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广外大英教团学

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日志

 
 

英教团学第九、十周总结  

2016-05-06 13:27:24|  分类: 2016年上半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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主席团

这两周主席团进行了主席团和各部门换任的笔试及面试准备工作。从这周的换任情况来看并不乐观。从部长的反映来看,基本原因是干事有其他的计划,如准备出国、读双专业、进行创业项目或留在其他的社团等。首先,如果干事对所属部门有归属感,就不会出现有些部长三番四次地劝说也不肯留下,所以这些或许只是表面的原因,根本的原因还需每位部长去反思,同时各位部长也要思考如何去解决职位空缺的问题。其次,这也与干事的责任心不足有关,当进入某个部门开始,干事要做的不仅仅是完成部门任务,还是要让这个部门得以传承下去。如果大家只考虑到自己而没有考虑到自己的部门,那么部门是难以传承下去的。

不仅是部门的换任,主席团的换任形势也是同样严峻,我们在反思后认为原因有:一些干事对于自己能力不够自信。虽然干事们可能了解过《团学工作指导手册》、主席团感想以及主席团换任推送,但仍然认为主席团工作太辛苦,太具挑战性,或者觉得自己能力不足而放弃竞选。为了解决这个问题,我们设想在第二学期的时候设主席团助理职位,使有意愿留任主席团的干事得以提前对主席团的工作有所了解,积极参加主席团竞选。同时我们也希望各部长能让干事认识到传承的重要性以及思考如何更好地使团学得到可持续发展。

 

秘书部

秘书部近两周的主要工作是进行常规工作和协助其他部门进行职业生涯体验周系列活动、英语情景剧决赛和英语语音语调大赛的准备工作。同时也让各干事准备部长及主席团的面试

我们给每个干事都分配了各自的任务。在这两周里,主要协助就业服务部举办职业生涯体验周系列活动。系列活动之开幕式主要工作为邀请领导嘉宾、发送邀请函、协助布置现场。我们也已经给真人图书馆和简历诊所的嘉宾发送邀请函。接下来准备工作是闭幕式的邀请领导。

英语情景剧大赛和英语语音语调大赛的工作也在准备着,我们已经安排好干事与文娱部、学术部的干事对接,使工作能顺利展开。

 

组织部

组织部在过去两周进行的工作主要有准备第十一周的升旗工作、完成校团委下达的调研任务和准备英语情景剧决赛的调研。

第十一周的升旗仪式准备工作目前已完成,包括发班邮通知各班团支书、选出各班的旗手并登记相关信息和确认各班的升旗日期。由于有了上学期的经验,这项工作干事们完成得比较顺利,同时也能提前考虑到许多曾出现过或可能出现的问题。目前,我们正在一步步解决问题。

校团委下达的调研任务要求抽取2014级和2015级各一个班完成问卷,本次抽取的班级为1501班和1403班。55日星期四已派发了问卷,在周日前即可完成收集问卷、整理数据和填写信息表的工作。

至于英语语音语调决赛的调研,目前仍未收到文娱部的相关意见。在本周末前,我们会继续积极与文娱部沟通,争取尽快完成问卷最终版本并在决赛前打印好。

 

实践部

除了英教F.L.Y.志愿者协会的几个基地的日常活动之外,实践部第九、十周主要进行的工作是筹备英语教育学院暑期“三下乡”前期活动和申报校优秀志愿服务基地和优秀志愿者奖项

一、筹备暑期“三下乡”前期活动

这两周我们主要是准备“三下乡”队长招新面试的工作,包括申请队长面试的课室、通知面试官准备面试题目、收集整理队长报名表和通知面试者面试时间和地点。整个过程干事们都很及时地完成自己相应的工作,并及时汇报工作的进度。

二、申报校优秀志愿服务基地和优秀志愿者奖项

根据校团委提供的信息,我们发了有关如何申报校优秀志愿者内容的班邮,同时收集、整理优秀志愿者申报表,并筛选出符合条件的五名优秀志愿者。我们还整理了有关申报校优秀志愿服务基地和项目的相关资料,并交给了林泽龙老师签字和盖章。

 

外联部

在第九周,我们与中诚博通公司合作,于周四晚承办了一个ACCA讲座,但是出席人数没有达到商家要求,因此得到的赞助费有所减少。原计划这个讲座是定在周四下午举行的,可是因为大一那天下午需要上《形势与政策的课》,只能改到周四晚上。但是周四晚上由于修了双学位的学生要上课,而且那天晚上活动较多,比如名人面对面活动、经济贸易学院英语情景剧决赛及需要学生强制出席的宿舍文化节活动,导致出席这个讲座的人较少。所以下次外联部如果需要承办讲座的话一定要安排好时间,尽量避开其他活动以确保出席人数。

同时我们确定了和聚爱私人影院的合作,确定由他们提供三张集体观影电影票作为英语情景剧决赛奖品。

目前本部门留任情况不太理想,因为大部分干事在大二都有自己的安排,比如筹备出国留学、专心做创新项目负责人、为网站投稿自己写的小说等等。我们部长们也尊重和理解他们意愿,但也会为他们没能继续在外联部中学习有用的技能感到遗憾。

 

就业服务部

这两周,就服部的工作主要有以下几项:

1.  执行职业生涯体验周系列活动的策划,包括发送相关活动的班邮、发布推送、宣传活动、购买物资、联系团学其他部门、邀请各活动嘉宾和进行开幕式的彩排;

2.  召开部门会议。提醒各干事完成第十周即将举办的开幕式、简历诊所和真人图书馆的准备工作,以及商量如何开展后期相关工作;

3.  跟进五月份广州图书馆全英分享会活动;

4.  进行四月份的第三次毕业生就业情况统计。

 

宣传部

这两周宣传部的工作主要有:制作职业生涯体验周开幕式海报、系列活动的邀请函、职业生涯体验周开幕式视频、英教杯羽毛球赛海报、英语情景剧决赛海报和门票和摆放真人图书馆立体宣传物。

发现的问题主要有:

1.  各干事的PS技术参差不齐。有一些干事设计以及制作海报历经多次修改,有一些则一次完成。接下来会继续锻炼干事们的心理承受能力,培养PS技术,使他们做到不骄傲,不气馁;

2.  与其他部门的沟通存在一些问题。例如海报的制作方面,希望双方要提前协商好,不要浪费精力,降低工作效率;

3.  由于天气原因,真人图书馆的立体宣传物在摆放当天遭受了风雨的肆虐。因此希望以后大家能积极地维护立体宣传物,干事们能综合考虑包括天气等多方面的影响因素;

4.  近期学校的活动较丰富,在隧道口阶梯处看到多个立体宣传物。这种情况对宣传效果有双重影响。一方面,可以吸引更多同学关注立体宣传物,另一方面,也增加了宣传的竞争。同时,我们发现其他学院或者社团的立体宣传物做得很不错,很能吸引同学的目光。我们会努力吸收他们的长处,同时希望干事对立体宣传物方面有更大胆创新的想法;

最近宣传部的任务比较多,大家非常忙碌。希望我们宣传部可以继续加油,提高工作效率为学院团学贡献更大的力量。同时也希望学院举办的活动时间上尽量错开,因为工作量过大让我们有点应接不暇。

 

学术部

学术部第九、十周的工作主要是准备英语语音语调的初赛和复赛。

虽然暑假时候已经写好了策划书,但是在具体实施的时候发现策划书里面的信息不够细致,而且后期由于很多原因改了比赛时间和比赛形式,导致我们得重新拟定策划书,工作量比较大。经过大家的努力,终于在428日完成了定稿初版,内容较为详细,能给下一届提供较好的参考。

英语综合技能大赛的调研中很多同学希望比赛时间定在周五或周六,但是这个时间段老师比较忙,所以很难邀请。我们没有事先预防这个事情,导致在临近比赛的时候还缺一个评委老师,最后只能采取压缩分场的措施。对怎么权衡时间和邀请评委的问题,我们还需要更细致的思考。

英语语音语调初赛我们采取摆摊宣传的形式,但是发现摆摊吸引了不少人来询问,却没办法吸引很多人来参加比赛,其中一个很重要的原因就是不能确定外院同学的参加能否加分。实际上这个问题已经谈论了很久,不过一直等不到领导的批示文件。我们还是希望能为外院同学争取加分,这样我们的外院参赛人数会提高不少。

由于决赛的提前,准备时间并不充裕,所以我们提前进行决赛准备。目前英语语音语调决赛的部门推进表已经发到团学群文件,希望通过它能够使得我们的决赛进行得更有条理。同时希望相关的部门能够帮忙监督我们,如果我们工作安排有些不妥当或者不符合实际,希望大家帮忙指出。

 

文娱部

这两周文娱部的主要工作是准备英语情景剧大赛的工作。

最近几周部门会议次数增多,主要是汇报英语情景剧大赛的工作进展。部长们决定这次英语情景剧大赛的举办主要交给小干事来筹划并选出两位主要负责人。期间,部长给出一些指导意见来帮助解决筹备比赛中出现的问题。其中包括:如何分配有限的奖品和如何将门票派给外院的观众。目前为止前期准备工作进行的比较顺利,尤其是这次活动中的两位负责人,将一些比赛程序安排得比较合理,也及时地督促其他工作人员。这次的英语情景剧大赛能够在B8学术报告厅举行,是近期英教学院举办规模比较大的一次活动,文娱部会落实工作中每一个细节,确保活动顺利进行。

 

体育部

这两周体育部主要负责“英教杯”羽毛球赛的策划,以下为比赛总结:

在比赛前,申请场地和确定时间段应在参赛报名结束和制作赛程表之后完成,然后再发班邮通知。同时发送班邮通知要注意提醒参赛选手报名表命名问题。部长要督促干事及时仔细地整理报名表,同时必须再三检查发送的通知,确保无误。

在比赛过程中部门出现不少错误,以下是具体反思:

1.     在活动出现差错或意外时要注意部门形象的维持,有错误必须坦白承认,在体委群发表声明或发班邮表示歉意;

2.     平常注意细节和效率问题。比如发布招募某项比赛裁判通知,要准确告知具体比赛时间和报名是否成功,同时要询问清楚是否接受过培训。我们会准备设置邮箱的自动回复功能。便于及时告知诸如报名成功的通知。

本学期由两个负责人负责各项活动,需要干事熟悉具体工作事务。当有同学询问时要告知清楚。部长也需要注意提醒干事责任意识的重要性。

 

生活部

生活部第九、十周的主要工作是统计五一假期结束后学生返校情况。

五一假期结束后,应学校和学院要求,生活部做了返校人数统计工作。生活部各成员及时完成了各项工作,本次工作结果如下:大一大四学生请假人数较多,大二及大三学生都及时回校。在询问过程中,虽然个别生活委员回复较迟,但能准确地反映了班级学生请假情况并说明了原因。最后,生活部按时将统计表提交给林泽龙老师。本次工作进展一切顺利,部门各成员的工作效率也明显提高,希望能再接再厉。

生活部在认真完成各项本职工作的同时,也积极配合其他部门的工作,并虚心听取各方的意见,进行反思,不断改进并完善部门的工作,希望能够更好地服务英教的同学们。

 

新闻部

新闻部最近两周的工作主要有以下几点:

1.  部长临时分配人手编辑院刊来稿的推送;

2.  派出干事对英语情景剧初赛和英语语音语调大赛的摆摊宣传进行拍照和编辑摆摊后的推送;

3.  转发了实践部关于英语教育学院暑期“三下乡”活动招募的两条推送,分别是:2016年三下乡基地介绍第一波、第二波;

4.  推出了三条关于就服部职业生涯体验周的推送,分别是:“永琪和蒙丹的小船没翻,是因为他们要一起去……”、“听说,它比整容还厉害”、“熊本熊要约你去装逼,还不快来”;

5.  宣传朋辈导师(班导)的招募:编辑了推送“老饼毕业了,鲜肉还远吗”;

6.  应校党委宣传部的要求,编辑了一条关于英语教育学院“十二五成果和十三五规划”的推送并发到了指定的邮箱;

7.  在第十周周二晚召开了部门“紧急会议”,主要是分配接下来两周的工作任务。

接下来两周的工作内容都比较繁重。多个活动凑在了一起,包括职业生涯体验周的系列活动、英语语音语调大赛、英语情景剧大赛和三下乡的招募工作,每个活动都需要新闻部的配合。因此,不同部门之间的协调沟通以及干事们的工作效率很重要,特别要协商好摄影器材的轮转问题。

关于干事留任问题,部门现在想要留任的干事有四个。希望接下来有意留任的干事能好好准备面试,做好接任的准备。
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