事情。以下是具体的工作总结:

一、 由于干事刚刚加入部门,对部门具体职能和内部运作还不是很了解,导致每项工作需要交代的东西还很多,增加了部长的工作量。同时,小部分干事还是没有养成收复的习惯,有紧急通知的时候经常找不到人。这点我们要继续加强和干事们的交流和培训。

二、 本学期我们部门进行了改革,提前让干事们接触比赛的策划组织。每项工作都基本有条不紊地进行,但有时也会出现纰漏。例如英语演讲比赛的班邮由于干事编写和部长检查时的疏忽,导致时间出错需要重发修正。这点我们还是需要再强调部门工作细致严谨的工作性质,让干事养成习惯,时刻保持警惕。

三、 英语综合技能比赛的策划部长们暂时没有插手,全部交给干事们自由发挥。有干事提出赛制上的创新,我认为可以鼓励他们有新的想法,等他们上交了初稿部长们再根据实际情况提出建议进行修改,这样也可以最大程度的激发干事的工作热情和比赛的创新发展。

四、 由于许多学术类比赛是由学术部负责整个策划组织,有人对本部门同学参加自己策划举办的比赛对其他同学是否公平提出了质疑。因此我建议团学可以参考其他学院,不允许学术部内部成员参与自己举办的比赛。同时,学术部的任务繁重,为了不打击同学们加入学术部、继续努力工作的热情,我认为可以在每次学术部策划组织比赛后对部门成员进行相应的加分。希望主席团可以对我们的建议进行考虑。

 

文娱部

文娱部第三、四周的主要工作是部门招新的最后阶段工作和秋之声决赛的前期工作。

第三周文娱部赶在中秋假期之前进行了补面并确定了最终的干事名单,在团学成立大会前结束了部门招新阶段的工作。同时第三周文娱部也在进行秋之声决赛场地的跟进,得到的结果是图书馆报告厅和b8学术报告厅由于某些原因都不能作为我们决赛举行场所。而在第三周的最后,我们向各班班邮发出秋之声初赛报名通知并申请了初赛场地。

第四周文娱部将继续进行秋之声决赛场地的跟进和前期工作的进行,除此之外还有秋之声初赛的进行。9月20日(第四周周二)断网前收集汇总各班报名选手名单,9月22日(第四周周四)进行秋之声歌唱比赛初赛并在第四周决定晋级决赛的选手名单,发到各班班邮进行通知。

 

体育部

体育部第三、四周主要进行了以下工作:

一、干事了解部门内部工作具体事宜,熟悉部门工作指导手册;

二、着手院运会的筹备工作,包括发班邮发布举办院运会的相关通知、打印各项申请表等资料、联系其他部门工作等;

三、召开第一次部门例会,进一步加深彼此的了解;

四、分配一部分工作给小干事并加以指导,开始让干事与其他部门接触,学习部门合作。

 

生活部

新学期的第四周已进行一半,生活部的工作也在有条不紊地开展。

生活部第三、四周的主要工作有进行暑假返校人数统计、制作生活资讯类微信推送以及进行暑假返校思想状况调查等。其中有做的好的地方,同时也发现了一些问题。

在进行暑假返校人数统计中,由于没有短信通知各班班长或生活委员,部分班级没有查看班邮进行反馈,导致上交统计表的时间有所推迟。在第二次统计中,生活部吸取教训,在发送班邮的同时短信通知各班生活委员并进行收复,故第二次统计表及时上交。

在生活类资讯微信推送工作中,生活部第一次尝试由本部门制作好整个完整的推送并推出,受到主席团的表扬。生活部会再接再厉,制作好接下来的每一次微信推送。

在进行暑假返校思想状况调查中,生活部采用问卷调查的形式,请各班派十位同学填写问卷完成调查。预计回收120份问卷,最终回收96份,其中大二、大三人数较少,原因可能是因为大二、大三同学比较忙碌。从调查问卷的结果看来,情况乐观,没有重大问题,大部分同学能够很好的规划自己的暑假生活,利用这个暑假来提升自我。同时,同学们在暑假期间仍然关心国家大事,积极关注国内外新闻;积极参与社会实践活动,丰富经历提升自我;总结上学期的表现并认真规划暑假以及下学期的生活,踏实学习,提高自身各方面的素养。但是,调查学生中超过一半的同学表示这个暑假多多少少过得有压力,而压力主要来源于学业和对于时间安排感到迷茫。对于在新学期学业上可能会遇到的最大的困难,超过75%的同学认为是时间安排,其次是学习信心。生活部整理好问卷后写成调查报告,也在规定时间里上交给学院领导。

生活部接下来的工作主要是:对干事进行部门工作手册的培训,强调公文的格式要求等;制作九月下半月的生活资讯类微信推送;筹办第六届宿舍风采大赛。

总而言之,希望生活部能够认真并且顺利完成接下来的工作,为新一年部门的发展打好基础。

 

新闻部

第三、四周新闻部主要完成的工作有招新工作干事培训以及其他日常工作

在团学招新宣讲会当天,新闻部除了要做好基本的拍摄和写稿工作外,三位部长还上台进行了新闻部的招新宣讲。总的来说,招新宣讲会算是效果不错。但是对比其他部门,新闻部的招新效果差强人意,最终新干事人数也少于期望值。

这两周新闻部召开了新干事的培训例会,进行推送制作以及新闻稿写作的培训,并将会在接下来的时间里进行照片拍摄的培训。新闻部会在国庆前后完成公众平台管理的改革,提高工作效率。

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