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英教团学第十二周部长会议记录  

2016-11-18 19:30:20|  分类: 2016年下半年部长 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十二周部长会议记录

 

会议时间2016年11月14日  21:45—22:15

会议地点:教学楼G508

主持人:学生会主席 王梓敏

记录人:秘书部干事 陈丹霞 黄慧洋

 

 

一、 各部门近期工作总结与经验总结

学术部

1. 准备Micro-teaching师王争霸赛

(1) 修改并确定决赛时间为12月19号(即周一)晚上;

(2) 已经把宣传文案发给宣传部;

(3) 与外联部沟通赞助事宜;

(4) 已经做好推送并发给新闻部,将请新闻部在周三晚发出去;

(5) 联系艺术团,届时会有歌队、舞队和司仪队参加;

(6) 已经制作好报名表,11月15号晚上会发班邮通知报名相关事项;

(7) 已经申请了图书馆报告厅;

(8) 近两天会去申请海报粘贴及宣传单打印等。

2. 制作一条关于英语专业四级和专业八级的推送。

 

宣传部

1. 协助文娱部筹备迎新晚会;

2. 上交徐书记的海报给迟老师审核;

3. 制作Micro-teaching师王争霸赛海报和传单

4. 进行英语教育学院团委学生会logo的征稿工作;

5. 完成“交换空间”活动海报和三下乡总结表彰大会邀请函的制作。

 

  组织部

1. 上两周工作总结

(1) 收集完所有有关团情统计的资料,安装好系统并开始录入资料,预计下周可以完成这项工作;

(2) 发布趣味调研问卷到问卷星上,目前已经收集86份,还不足以形成一个结果,将在本周内加紧转发,收集到更多数据,预计两周内可以完成此项工作;

(3) 完成第十一周的升旗工作,将在下周六之前收齐干事的总结;

(4) 筹备团委学生会第一次全体干部理论培训工作

① 上传策划书,将在本周内进行修改并发到各个部长的邮箱;

② 目前确定时间为11月25号晚上,并即将申请课室

(5) 转发省级的团日竞赛通知到每一个2015、2016级团支书的私人邮箱,鼓励同学们参加这一个赛事,因为会有一些资金上的奖励。

2. 下周工作安排

(1) 完成团情统计的录入工作;

(2) 组织团委学生会第一次全体干部理论培训大会;

(3) 收集数据可视化的信息。

 

就业与校友服务部

1. 跟进十一月广州图书馆全英分享会活动;

2. 定期在13级毕业生微信群发布招聘信息;

3. 进行拍摄院庆祝福视频的相关工作干事已发送信息给31位校友,但是效果不佳:现在已收到8人回复,4人尚未回复,另外,由于干事发送信息时出现错误,导致7位校友尚未收到信息,部门准备在11月15日重新发送信息;其中有2位校友同意拍摄视频,视频时长预计为5-10分钟,6位校友拒绝。

 

  文娱部

筹备迎新晚会的相关工作

(1) 确定迎新晚会日期为12月3号晚上并分配前期工作;

(2) 与其他部门讨论并设计部门宣传品;

(3) 预定在11月29日进行摊位宣传工作;

(4) 由干事联系各个部门部长,协调各个部门的相关合作事项;

(5) 准备申请B8学术报告厅,申请使用时间是12月3日14:00-22:00;

(6) 收集班级节目,截止报名时间是11月18日,节目的初审时间是11月20日。

 

  新闻部

1. 与学术部、生活部、就服部与实践部合作推出各个部门的特色专栏、三下乡总结表彰大会以及男生节的推送;

2. 2013级的实习总结大会上拍摄并撰写新闻稿;

3. 目前在跟进对林苡师姐的采访工作,由于林老师比较忙,一直没有审核,我们将争取在本周内推出推送,并上传新闻稿到院网。

 

  体育部

1. 完成校运会点餐工作;

2. 预定在11月17日排练“阳光班跑”;

3. 筹备“阳光班跑”和“阳光长跑”活动;

4. 上交资料

(1) 上交校运会开幕式解说词,收集风险责任报告书;

(2) 上交“健康之星”压缩资料,其中包括两名健康之星的照片、解说词和简介。

 

  外联部

1. 计划与“创凡校园”合作,预计能获得赞助费120元;

2. 由于新东方的讲座主办方组织出现了一些问题,暂时没有接受新东方的讲座;

3. 干事尝试去新天地二期拉取赞助但效果不佳,只有两家商家要了联系方式,但没有商家联系外联部。

 

实践部

1. 筹备三下乡总结表彰大会

(1) 申请课室并购买礼品;

(2) 发送通知给本学院同学;

(3) 发送邀请函给领导和外院嘉宾;

(4) 上交预算审核表给林泽龙老师审核;

2. 开展图书馆服务基地、心心之家服务基地和厨余垃圾投进袋服务基地服务。

 

  生活部

1. 11月11日结束男生节活动,目前正在收集照片,准备制作男生节的结束推送;

2. 完成十一月份上半月的微信推送制作工作;

3. 筹备“交换空间”的活动,现在已收集到部分爱心物资,干事会在11月14日和16日晚上继续收集爱心物资;预定在11月15日或16日上交参赛队伍名单,但现在尚且没有队伍报名。

 

秘书部

1. 完成部门常规工作;

2. 协助实践部举办三下乡总结表彰大会。

 

二、 其他注意事项

(一)秘书部关于报销事项的相关提醒

1. 关于之前4栋文具店记账不能报销的事情已经解决,因此今后4栋文具店仍是学院固定的物资记账点;

2. 本月负责报销工作的干事是陈丹霞,联系方式为13724137897,各部门有报销表可以直接联系她。

(二)主席团提醒

1. 全委会上校学生会要求今年交换空间参赛队伍要符合主题——丝绸之路,他们会将此计入评分标准,由于往年没有这个硬性规定,因此今年要注意一下;

2. 由于2015、2016级评定综合测评需要志愿时数,要求实践部于本周内统计出志愿者的志愿时数并把方案上交主席团;

3. 本月的后勤会议是聚焦饭堂,生活部可以先思考一下届时要提的建议;

4. 关于迎新晚会的提醒和建议

(1) 文娱部迎新晚会前期会布置现场,希望到时候新闻部干事去拍摄一些照片,新闻部也可以在迎新晚会现场给自己部门拍摄一些照片,后期做成花絮,放到推送里;

(2) 迎新晚会提前到12月3号晚上,之前文娱部发过一个迎新晚会的时间推进表,时间也要相应地提前一天,各

               协助部门要注意;

(3) 关于迎新晚会宣传品的问题,建议文娱部、宣传部在专门的微信群上讨论,方便主席团获知。

5. 关于团委学生会第一次全体干部理论培训大会的提醒

(1) 目前已经确定时间为11月25号晚上,策划大体上已经完成;

(2) 主要是由徐书记、林老师、主席团、秘书部部长发言,并邀请往届学生会的主席给大家培训,组织部要注

      意联系老师、书记、嘉宾、师姐,主要是徐书记、林老师以及余安琪师姐、叶芷君师姐;

(3) 各位部长记得通知干事参与,原则上不允许请假;

(4) 秘书部部长需要制作PPT进行文书礼仪方面的培训,请需要发言的成员做好准备。

6. 以后涉及加分的事项,一般先由部门拟定,然后上交林老师审核,建议分值不要定过高;

7. 关于邀请函问题:宣传部只负责设计制做底图,文字由外联部、秘书部后期编辑添加;

8. 提醒宣传部关于宣传品之类的资料交给主席团审核;

9. 参考林老师建议,把Micro-teaching师王争霸赛初赛时间改为1127号晚上,各位部长要提前通知干事;

10. 关于校友风采会的提醒

(1) 暂定于12月3日院庆下午举办一个校友分享会,形式由团委学生会自定。由于林老师想要场面较大的,以去年的经验来说,真人图书馆的效果相对较好,学生更愿意接受。林老师要求团委学生会先上交一个简单的方案,包括时间、地点,他上交给领导审核通过之后就可以开始筹备各项工作。由于时间较紧,近期要抓紧准备这项工作;

(2) 关于制作校友会开场视频的问题

① 目前已经有两个团体视频,时长为15分钟左右,到时候如果太长可以剪短一些;

② 可以征集在校学生意见,看他们是否愿意拍摄视频;

③ 两个团体有点单调,可以像高考加油视频一样,请很多人拍摄,每个人几秒钟,如果校友人数不

    够,可以发动本院在校生,收集视频。对于这项工作后期会继续讨论。

11. 就服部近期另一个工作是关于职业辅导月的申报。林老师的意见是每个年级由级长承办一种活动,让就服部总体负责,例如大四最近的微课堂。大一、大二可以是讲座式的分享,还有企业参观之类的活动。就服部需要先填好申报表,具体细节之后再提

12. 关于院庆庆祝大会的提醒

(1) 时间是12月3日上午,秘书部需要提前去帮忙布置;

(2) 礼仪队当天需要迎宾以及指引,迎宾组是站在门口迎接,指引组是指引领导上台发言;

(3) 具体细节等林老师进一步通知。

13. 关于挑战杯的问题提醒

       校学生会要求我们学院至少上交三份作品,但是目前报名的只有两个团队,另一个团队中途退出,所以林老师建议让三下乡的两支队伍把调研报告上交当参赛作品,请实践部部长联系两个队伍的调研组,询问他们的意愿。另外如果他们参加也是可以加分的,但要以我们学院的名义参加。

14. 关于发票问题的提醒

(1) 迎新晚会邀请外院嘉宾需要给报酬,而嘉宾不可能开发票,因此我们需要自己准备发票才可以报销;

(2) 希望大家以后购物养成开发票的习惯,预存发票,发票项目要记得修改以符合学院报销要求;

(3) 公交车发票只有在该活动需要用到出行交通工具的时候才可以报销。

15. 由于最近就服部举办两个活动,工作较多,所以最近将迎新晚会的对接工作转交给团委副书记黎敏瑶,有关工

    作进度等方面的问题转向黎敏瑶汇报;

16. 对于考勤制度的提醒

(1) 每个部长都有一次免扣分请假机会,包括部长会议;

(2) 关于迟到的问题:本次部长会议有三位部长迟到,已经登记名字,希望以后不要再迟到;

(3) 各部门如若对扣分细则不清楚请及时查看部门考核评优制度。

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