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广外大英教团学

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英教团学第七、八周总结  

2016-04-21 22:40:54|  分类: 2016年上半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第七、八周总结

主席团

主席团在近期召开了一次内部会议和一次部长会议,继续跟进各分管部门的工作,总结如下:

1.  红旗团委、红旗学生会工作已基本结束,虽然与去年相比今年取得飞跃性突破,但一山还比一山高,我院团学与外院团学相比仍有差距,进步潜力无限,希望五二团学将来能够进入第二轮评比角逐阶段;

2.  准备团学换任工作,运用秀制作以及ppt导出图文制作以H5为形式的主席团招募宣传推送,并发布到团学公众号。因事先未了解到H5秀制作只能以阅读原文的形式发布,无法直接以推送的形式呈现至公众平台,发布初期阅读量的增速不容乐观,最终发动各部长帮忙宣传才得以改善;

3.  认真阅读各部门上交的活动总结、部长会议感想并及时给予反馈意见,督促分管部门的工作改进;

4.  跟进实践部暑期三下乡服务基地宣传以及招新工作、学术部英语语音语调比赛、“英教杯”、院刊制作、职业生涯体验周策划工作、英语情景剧大赛、VI设计工作。

 

秘书部

秘书部近两周工作主要是进行部门常规工作和召开部门会议。

在部门会议中,我们主要围绕总结英语综合技能大赛工作表现、调整和安排今后工作、了解留任意愿及答疑这几个环节开展。

针对英语综合技能大赛中秘书部忽略了学术部重发的资料以及评委没有及时评出优秀个人的问题,我们在会议上做出经验总结,提醒干事注意赛前要认真阅读并检查主办部门发来的资料,赛时要及时与评委沟通评分事项。

在这次会议中,我们将写周表总结的任务也转交给干事,为干事留任做准备。接下来的部门工作主要是协助英语情景剧大赛、职业生涯周系列活动以及英语语音语调大赛的开展,由于活动比较多,我们通过提前安排工作,确定三个干事分别担任三个活动的负责人,这样能使干事提前做好心理准备,避免再发生因活动准备仓促而导致疏忽错误的问题。

因为正副部长的一些工作是干事没有接触和了解过的,因此向他们做一次详尽的介绍有利于他们更好地把握部长工作,为留任做准备。在会议中,我们了解到干事对留任问题犹豫不决的原因主要是对面试细节不了解和其与双学位的协调问题,因此,我们对整体的面试流程以及双学位情况做大概的介绍,同时记录一些存在疑惑的问题,以便向主席团询问。

通过这次会议,干事们对本部门的工作有了更全面地了解,对留任团学的士气也更加高涨。无论他们做出怎样的选择,相信他们会铭记团学带来的一切美好与成长。

 

组织部

这两周的主要工作是完成就业服务部要求的就业信息及分析的数据可视化、历届就业数据的可视化以及英语综合技能大赛的调研报告。在完成两项数据可视化时,大部分的沟通工作由组织部部长和就业服务部干事完成,而实际操作则由组织部的干事完成。因此,材料的发送和接收可能有所拖延。对此我们认为,最理想的合作模式是先由部长们进行沟通和通知,后期具体的材料事项由负责操作的干事们负责,争取提高合作效率。

此外,应主席团要求,组织部也制定了关于制作数据可视化的相关合作制度。首先,时间方面,需要进行调研或数据可视化的活动应提前至少一周告知本部门。其次,相关合作部门应提供充分的材料,原则上是包含数据和详细分析的材料。

在近几次的数据可视化和此次的调研报告中,我们都发现了数据分析较单薄的问题。因此,我们会再次集中进行关于数据分析的培训,同时我们也会继续鼓励干事们积极留任。

 

实践部

除了英教F.L.Y.志协的几个基地的日常活动之外,实践部第七、八周主要进行的大型活动有:策划和举办“雷锋月”系列活动之好人好事接力活动,“三下乡收书活动以及暑期“三下乡”前期准备活动

一、 “雷锋月”系列活动之好人好事接力活动

该活动为线上微信宣传类活动,由干事策划和顺利举办。

问题:由于宣传不到位以及学生对这个活动的兴趣不高等原因,活动反响不够热烈。

经验:转换方向,从发现和宣传身边的好人好事方面着手,同时提高活动宣传力度。

二、 “三下乡”收书活动

活动中志愿者表现积极主动,同学们的反响热烈,使得收书活动顺利完成,总共收到来自569栋同学的260本书籍以及杂志。

经验:(1)活动开始之前应该加大宣传力度,通过发布各班班邮甚至各学院班邮,使同学提前知道这个活动并准备好书籍,提高工作的效率;

2)收书的过程中,志愿者可以一人一间宿舍,节约时间;

3)谨记将该活动与废品回收活动相区别开,使其成为实践部的一个品牌活动。

三、 暑期“三下乡”前期准备活动

干事构思活动宣传语以及海报设计方案,并联系宣传部帮忙设计海报。部长和副部长共同制作和发布 “三下乡”基地介绍的推文,并建立QQ群,方便同学咨询“三下乡”活动的相关信息。部长确定好 “三下乡”暑期宣传活动的时间推进表,整个部门有序开展“三下乡”活动的前期准备工作。关于开辟新基地的事情,以后需注意时刻与林老师以及学院领导保持联系,跟进事情进展,做好沟通工作。

 

外联部

外联部这两周的工作主要是为英语情景剧大赛和英语语音语调大赛拉赞助。同时也在和一些教育和培训机构联系举办讲座的事宜,争取在这学期举办一到两场讲座。干事们已经开始积极联系商家,并与商家洽谈合作项目。因为英语语音语调大赛在图书馆学术报告厅举行,英语情景剧大赛在B8学术报告厅举行,都比较大型,为了便于比赛的宣传,同时吸引更多学生参赛和观看比赛,外联部会尽最大努力多拉取一些比较吸人眼球的奖品。

 

就业服务部

这两周,就业服务部的工作主要有以下几项:

1.    进行职业生涯体验周系列活动的策划,包括开幕式、真人图书馆、简历诊所、企业参观以及闭幕式;

2.    收集学校下发的专业评估调查问卷;

3.    跟进五月份广州图书馆全英分享会;

4.    进行四月份第二次毕业生就业情况统计。

 

宣传部

宣传部这两周的工作主要有:英语语音语调初赛海报、传单、立体宣传品设计;院刊交接以及三下乡海报设计。

各活动的工作策划、跟进和完成基本上都由干事们负责,部长们辅以指导和提醒,使得各项工作都得以较为有序地进行。在海报、传单制作的过程中,干事们第一次担负起对外协调和对内反馈的工作,除了感受到其中的不易,也学到一定的沟通技巧,并更好地了解部门工作的流程与内容,同时负责人及时跟进、干事们之间相互配合也很好地促进了工作的推进。

在完成立体宣传品制作的过程中,干事们积极参与到手工制作中来,部长们也抽空过来帮忙,大家在原有的创意上尽情发挥,尽管从早忙到晚却乐在其中,完成的效果也较为满意。

虽然近期的工作较多,但大家并不懈怠,都在尽自己的努力及时完成任务甚至做得更好,希望宣传部的努力能为团学的建设贡献力量。

 

学术部

学术部这两周的工作主要是进行英语语音语调大赛的摊宣工作及初赛准备。

在准备摊宣的过程中,我们发现了一些问题,主要就是外联部拉赞助的问题。这段时间外联部都非常辛苦地拉赞助并且有些还不错的收获,但是最后都没能顺利合作,这里所欠缺的其实是一个原则问题。对于一个主办部门来讲,赞助当然越早确定越好,不然会有很多麻烦;而对于外联部来说,他们肯定也非常希望能够成功为我们学院拉到赞助。所以建议在拉赞助这方面上,团学能够限定一定的范围或者制定原则性要求给外联部,这样就方便外联部根据这些原则寻找商家,大大减轻他们盲目寻找合作商家的工作量,减轻他们的负担;而学术部也可以早一点确定是否需要购买物资,是否需要申请预算以及如何设计游戏,如何利用奖品做推文吸引更多人关注摆摊活动,这样效果才能更好。

另外,在摊宣准备过程中我们也发现了一些问题。根据团学工作手册,云山数码港是可以借帐篷的,但是现在他们已经不外借了。另外,凉茶坊以前也可以借,现在也不能外借了。同时,和校团委借帐篷程序也比较复杂,最后我们是通过体育部了解到原来可以向贝岗那边一些商家借。因此,建议以后修改团学工作手册时可以把相关内容进行修改和完善。

 

文娱部

文娱部第七、八周的主要工作是英语情景剧大赛的前期准备,包括和宣传部、外联部以及艺术团的联系。

文娱部近期与宣传部联系确定海报的主题以及样式,讨论制作决赛当晚门票以及前期宣传时用立体宣传品的可行性,并咨询了门票和海报用到的预算,目前正在制作预算表及准备申报。

我们已与外联部进行联系沟通,正准备制作初赛前的宣传推送,但就晚会所要用到的预算还需要进一步协商,同时选手奖品奖杯以及门票立体宣传品的赞助还未确定好,会在第八周继续跟进。

同时,我们完成了对艺术团下的司仪队、歌队、舞队以及话剧队初审时间的通知并督促其加紧节目的准备。

 

体育部

体育部这两周的工作包括召开例会、监督院队训练和“英教杯”羽毛球赛推迟等相关工作。

这学期的活动干事聚会的机会不是很多,“英教杯”羽毛球赛的推迟造成大家很久没聚在一起,部门氛围并不是很活跃。我们会在后面多安排部门聚会和出游,增进大家的感情。

关于下学期的工作制度,我们计划由两个负责人策划活动(如:趣味运动会可以分两组撰写策划书,综合进行筛选),但这样有可能出现只有两个干事清楚,其他干事都不清楚的现象,也不利于部门一些工作的熟悉。因此,我们首先要明确负责人只是撰写策划书,所有干事都必须熟悉策划书内容。另外,我们将部长推进任务和负责人推进干事工作都公开在群里进行,这样有利于大家较多接触策划。

 

生活部

生活部第七、八周的主要工作有四月的温馨提示。

四月的温馨提示,干事们根据同学们反馈的意见,改变了之前温馨提示主要讲求实用性,为同学们提供各种学校生活小贴士的风格,将本月的温馨提示改成一个诙谐幽默的风格,调侃找个会拍照的男票有多重要,希望同学们在繁忙的学习生活中看到温馨提示的时候可以放松一下。

五月份将是英语教育学院团委学生会换任竞选的时间。周三例会的主要内容是了解干事的留任意向。干事们根据自身情况认真考虑了留任问题,有留任意向的干事会在截止日期前上交报名表。

生活部在认真完成各项本职工作的同时,也积极配合其他部门的工作,并虚心听取各方的意见,不断改进部门的工作,希望能够更好地服务英教同学,祝愿团学更好。

 

新闻部

新闻部最近两周的工作主要有以下几点:

1.   转发实践部“雷锋月”的推送;

2.   转发SMC“相约毕业季”的推送;

3.   编辑就业招聘信息的两条推送;

4.   编辑英语综合技能大赛调研的推送;

5.   跟进院刊制作,对院刊来稿进行筛选和修改,并分别对稿件录取者、未录取者回复致谢。

这两周的工作重心仍然在院刊的相关工作上。410号院刊征稿截止后,部门干事分工选出较好的稿子并对其进行审核检查,纠正文中的错误等,并联系系主任谢剑萍老师撰写院刊刊首语。在审核工作截止后,对加分名单进行公示核查,并且分别对稿件作者回复致谢。

418日召开部门会议,由部长总结过去两周的表现,并对接下来两周的任务做了分配。临时部长接触新闻部日常工作,为换任做准备。会议中主要强调了“时效性”的问题,为了提高干事写稿和做推送的效率,部长要求干事在写稿和做推送前多与相关的合作部门联系,以获得后期工作所需的资料;在做推送之前,可以大概构思好推送的排版情况,这样在活动结束后的编辑中也能相对轻松。基于干事对部门工作已经较为熟悉的情况,部门压缩了交稿件和预览推送的时间,以加快干事的工作效率,从而实现加强时效性的目的。此外,部长还提到在部长会议中主席团强调的加大公众平台宣传力度的问题。正如主席所说,团学微信公众号是其他学院了解团学的重要窗口,加强其宣传效果兼具必要性和重要性。而这一期望的实现,需要各部门的通力合作,作为管理平台的新闻部更是身负重任,这要求我们在日后的管理、编辑推文注入更多的精力和创意。

 

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