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广外大英教团学

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日志

 
 

英教团学第三周部长会议记录  

2016-09-13 20:00:47|  分类: 2016年下半年部长 |  标签: |举报 |字号 订阅

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会议时间2016912  21302230

会议地点:教学楼A404

主持人:学生会主席 王梓敏

记录人:秘书部副部长 张子锋

 

 

一、各部门近期工作总结与经验总结

新闻部

1.   计划招新8人,面试8人,最后确定干事6人;

2.   编写新闻稿,具体工作由三个部长完成;

3.   对新干事进行培训。

 

组织部

1.   计划招新4人,面试4人,最后确定干事4人;

2.   进行各班级的班风学风评比以及新生团组织关系转接的工作;

3.   对新干事进行培训。

 

实践部

1.   计划招新6人,最后确定干事4人;

2.   为英教F.L.Y志愿者协会招新以及确定招新宣传单和海报。

 

秘书部

1.   计划招新4人,面试11人,最后确定干事4人;

2.   准备团学成立大会;

3.   对新干事进行培训。

 

学术部

1.   计划招新7个,面试11个,最后确定干事7人;

2.   做推送,准备英语演讲比赛。

 

文娱部

1.   计划招新9人,面试11人,加面2人,最后确定干事9人;

2.   准备秋之声歌唱比赛。

 

生活部

1.   计划招新4人,面试4人,最后确定干事4人;

2.   进行两次暑假返校统计,已经上交最后一次统计数据;

3.   进行返校思想状况调查,调查表正在制作当中。

 

体育部

1.   计划招新6人,面试5人,确定干事3人,可能进行加面招多1名干事;

2.   进行院队招新;

3.   准备院运会的物资,包括帐篷、手推车、桌椅和运动器材;

4.   制作院运会策划书;

5.   打印相关资料,包括赛程表、志愿者报名表和申请表。

 

宣传部

1.   招新时过来一面有16人,进入二面有12人,最后确定干事9人;

2.   制作艺术团的海报以及实践部F.L.Y志愿者协会招新宣传单和海报;

3.   准备制作团学成立大会的英教风采视频;

4.   军训期间负责收拉横幅;

5.   与新干事出去吃饭联络感情;

6.   对新干事进行培训。

  

外联部

1.   计划招新7人,面试6人,最后确定干事5人;

2.   联系商家拉赞助;

3.   迎新晚会的赞助已经拉到,赞助费240元已交给秘书部。

 

就业与校友服务部

1.   确定干事4人;

2.   对新干事进行培训。

 

二、其他注意事项

1.   虽然本学期的招新工作不尽人意,但校团委的招新情况也不太乐观,因此大家不必对此感到灰心,应该与新干事一同展望未来工作,共创团学美好明天;

2.   表扬新闻部前期对团学招新工作的大力宣传,同时希望新闻部以后的推送尽量简单清晰,内容丰富;

3.   考勤制度(每一位干部和干事每个学期有一次请假不扣分的机会)秘书部做好记录,每个月的最后一次部长会议公示

(1)  由签到、迟到和早退、缺席、请假这四个方面组成,平时考勤分占部门考核评优的15%,占部长、副部长和干事考核评优的10%;

(2)  团学成员因有特殊原因无法参加其所需要参加的团学的会议、活动时,需向指定部门进行请假,而指定部门需向主席团申请准假(准假权归主席团所有);

(3)  关于扣分的细则请各个部门部长查看群邮的文件。

4.   部门合作制度

(1)  日常资料上交

周表、总结必须在周四中午12点前发送到秘书部邮箱tuanxuemishubu@163.com,逾期上交的部门将扣1分;

(2)  活动资料打印

主办部门需提前至少5给秘书部提供需要打印的资料及其他要求;

(3)  报销事项

没有发票一律不给报销,发票必须是增值税发票,抬头必须写明“广东外语外贸大学”;

(4)  物资借用

各部门要借用物资需先到秘书部部长处登记,用完后及时把物资归还到团学办公室,并将钥匙交还至秘书部部长处;

(5)  嘉宾、评委邀请

主办部门需提前两周通知宣传部,至少提前一周以公文格式文档形式给宣传部提供完整的相关资料,方便制作邀请函;

(6)  活动赞助

主办部门需要提前一个月将活动的大致情况告知外联部,如活动时间、举办地点和需要拉赞助的物资;

(7)  活动调研

如果活动需要调研,主办部门请提前至少一周正式通知组织部,并提供相关资料和调研方向;

(8)  活动举办

活动主办部门如需向其他部门借用人手,应于活动正式举办前一个星期以线上或短信的方式告知主席团,再由主席团向该部门借用人手;

(9)  网媒信息

活动主办部门需提前三天联系新闻部部长并告知其推出推送的具体时间及推送的效果和风格。

5.   918日举行团学成立大会

(1)  会议流程:

1) 主持人致欢迎辞;

2) 英语教育学院党委副书记徐昶斌致辞发言;

3) 新干事代表发言;

4) 新干事自我介绍;

5) 新任团学组织架构与部门介绍;

6) 团学基本工作指导(团副黎敏瑶发言);

7) 《团学工作指导手册》发放仪式;

8) 团学风采展示视频播放;

9) 英语教育学院团委书记林泽龙老师总结发言;

10) 主持人宣布大会结束。

(2)  麻烦各个部门的部长问一下新干事有没有自愿作为干事代表在团学成立大会上发言(需要自己写稿)。如果有的话,请让小干事加主席王梓敏微信。干事代表个人加1分,所在部门加1分;

(3)  团学成立大会全体成员都要穿团服,所以请各部长先统计部门需要团服的人数和团服尺码给外联部,然后请外联部帮忙联系;

(4)  当晚1800前,主席团成员、宣传部和秘书部到现场布置;

(5)  秘书部需要在会前打印《团学工作指导手册》并且装订好带到会议现场,准备好签到表。现场需要两名干事负责签到,以及准备各个部门和嘉宾的铭牌;

(6)  秘书部要提前邀请徐书记,请徐书记讲话;

(7)  各个部门的干事到时候会依次按照部门顺序进行自我介绍。上场顺序:新闻部、组织部、实践部、秘书部、学术部、文娱部、生活部、体育部、宣传部、外联部、就服部;

(8)  一个部门在讲台上时,接下来的部门必须在最两边的过道上等候,起身的时候轻柔且不发出噪音;

(9)  介绍结束的部门从中间过道回到本部门座位;

(10)自我介绍之后是关于团学的介绍和各个部门介绍,部门介绍的顺序和干事自我介绍的顺序相同;

(11)当晚请新闻部派一名干事拍摄,另一名干事写稿,制作推文;

(12)会议纪律:原则上不允许请假,杜绝迟到现象。本次成立大会考勤情况将直接影响部门考核评优情况,请各部门重视。

6.   每个活动的主办部门需要在活动前一周发策划书,并在活动结束后一周内交活动总结

接下来的活动:

(1)  秋之声歌唱比赛;

(2)  全委会 ;

(3)  Dorm show宿舍展示大赛;

(4)  院运会以及校运会;

(5)  英语综合技能大赛;

(6)  团学同乐会;

(7)  三下乡总结表彰大会;

(8)  院庆暨迎新晚会;

(9)  趣味运动会;

(10)团学部门总结展示会。

7.   各个部门在培训新干事的时候,可以提前将培训时间公布,其他部门的干部和干事如果有兴趣可以联系相关部门前往参加;

8.   举行大型活动可以让校学生会的网媒部帮忙宣传,需要提前提交做好的推送以及新闻稿(图片+文字),如英语教育学院院庆的举行;

9.   各个部门部长准备一份详细的部门培训计划发到团学邮箱。截止日期为920日;

10. 考虑到同学们上课和休息时间,院运会定在两个时间段和地点,分别是108日在真草场以及1013日在假草场。

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