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英教团学第十周部长会议记录  

2016-11-02 23:58:41|  分类: 2016年下半年部长 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十周部长会议记录

 

会议时间20161031  21502220

会议地点:教学楼G507

主持人:学生会副主席 张睿

记录人:秘书部干事 卫丽欣 黄慧洋

 

 

一、各部门近期工作总结与经验总结

学术部

1. 筹划Micro-teaching师王争霸赛;

2. 上交Micro-teaching师王争霸赛的比赛要求、时间推进表和与华南师范大学合作的计划书;

3. 发送十月份的第二篇推送至新闻部部长邮箱;

4. 制作本科生学习成效相关数据的统计表。

 

宣传部

1. 完成广东外语外贸大学第十一届第一任学生会第三次全体委员会学院风采展示视频的制作工作;

2. 进行第四次干事培训工作;

3. 完成Dorm Show宿舍风采大赛初赛和决赛的海报制作、打印和张贴工作;

4. 制作交换空间比赛海报。

 

  组织部

1. 撰写团学全体培训大会的策划书,由于此项工作为新工作,部门对此项工作的流程比较陌生,因此部门正在加强与上任部长和副部长的沟通与交流;

2. 进行主题为“从双十一购物看大学生消费观”的趣味调研工作,部门正在进一步修改调查问卷,计划于双十一之前完成调查问卷的设计工作;

3. 进行团情统计工作;

4. 收到要求各团支部鼓励大家参与“常态化开展广东高校共青团活力在基层团日竞赛活动”的通知,研究附件之后会另行通知。

 

就业与校友服务部

1. 顺利结束十月份广州图书馆全英分享会活动;

2. 完成十月份第二篇推送的制作工作;

3. 完成十一月份广州图书馆全英分享会活动的招募工作。

 

  文娱部

1. 筹划纪念红军长征胜利80周年合唱比赛

(1) 分配声部,完成排练工作;

(2) 准备113日的决赛;

(3) 确定本次决赛的演出服装。

2. 初步筹划迎新晚会,确定主题与分工。

 

  新闻部

1. 完成部门常规工作;

2. 完成Dorm Show宿舍风采大赛的相关工作

(1) 完成投票推送和决赛推送的制作工作;

(2) 1031日完成决赛摆摊摄影工作并将照片发至生活部。

3. 完成英教团学各个部门的干事介绍推送的制作工作,制作过程中存在纰漏,例如:学术部的干事推送中缺少一名干事的简介和文娱部的干事介绍推送中名字出错;

4. 准备英教团学各个部门的部长介绍推送的制作工作;

5. 准备采访国家奖学金得主林苡

 

  体育部

协助筹划校运会的相关工作

(1) 确定本学院校运会参赛名单并发送班邮;

(2) 推举校级“健康之星”候选人;

(3) 协助举办“阳光班跑”和“阳光长跑”活动;

(4) 确定校运会观众出席人数;

(5) 确定部门分工表;

(6) 群邮发送校运会的策划书和时间推进表。

 

  外联部

1. 近期洽谈的宣讲会赞助的讲师是外籍讲师,但由于与国际交流部协商失败,因此合作失败;

2. 安排干事前往北亭,准备拉取学院院庆的相关赞助;

3. 协助实践部邀请三下乡总结表彰大会的外宾。

 

实践部

1. 完成十月份各志愿基地的资料归档和上交工作;

2. 由于黄埔军校服务基地报名面试的人数较少,补招面试时间延长到1110日;

3. 撰写三下乡总结表彰大会的策划书。

 

  生活部

1. 结束Dorm Show宿舍风采大赛决赛工作,感谢实践部、体育部、秘书部、新闻部的帮忙;

2. 制作Dorm Show宿舍风采大赛决赛与生活类的微信推送;

3. 参与后勤会议,讨论有关垃圾下楼与垃圾分类的相关事宜;

4. 与政治与管理学院合作筹备男生节活动;

5. 撰写男生节和交换空间的策划书。

 

秘书部

1. 完成部门常规工作;

2. 协助生活部打印Dorm Show宿舍风采大赛决赛的相关资料与奖状。

 

二、其他注意事项

1. 秘书部关于报销工作的强调及补充

(1) 没有发票一律不给报销,发票必须是增值税发票,抬头必须写明“广东外语外贸大学”,电子发票也不能报销;

(2) 购买物资时,一定要在可开发票的地方购买并提前问清开发票的上限,以免索取不了发票,比如:又康可以开增值税发票,但前提是金额必须满100元;

(3) 在校内租借器材时,必须先询问是否可以开增值税发票,如果不行,则不能租借,因此建议出去找商家谈合作来租借;

(4) 现在有很多东西都可以去校文具仓领取,比如文具、雨伞、便利贴、电池。如果不确定,可以先去文具仓(校办公楼一楼)询问。具体流程是先找林泽龙老师签单,然后去文具仓领取物资;

(5) 预算表无论是一开始做好的,还是之后有修改的,都必须把纸质版交给林老师盖章;

(6) 运动会之类的活动若需要桶装水,可以先不要列进预算表,先跟林老师沟通,再去指定地点搬运;

(7) 由于4栋文具店暂时还不能开增值税发票,因此可能会取消这个记账点,建议各部门近期都不要去那里买东西,可以从学校的文具仓获取或者找可以开增值税发票的地方购买东西;

(8) 由于6栋伟腾打印店开发票的机器损坏,建议各部门近期也不要去那里打印记账,同时,学院建议以后打印资料尽量去教学楼B栋打印店,关于以上两个记账点的情况有具体结论再另行通知;

(9) 活动主办部门找秘书部报销时除了准备好常规的预算表、发票、小纸条外,还要附上一份简单的活动策划书,注意要有活动奖项及对应的奖品名称,供学校财务处审核。

2. 由英教团学承办的广东外语外贸大学第十一届第一任学生会第三次全体委员会顺利结束,本次会议中特别介绍英教团学的VI吉祥物,并且制作VI吉祥物徽章作为礼物送给校学生会主席团和各学院主席,此次会议的礼物以及学院风采展示视频均受到其他学院主席团的认可和喜爱。因此主席团建议各个部门在设计活动海报和制作推送时可以充分利用VI吉祥物,起到宣传学院VI吉祥物的作用;

3. 在制作推文方面,主席团建议就业与服务校友部、学术部和生活部上交推送给新闻部的限期为上半月于10日前,下半月于20日前;

4. 关于迎新晚会相关工作的建议

(1) 文娱部在113日晚上前上交主题提案给主席团;

(2) 文娱部提前两周上交迎新晚会的策划书给主席团;

(3) 召开相关部门部长会议,主要为文娱部、新闻部、宣传部、秘书部,共同商讨迎新晚会的相关工作;

(4) 新闻部、宣传部根据迎新晚会主题做好前期宣传工作。

5. 关于举办Dorm Show宿舍风采大赛决赛的相关工作,由于本次决赛举办过程中参赛队伍距离较远导致比赛现场秩序混乱,主席团建议在下次举办时要求选手将展板摆放在帐篷中,由选手离开帐篷进行拉票;

6. 关于外联部拉取赞助款项的工作,由于外联部拉取现金赞助工作难度较大,主席团建议可以尝试前往较为稳定的赞助商拉取赞助款项,同时,关于迎新晚会的赞助,尽量往拉取实物奖品的方向努力;

7. 关于制作三下乡总结表彰大会的邀请函工作,由于上次制作邀请函存在问题,主席团建议这次制作工作由外联部、秘书部和宣传部合作,参考2015年的邀请函及其他学院的邀请函尺寸进行制作;

8. 关于新闻部制作推送工作

(1) 在制作介绍部长推送工作方面,由于与外援摄影师约定拿取照片的时间为114日,因此主席团建议新闻部与宣传部合作将现有的照片做简单的处理并将制作此推送的时间延后;

(2) 近几个月英教团学公众号推送经常出现推送内容有错误需要删除重新发布的现象,主席团建议新闻部在审稿时要更加谨慎。

9. 主席团提醒各活动主办部门要及时上交加盖印章并且含有签名的纸质版综合测评加分名单和审批表至团委副书记黎敏瑶。

 

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