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广外大英教团学

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日志

 
 

英教团学第十四周部长会议记录  

2016-12-01 23:05:12|  分类: 2016年下半年部长 |  标签: |举报 |字号 订阅

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会议时间20161128  21402225

会议地点:教学楼G212

主持人:学生会副主席 许洁纯

记录人:秘书部干事 卫丽欣 谭卓勋

 

 

一、各部门近期工作总结与经验总结

秘书部

1. 完成部门常规工作;

2. 整理开学以来英教团学考核评优统计情况,具体情况见下表。

部门

姓名

加分/扣分项目

加分/扣分分值

外联部

 

迟交周表总结共9

-9

叶智荣

团干理论培训会请假

-0.5

组织部

 

迟交周表总结共4

-4

文娱部

 

迟交周表总结共5

-5

刘家俊

团干理论培训会缺席

-3

练世豪

赖阳媚

宣传部

 

迟交周表总结共6

-6

朱美芳

第十二周部长会议迟到

-0.5

体育部

 

迟交周表总结共2

-2

某干事

团干理论培训会缺席

-1

新闻部

 

迟交周表总结共3

-3

生活部

 

迟交周表总结共3

-3

就服部

 

迟交周表总结共1

-1

学术部

 

迟交周表总结共1

-1

黄嘉敏

第十二周部长会议迟到

-0.5

实践部

某干事

团干理论培训会缺席

-3

某干事

某干事

 

就业与校友服务部

1. 完成院庆祝福视频的收集工作;

2. 统计整理20132015届毕业生的就业数据;

3. 完成123号“真人图书馆”的前期准备工作;

4. 定期在2013级学生的微信群中发布招聘信息;

5. 跟进12月份的广州图书馆全英分享会的实习工作。

 

外联部

1. 完成院庆相关工作

(1) 为院庆活动拉取化妆品赞助以及团队观影券、密室逃脱优惠券等院庆观众奖品;

(2) 在赞助商家的宣传反馈方面需要新闻部在制作推送上的协助以及在院庆当天需要组织人手派发传单;

2. 为益光眼镜制作宣传推送,但商家反馈宣传效果不佳;

3. 院庆前让干事们独立拉取赞助,但是没有成功,故外联部将会在1129号对干事进行拉赞助方面的详细培训。

 

新闻部

1. 完成校运会、Micro-teaching师王争霸赛初赛等活动的报道;

2. 在团学微信公众号上制作特色推送,如和外联部合作制作宣传推送等;

3. 近期将会对英语教育学院院网进行大规模的更新;

4. 安排院庆当天各活动的报道。

 

 

生活部

1. 拟定宿舍文明公约并让英语教育学院全体学生签名;

2. 上交“交换空间”的爱心物资给校学生会;

3. 制作12月份上半月关于晚归的微信推送;

 

组织部

1. 完成优秀团日活动的统计;

2. 完成活力团支部的评选;

3. 完成推荐学生参加第六届“感动南粤校园”广东大学生年度十大人物评选活动的工作;

4. 向校团委提供评选优秀团日活动的相关资料;

5. 制作并下发优秀团日活动第二轮调查问卷。

 

实践部

1. 成功举办Summer T.I.M.E.三下乡总结表彰大会并上交相关总结和资料;

2. 完成院庆相关活动的志愿者招募;

3. 策划志愿者交流大会以及废品回收志愿活动。

 

宣传部

1. 完成Summer T.I.M.E.三下乡总结表彰大会邀请函的制作及现场布置;

2. 完成Micro-teaching师王争霸赛海报及传单的制作;

3. 进行英教团学标志征集活动,但目前参与人数不多;

4. 制作英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会相关宣传物资,如海报、背景板、节目单、邀请函、门票、签名版等;

5. 制作第七届全国外语院校大学外语教学协作会演讲比赛相关宣传物资。

 

学术部

1. 开展Micro-teaching师王争霸赛以及进行相关工作,目前初赛顺利结束,本周将进行复赛,将会通知选手拍摄微课视频以及邀请评委;

2. 完成本科生专业情况统计;

3. 完成第七届高翻杯口译比赛和外研社辩论比赛的报名;

4. 收集广外“挑战杯”的资料。

 

文娱部

1. 筹备英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会

(1)   跟进晚会的场地,决定于学生活动中心二楼多功能厅举行;

(2)   确定晚会的节目顺序,将于周四下午4点举行迎新晚会的彩排;

(3)   加强与各个部门的联系与合作,如请宣传部帮忙制作宣传品和开场视频、请新闻部帮忙在晚会前完成有关晚会的微信推送以及晚会当晚的拍摄工作、晚会当天需要请实践部、体育部和生活部的干事们帮忙布置场地、请秘书部帮忙准备晚会所需的工作服,邀请学院领导以及进行相关资料的打印工作;

2. 加强与艺术团的联系,发布艺术团有关院庆大会,英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会的任务通知。

 

体育部

1. 整理校运会加分名单;

2. 完成广外杯网球赛的参赛人员及志愿者名单的收集工作;

3. 完成关于“阳光班跑”的志愿者和参赛班级收集工作及购买保险的相关事宜。

 

 

二、 其他注意事项

1. 关于第五届第二任团委学生会第一次全体干部理论培训会的总结

(1)  主持稿过于简洁,主持人对PPT内容和嘉宾名字不够熟悉;

(2)  应该提前邀请嘉宾以便嘉宾能尽快安排好时间;

(3)  培训会缺席、请假人数较多,将会按照英教团学考核评优制度扣分;

(4)  各部门部长负责收集本部门关于培训会的反馈, 2016级班委的反馈由组织部负责收集,于113024点前上传到英教团学的邮箱;

2. 有集体活动如需请假的团学干部应向团委副书记黎敏瑶或主席王梓敏请假;

3. 123日当天早上和下午的相关工作安排

(1) 早上的院庆开幕式由实践部、生活部、外联部和学术部负责相关事宜,各部门部长将能到场进行相关工作的干事名单于112924点前发送到主席王梓敏的邮箱;

(2) 宣传部需要制作胸贴,院庆大会时给嘉宾贴在衣服上,样式可在去年“英才归来”的图案的基础做修改;

(3) 新闻部需要分配好干事分别对院庆大会、校友分享会、校友理事会、第七届外语院校大学外语教学协作会演讲比赛及英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会进行拍摄工作;

(4) 就业与校友服务部需要制作PPT,只需要写校友理事会的活动名称:“英语教育学院校友理事会”,可参考去年的模板;

(5) 校友分享会可借用学生活动中心的会议室,就业与校友服务部需要与学生活动中心的老师李曼玲老师进行对接;

(6) 关于聘书的模板建议先请教老师确保没有错误再打印;

(7) 关于第七届外语院校大学外语教学协作会演讲比赛的分工情况:秘书部负责制作统分表、打印奖状并准备荣誉证书的外壳、准备评委的铭牌及水晶架、准备赛前休息室、备赛室、赛后等待室及洗手间的红纸标识;宣传部负责制作路标指示牌、抽签号码卡、选手号码牌和时间提醒牌,路标指示牌需要提前一天挂在路灯上;新闻部负责比赛现场的拍摄;

4. 关于英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会的工作安排

(1) 英语教育学院十五周年院庆暨2017年“I SEE YOU”迎新晚会门票以徽章的形式制作,建议加上“十五”表示十五周年以突出纪念意义,需要同时准备邀请函和门票给嘉宾以便区分嘉宾与学生;

(2) 当天晚上摆放桌椅的部门必须准时到场,桌椅摆放结束后帮忙发放外联部的传单,同时建议宣传部530分到现场进行场地背景板的布置;

(3) 晚会当晚外联部负责迎宾工作;

(4) 晚会当晚抽签方式为心愿墙及打电话,文娱部需要保留获奖名单及其联系电话以便外联部对赞助商家进行反馈;

(5) 建议文娱部统计所需工作餐的数量以便订餐;

5. 提醒各部门在准备活动相关物资时能开具增值税发票以便报销。

 

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