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英教团学第十六周部长会议记录  

2016-12-16 19:08:17|  分类: 2016年下半年部长 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十六周部长会议记录

 

会议时间20161212  21402215

会议地点:教学楼G108

主持人:学生会副主席 张睿

记录人:秘书部干事 陈丹霞 黄慧洋

 

 

一、各部门近期工作总结与经验总结

学术部

1. 举办Micro-teaching师王争霸赛复赛;

2. 筹备Micro-teaching师王争霸赛决赛

(1) 1212日确定决赛选手名单和建立决赛选手微信群,并在晚上发布关于决赛相关通知等消息;

(2) 招募模拟学生,预计于1215日下午开展模拟学生培训会;

(3) 1214日前发送Micro-teaching师王争霸赛决赛资料给秘书部。

 

宣传部

1. 进行本学期最后一次部门培训;

2. 完成第七届全国外语院校大学外语教学协作会暨大学英语演讲比赛的相关工作

(1) 悬挂和回收路标指示牌;

(2) 制作宣传品,包括指示牌、号码卡、选手号码牌、提醒牌。

3. 完成英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会的相关工作

(1) 布置迎新晚会现场;

(2) 制作团委学生会表演节目《那些年的小幸运》的“I SEE YOU”KT板;

(3) 制作迎新晚会宣传品,包括迎新晚会节目单、海报、门票、邀请函、签名板、横幅、背景板和院庆胸贴。

4. 准备制作Micro-teaching师王争霸赛决赛视频、海报、立体宣传品。

 

  生活部

1. 制作创办月的推送;

2. 协助举办英语教育学院十五周年院庆大会;

3. 举办交换空间活动,感谢新闻部和体育部成员的协助;

4. 收集关于教学区灯光及其他方面的意见和建议并上交给校学生会;

5. 举办英语教育学院院风学风建设活动月动员暨宿舍长、心理委员培训会。

 

就业与校友服务部

1. 举办真人图书馆;

2. 定期在2013级毕业生微信群发布招聘信息;

3. 跟进十二月份广州图书馆实习全英分享会的工作。

 

  文娱部

第十五、十六周主要工作是对英语教育学院2017年“I SEE YOU”迎新晚会相关工作进行总结反思。

1. 没有严格按照彩排流程进行彩排,导致部分节目没有时间彩排,这是部门控制时间方面的不足;

2. 由于领导到场时间较迟,晚会延迟二十分钟开场,抽奖环节有一部分观众离席,晚会结束时间相对较晚,受到学生活动中心的批评,希望以后举办办晚会时提前向辅导员确认时间,请领导们准时到达现场;

3. 由于场地问题,晚会现场麦克风和音响等方面存在不足;

4. 关于晚会后期化妆班的报销问题,部长会议上多次强调发票必须是增值税发票才可以报销,第十四周部长会议时部门已经跟外联部确认过该化妆店能够开增值税发票,但晚会后跟店家确认时店家称不能开增值税发票。希望以后各部门举办晚会时提前确认好是否可以开增值税发票,以免为后期报销工作带来不便;

5. 关于二、三等奖观众奖品发放滞后的问题,部门在迎新晚会后一两天内已经将获奖者的联系方式名单发送给外联部,但前两天仍有获奖观众反映尚未收到奖品。由于二、三等奖是外联部拉取的赞助,而采用的抽奖方式也是只能得到获奖者的联系方式,所以文娱部只能为外联部提供获奖观众的联系方式,获奖观众名字需要外联部联系确认。

 

  新闻部

1. 完成宿舍健康心理培训会相关工作;

2. 完成交换空间的拍摄和制作推送工作;

3. 完成英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会的相关工作;

4. 在交换空间和英语教育学院十五周年院庆活动期间,感谢团委学生会各个部门的协助,使团学公众号第一次没有以投票推送的方式登上广东外语外贸大学团学微信周排行榜;

5. 筹备Micro-teaching师王争霸赛决赛的相关工作

(1) 根据学术部发送的文案制作宣传推送并商量发布推送的时间;

(2) 完成决赛拍摄和制作决赛推送的工作。

 

  体育部

筹办团委学生会趣味运动会

由于1215日下午就业指导中心将举办“榜样的力量”广东优秀女性进高校专题报告会,原定1215日下午举行的团委学生会趣味运动会推迟至1222日下午举办,希望各位部长重新确定出席人员名单并发送至体育部,体育部将重新汇总出席名单。

 

  外联部

1. 对英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会的相关工作进行总结反思

(1) 在奖品发放滞后问题上,外联部有一部分责任,没有提前跟文娱部说明清楚发放奖品的要求,干事已经跟商家确认过,只有提供获奖者姓名及联系方式,商家才会提供奖品。但外联部没有打电话确认获奖人姓名,给文娱部带来工作上的不便,在此表示歉意;

(2) 关于增值税发票的问题,贝岗和广州大学商业中心可以开增值税发票的化妆品店的票价均高达58元,由于后期部长将注意力集中在价格方面导致做出错误判断给文娱部的报销工作带来不便。

2. 拉取Micro-teaching师王争霸赛决赛的赞助

(1) 目前干事已经开始联系一个理发店和南亭区域的赞助;

(2) 由于云山水榭在1218号结业,所以云山水榭的赞助暂时无法拉取;

(3) 一位师姐为外联部提供学而思机构的联系方式,由于学而思机构与外联部有长期合作关系,相信今年与外联部也能有稳定的合作关系。

 

实践部

1. 在各个班的班级邮箱公示英语教育学院十五周年院庆的学时、志愿时以及加分名单,要求各班在1210号晚上十二点之前把出现错误的名单发送给实践部,其中只有一个名字出错,我们会尽快把修改后的学时、志愿时及加分名单上交给林老师审核后交给团委副书记黎敏瑶;

2. 筹划英语教育学院F.L.Y.志协志愿者交流大会。

 

  组织部

1. 筹划团委学生会同乐会;

2. 准备12月份收集团费的相关事宜;

3. 进行数据可视化的最后一个环节;

4. 根据对前两次团员身份认同感调研问卷的分析,干事初步完成关于团员身份认同感的调研报告并上交部长、副部长审核,预计在十六周完成报告;

5. 从填写问卷的格式和团委学生会第一次全体干部理论培训总结书的格式可以反映干事还不熟悉公文格式,部门将在往后的例会中不断强调公文格式;

6. 收集团员入团志愿书的时候发现各班团支书存在收集不规范的问题,以后在收集团员入团志愿书时会重点强调收集入团志愿书的格式要求和相关注意事项。

 

秘书部

1. 完成部门常规工作;

2. 完成五邑大学交流大会资料打印的工作;

3. 完成英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会布置现场工作;

4. 完成第七届全国外语院校大学外语教学协作会暨大学英语演讲比赛现场工作。

 

二、其他注意事项

1. 秘书部关于近期报销工作的说明,英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会报销金额比较大,大概是三千多元,其中大概只有一千左右确定能够报销,其他的均由于发票存在问题不确定能否报销;

2. 由于近期上交的发票存在较多问题,在此对发票注意事项进行补充:

(1) 没有发票一律不给报销,发票必须是增值税发票,抬头必须写明“广东外语外贸大学”,电子发票也不能报销;

(2) 活动主办部门在购买物资前必须将电子版和纸质版的预算表提前上交给主席团和林泽龙老师审核,审核通过才可以购买物资,避免出现无法报销的问题,另外林泽龙老师强调活动预算表没有经过审核就购买的物资一律不能够报销;

(3) 报销项目不可以是零食、文具和生活用品,其中文具不能报销是因为文具可以到学校文具仓免费领取,零食则是因为校财务部明文规定零食不可以报销,另外服装报销项目只能是租借服装,不能是购买服装;

(4) 发票上必须写明购买物资的具体数量和单价,其中数量应该是“一个”或“一件”而不能是“一批,金额不能是一整批物资的总额;

(5) 购买物资时,一定要在可开发票的地方购买并提前问清开发票的上限,以免索取不了发票,比如:又康可以开增值税发票,但前提是金额必须满100元。

3. 关于晚归问题的说明

(1) 学生不可以以例会和聚会作为晚归的理由;

(2) 考虑到学生人身安全问题,希望各个部门合理安排例会、聚会或培训等,不要超过晚上11点。

4. 关于英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会的总结,感谢宣传部制作的宣传品和文娱部辛苦的工作,使晚会能够顺利开展;感谢新闻部在迎新晚会的辛苦工作,近期新闻部制作的推送质量逐渐提高,特别是交换空间和2017年“I SEE YOU”迎新晚会的相关推送,使团学公众号第一次不以投票形式的推送登上广东外语外贸大学团学微信周排行榜;另外,感谢大家对团学节目《那些年的小幸运》的支持;

5. 关于团委学生会趣味运动会的相关工作

(1) 建议趣味运动会的游戏项目难度适当,注意现场秩序;

(2) 趣味运动会的策划书必须在活动前一周上交给主席团审核, 但是到1212日下午体育部还没有将策划书上交给主席团,由于1215日下午就业指导中心将举办“榜样的力量”广东优秀女性进高校专题报告会,原定1215日下午举行的团委学生会趣味运动会推迟至1222日下午举办,希望体育部能够在1215日下午前上交团委学生会趣味运动会的策划书;

(3) 另一方面,购买物资必须先将策划书上交给主席团审核或将预算表上交给林老师审核后才可以购买,如果没有经过审核就购买物资可能会出现无法报销的请况,在这一次趣味运动会中购买的物资包括作为奖品的食品和游戏道具,总共三百多元,其中食品由于校财务处规定报销项目不能是食品不能报销,道具只能报销百分之九十,扣除剩下的百分之十作为惩罚。

6. 关于1215日下午就业指导中心举办的“榜样的力量”广东优秀女性进高校专题报告会,地点是图书馆报告厅,时间是下午三点到五点,要求大一、大二每个年级有九名女生出席,每个出席人员可以加两个学时,由就业与校友服务部收集名单,在1213日下午上交给学生会副主席许洁纯;

7. 关于团委学生会同乐会,表演节目共四个,表演时长五分钟左右,各部门自由组合确定表演节目类型,将节目所需要的的音频和资料发送到组织部邮箱,团学同乐会策划书必须提前一周上交给主席团审核;

8. 关于Micro-teaching师王争霸赛决赛,决赛时间是1219日即十七周星期一,分工表已发送给各个部门,请各部门按时跟进分工表;

9. 关于外联部近期工作的总结反馈

首先,感谢外联部为团委学生会拉取的赞助,以下是主席团一些关于拉取赞助相关工作的疑惑和建议:

(1) 问:目前为止部门进行几次内部培训?

答:每次例会都会进行培训,培训内容包括制作邀请函、拉取赞助的相关技能,例会时提出近期工作存在的问题并提出相对应的解决方案;

(2) 问:干事是否拉取到赞助?

答:目前干事尚未拉取到赞助,未来将会在拉取Micro-teaching师王争霸赛决赛的赞助中不断锻炼干事独立拉取赞助的技能;

(3) 问:什么时候开始拉取2017年“I SEE YOU”迎新晚会的赞助?

答:干事在迎新晚会前三周半开始拉取赞助,但由于在迎新晚会一周半前干事仍没有拉取到赞助,部长在迎新晚会一周半前开始单独拉取赞助;

主席团建议部长在干事未能拉取到赞助时能够提前做好部署,虽然拉取赞助的工作难度较大,但希望外联部干事工作态度能更有热情些;

(4) 问:为什么要和不能开增值税发票的化妆班和服装赞助商家合作?

答:化妆班发票问题属于外联部的疏忽,由于拉取赞助时将重点集中在化妆班的价格问题上导致忽视了增值税发票问题,找到最便宜的商家时便答应忘记询问是否能开增值税发票,和文娱部对接时也忘记说明这个情况,给文娱部报销工作带来不便;

(5) 问:迎新晚会礼品是否有实体?

答:只有二等奖是没有电影券的,商家表示只要提供中奖者信息就可以进行优惠,三等奖有实体券;

主席团建议以后减少类似此类没有实体只有口头承诺的赞助类型,容易给获奖者带来不真实的感觉;

(6) 问:说明一下关于“秋之声”歌唱比赛礼品的领取情况;

答:由于店家存在问题,目前为止尚未拿到秋之声歌唱比赛的奖品。

10. 主席团建议各个部门将电子版和纸质版综合测评加分名单上交给团委副书记黎敏瑶,由团委副书记在放假后统一扫描后发群邮核对是否有缺漏和错误;

11. 主席团提醒团学同乐会和团学趣味运动会举办时间为1222日下午,团学表彰大会举办时间为1224日晚上。

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