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广外大英教团学

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英教团学第十七周部长会议记录  

2016-06-24 00:06:53|  分类: 2016年上半年会议 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十七周部长会议记录

 

会议时间2016623  19001940

会议地点:教学楼A201

主持人:学生会主席 王梓敏

记录人:秘书部部长 蔡熙凰

 

由于学校关于迎新工作的相关文件还未下发,因此以下所讲的迎新内容是根据去年的情况修改完成的,目的是让团学新干部对迎新工作有一个大概的了解,做好心理准备。具体迎新策划会等学校文件下发后再发布,届时请各部门留意。

一、团学各部门负责人

1.   团委副书记黎敏瑶:宣传部、生活部、组织部;

2.   学生会主席王梓敏:实践部、新闻部;

3.   学生会副主席许洁纯:就服部、文娱部、体育部;

4.   学生会副主席张睿:秘书部、外联部、学术部。

二、 迎新工作各组别分工

秘书组、宿舍检查组要比新生报到提前三天到校,其他组别也要提前两至三天,如果有事无法提前到校,需要向主席团说明原因,由主席团商讨解决是否批准。

1.   宣传组

设计新的或修补旧的相关指示牌、横竖幅,于迎新前一天进行张贴;

2.   场地布置组

提前借好桌椅和手推车,在迎新前一天布置好现场;

3.   扫楼和军训慰问

(1)    扫楼慰问于827日晚上进行,具体可参照迎新策划书;

(2)    文娱部需要提醒艺术团提前准备军训慰问节目;

(3)    外联部需要提前为军训慰问拉赞助;

4.   新闻组

(1)     八月上旬编写好原创的关于广外生活周边日常、学院动态及新生须知等文案推送,以便新生更好熟悉广外生活;

(2)    确保有两部相机;

(3)     组长合理安排分工,包括迎新前一天宣传场地布置的现场拍照录像、军训期间的拍摄及撰稿;

5.   引导搬运组

(1)    组长是黄庆馨、熊凤欣、庄利莎,接下来会招募一批志愿者;

(2)    组长要确定好分组及各志愿者联系方式(微信、长短号等);

(3)    组长及成员要熟悉策划及分工内容;

(4)     组长要讨论决定如何实行轮班制,安排各组接待点,填好名单;

(5)    负责举办迎新动员大会

迎新前一天晚上举行,前期要打印签到表、申请教室,届时组长要分发指示牌及工作证、介绍迎新工作流程、宣布分组情况、各组接待点、轮班制、志愿者管理制度及其他注意事项;

6.   秘书组

(1)     暑假进行五二团学干部与新生的“一对多”配对,希望届时各团学干部能热情帮助师妹师弟;

(2)     824日返校,领取新生资料(饭卡、学生手册、体检表、装档案袋的资料等)及扫描录取通知书的扫描仪;

(3)    预定志愿者的工作餐;

(4)     发送相关信息到新生群或班导处(如:说明指示牌长什么样、入学流程等);

(5)     准备物资,如:防暑药品、工作服、工作证、排插、横竖幅等;

(6)     迎新当天协助班导扫描录取通知书,为新生提供咨询帮助,领取工作餐,提供医疗帮助,结束后回收物资。

7.   宿舍检查组

(1)     共有两次宿舍检查,暑假期间进行分组,合理安排各小组负责检查宿舍,最好是男生查男寝,女生查女寝,避免异性进宿舍的复杂手续;

(2)    检查前组长要通知集合时间地点、分组情况等信息;

(3)     第一次宿舍检查负责张贴各宿舍床位表、温馨提示;检查、登记各宿舍设备问题并向宿管及物管处反映;

(4)     第二次宿舍检查负责检查是否有宿舍漏贴床位表或温馨提示、检查有无遗漏的设备问题;

(5)     关于宿舍设备问题,如若学校未来得及维修,也要以便利贴等形式记下来提醒新生。

三、 各部门暑假作业

1.   迎新工作准备

(1)    秘书部:打印迎新资料、制作“一对多”名单;

(2)     实践部:招募近60个志愿者,由于今年是在大二开学前就要迎新,招募工作可能会比较困难,因此建议和林泽龙老师商量是否可以在志愿时或加分方面有更多的福利来吸引志愿者;

(3)    新闻部:八月上旬发布关于学校及学院概况的推送;

(4)    外联部:为军训慰问和扫楼拉赞助;

(5)     文娱部:通知艺术团准备军训慰问的节目,观看去年的节目并总结经验,加以改进;

2.   招新工作准备

(1)   制定一份详细的招新计划,包括总体规划、面试问题、面试官名单(3个或以上)、宣讲会材料(包括PPT、视频、主讲人等);

(2)   撰写本部门简介,交由宣传部用于制作团学宣传单,要求内容简明扼要但又要引人眼球;

3.   团学工作准备

(1) 各部门撰写下一学期的部门详细工作计划;

(2) 修改并更新本部门工作手册;

(3) 改进或添加部门工作合作制度,将本部门希望其他部遵守的合作原则汇总至主席团处;

(4) 撰写部门改革方案,可以将之前考察任务提交的那份进行改进后提交。

四、秘书部关于报销工作提醒

1.   今后收据一律不能报销,普通发票也不可以,必须开增值税发票,写有“广东外语外贸大学”抬头;

2.   不能报销的物品有:文具(订书机、笔记本、透明胶、剪刀、笔等)、雨伞、食品(零食、饮料等)、生活用品(毛巾、面膜等);

3.   买服装一律不能报销,租服装就可以,因此一定要买服装的话可以让店家在发票上写成“租表演服装”;

4.   目前仍可以报销的物品有:移动电源、背景板、颜料、体育用品等,但今后不一定可以;

5.   因为财务处也说不清如何区分可否报销的物品,因此今后必须要交预算表给林老师审查,由林老师去询问财务处能否报销后再决定是否批准购买;

6.   要注意实际支出要与预算表尽量保持一致,每项活动总支出尽量控制在1000元以内;

7.   建议各部门有要打印的资料尽量开单然后去教学楼B座打印店打印,因为那里是学院直接划账,程序简单;

8.   希望各团学成员今后能有意识地收集各种发票,以备遇到无法报销的物品可以用其他发票来代替,例如网上买书可以让店家开符合条件的发票,因为网上开发票是免费的。

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