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广外大英教团学

团学一家亲,我们一起努力,相信明天会更好!

 
 
 

日志

 
 

英教团学第三、四周总结  

2015-10-02 21:28:30|  分类: 2015年下半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第三、四周总结

 

主席团

一、团学干事招新

1. 2015年9月20日、9月21日,英语教育学院团委学生会干事招新一面在教学楼举行。此前,干部们已于暑期撰写好干事招新计划及干事培训计划,并在老生开学后准备了一面的题目,团学干事一面的顺利进行离不开干部们的辛勤筹备。9月20日晚,主席团与团学干部提前到达课室,精心准备一切,已保万无一失。面试前,等候室也播放了暖场音乐,帮助新生放松身心,缓解紧张情绪和压力,以最好的精神状态的接受考验。但当晚前来面试的新生人数较少,其中某些部门的面试者人数较为不如意,此现象给团学造成一定的心理压力。当晚,据班导消息,原来因天气不好,许多新生淋雨感冒,决定于9月21日再来面试。9月21日,前来的新生较昨日明显增多,新生们对各部门具有高度的热情和向往,干部们对部门干事的选择性大大提高,显然团学宣讲会和宣讲扫楼在吸引新生这一方面取得了较大的成果。各部门的面试风格也各有千秋;

2. 团学干事二面的形式和时间地点都由部门自定。大部分部门采用了无领导小组讨论的形式,这也有利于发掘新生的创意思维,培养其创新意识,鼓励其踊跃发言,大胆表现。小部分部门采取了小组讨论兼任务考察,结合理论和实践,考察新生的工作能力和效率。但由于新生们兴趣爱好广泛,对团学部门选择较犹豫,这给干部们带来了一定程度上的选择困难,也更需干部们间更加密切的沟通和友好来往。本次招新过程较为曲折,其中应特别强调的一点是,望各部门在考虑新生性格、能力再结合干部喜好的情况下,也充分尊重新生的意愿,顾虑新生感受。目前,大部分部门均已确定干事名单,更部门已开始分配工作给干事去执行。衷心祝愿各部门能招募到理想、合适的干事!

二、换届大会

2015年9月28日,英语教育学院第五次团员、学生代表大会(换届大会)隆重召开。会议流程主要是:主持人欢迎来宾、苏书记致辞、林书记致辞、四三团学团副汇报换届大会筹备工作、四三团学主席汇报工作总结、四三团学副主席宣读委员选举方法、七位候选人发表竞选演讲、统计票数、徐书记发言、播放红团视频及新生视频。本次大会有许多重要来宾,包括校领导、院领导和各院辅导员等嘉宾。应到学生代表为66名,实到64名,学生代表里由15级、14级、13级、12级代表团组成。其中,64名学生代表及四三团学的5位委员均有投票权,因而大会发出选票共69张。大会选举产生新一任即英语教育学院团委学生会第五届第一任委员共四名,分别为林泽龙、赖钰盈、钟婉莹、叶芷君。大会严肃且井然有序,圆满落幕,这也离不开换届大会彩排工作的落实和所有工作人员的严谨踏实、认真付出。

三、校庆筹备工作

应学校要求各学院申报三个本院特色活动,以庆贺广外五十周年校庆,经院领导建议和主席团讨论,最后决定申报陈文辉个人讲坛“我在英教的求学生涯”、“心随影动”摄影大赛和Micro-teaching师王争霸赛。值得一提的是,陈文辉师兄为英教杰出校友,他本人的个人讲坛即是师兄师姐经验交流会,相信讲坛上我们能够获益良多。“心随影动”摄影大赛将结合纪念校庆和院运会两者特色,敬请期待!而由于英语综合技能大赛较难体现学院特色,不建议作为校庆期间的学院特色活动申报上级,经过讨论后决定2015-2016学年度第一学期举办Micro-teaching师王争霸赛,第二学期举办第二届英语综合技能大赛。

 

秘书部

    秘书部近两周主要工作有进行部门干事招新面试、确定干事名单、进行常规工作和协助文娱部进行秋之声歌唱比赛初赛。其中常规工作和协助文娱部的工作都能顺利进行。以下是关于部门干事招新遇到的问题和经验。

    部门干事招新第一轮面试的第一天,由于秘书部对每位面试者的面试时间过长,面试者比较多,所以导致第一天只能为五位大一新生进行面试,而第二天的面试只能比较匆忙地进行。所以今后进行第一轮面试时,应该事先估计面试者的数目,对每位面试者的面试时间进行合理的控制。

    秘书部的第二轮面试顺利进行,但在确定干事名单时出现了一个意外。一位通过部门两轮面试的同学在答应进入秘书部后,不久意识到自己更倾心于另一个部门,所以秘书部尊重该同学的选择,让她选择自己喜欢的部门。但与此同时,由于秘书部已经通知所有面试者的结果,所以最后秘书部从其他部门中推荐的新生中挑选认为合适的干事。经过这次的失误,希望各部门以后在招新时候与面试者联系更加紧密,了解他们真正的意愿。

 

组织部

在过去的两周中,部门的工作以干事招新为主,还有负责换届大会的通知事宜。

在部门干事招新方面,今年的情况与去年相比还是有比较大的差别。首先,今年来参加第一轮面试的人数明显增多,其中不乏优秀的人才。然而,来面试的新生中,有一部分人参与了多个部门的面试,这导致了在确定干事名单时需要各个部门协调。其次,在第二轮面试的形式上,我们决定舍弃去年的任务考察,改为小组讨论,而讨论的主题正是部门工作中的调查问卷。在第二轮面试中,共有7人参加,分为两组讨论两个不同的调查问卷。面试过程中,两组都分别有表现积极和能力较好的面试者,因此她们都被纳入麾下。

在接下来的一个月里,部门内部会开展部门见面会和召开部门例会等,并将正式开始这个学期的常规工作。

 

实践部

    第三、四周,实践部主要进行的活动是进行实践部干事招新的两次面试,以及在确定干事名单以后,组织实践部干事的见面会并进行相关的工作培训。有利于本部门干事们进一步熟悉本部门的性质和功能,也有利于我们更加清楚地明白了实践部与团学大家庭的关系。另外,实践部三位部长参加了2015年五一团学的换届大会,目睹了团学候选人的风采,也是受益良多。

一、实践部干事招新

1. 本次实践部招新的一面邀请了前任部长以及干事作为面试官,为我们的面试工作提供了不少的帮助,这启示我们在往后的工作中要保持谦虚谨慎的心,遇不懂的地方要善于提问,并积极地寻求解决方法;

2. 第二轮面试的形式,我们采取了笔试与小组讨论的形式,两者都围绕了“志愿服务”的相关工作展开。从对面试者的考察中可知,大家对“实践”与社会现实的了解程度比较高,这也更加勉励我们部门应该多多关注社会现实,同学甚至是大众的服务需求;

3. 经过团学的两轮面试,相信团学各部门都和实践部一样,更加深刻地理解了“英教团学一家亲”的理念。在面试情况、面试态度以及面试时间等方面,各部门之间加强了沟通和交流,使招新工作顺利开展。这启示我们往后应当保持与团学各部门的密切联系。

二、团学换届大会

参加换届大会,实践部得到了一下几点珍贵的工作精神的指导,以下几点也是实践部往后要努力的方向。

1. 谨记个人理想,在服务他人和提升自我的过程中让自己的大学生活更加充实和圆满;

2. 找准自己的部门定位,以服务同学为活动宗旨,并积极提高部门凝聚力和战斗力;

3. 提升工作理念,创新活动形式,专注学院特色的同时,打造特色品牌活动;

4. 善于利用各种资源和锻炼机会,在团学的平台上展现自我,提升自我等。

 

外联部

1. 招新工作

经过两轮面试,现已确定7位新生进入考察期,已将考察期任务布置下去,由于两位部长及干事们时间没有协调好,尚未举行见面会。

2. 赞助拉取情况

    第三、四周有和较多商家联系,为十月份拉取到了策马口译讲座与职场礼仪和化妆讲座两场讲座,以及和琥珀教育合作开展教育展活动。此外,关于学院秋之声歌唱比赛决赛的赞助,目前贝岗的一名商家有意愿提供饮品兑换券(包括20张鸡尾酒券,30张果汁券),且当晚可以派发迎新生活动时剩余的恒大的扇子及卡套。

 

就业服务部

第三、四周中,就业服务部主要有以下几项工作:

一、干事招新

这两个星期就服部按照团学面试的进度,进行了干事招新的两轮面试,并初步确定了干事的名单。今年就服部打算给干事增加一个考察期,考察期结束时间定为10月10日。因此,就服新干事的最终名单会在10月10日确定。

二、校友会工作

1. 收集校友通讯录和进行返校校友登记

 这两个星期,校友会的工作主要包括收集毕业生校友的通讯录,并进行返校校友统计。为了更好地利用网络平台和更方便毕业生校友联络员发布校友会成立邀请函,就服部制作了一份邀请函式的调查问卷,并发布在网上方便校友进行相关信息的填写。但这两项工作有一定困难,主要是毕业校友工作较忙,收集信息比较困难,所以很难按时完成。为了应对校友会总会方面收集信息的截止日期,在跟迟老师商量过后,打算先交已经收集到的一部分信息,而后继续向毕业校友收集通讯录信息。

2. 管理“广外英教校友会”微信公众平台

发布了“广东外语外贸大学50周年校庆活动和英语教育学院校友会成立大会邀请函”以及“广外英教校友会面向学院校友--征集校庆祝福寄语”两则推送,并且在第一则推送中附带了邀请函式调查问卷的链接以方便校友进行填写。

3. 协助校友会制作祝福视频

该视频的制作我们请求了外援进行协助,到目前为止进展较为顺利。

4. 收集优秀校友资料

校庆展板中,有一部分内容为“优秀校友风采”。就服部在该方面协助秘书部进行优秀校友信息的收集。

5. 发布给兄弟校友会的邀请函

该兄弟校友会邀请函的制作要十分感谢秘书部的帮助。邀请函已发至校友会负责人,并已发送给相关兄弟校友会成员。

6. B8学术报告厅申请表

就服部已填写好庆祝校友会成立暨迎新晚会当天要用的学术报告厅的申请表,并会于国庆回来后立即拿到相关部门进行盖章申请。

三、常规工作

1. 发布李兆基中学的招聘信息;

2. 跟进十月份广图全英分享会并招募十一月份队员。

 

宣传部

一、 第三周

1. 新生视频

制作的新生视频反响不错。但下次要提前完成,给老师留出充分的修改时间。个人方面在制作视频的时候要增强使命感,紧迫感,加强技术水平,学习提高操作水平,务必让老师满意,让同学放心。制作出更好更优秀的视频来配合活动宣传;

2. 部门干事招新第二轮面试

    干事招新基本完成目标,第二轮面试基本顺利进行,一些内部人员矛盾也在积极协调下解决。但此次干事招新人员过于密集,导致面试人员减少。最终招新面试人数受限。要充分考虑好有可能面临的问题和,在每一个环节都准备好采取相应的应急措施,以保持招新的顺利进行。应提前与班导和干事们沟通了解好新生活动,收集近期空余方式。具体见招新总结;

3. 秋之声歌唱比赛决赛邀请函

    邀请函设计并没有遇到大的阻碍,继续加油。但在主办部门未提出相应的要求时,应充分考虑设计需求,主动提问,与对接部门和主办部门都要进行提前沟通,以方便工作的进行。

二、 第四周

1. 秋之声歌唱比赛决赛海报

    秋之声海报经过多次修改,已完成设计打印,准备张贴。海报设计应充分考虑宣传效果和视图效果,在设计的时候应及时与主办部门沟通。制作海报要多些紧迫感和使命感,预备足够时间给主办部门审核;

2. 秋之声歌唱比赛决赛背景板制作

    由干事设计样图并讨论方案,并利用空余时间由干事进行背景板制作。设计讨论方案部分进行顺利,成果突出。背景板制作由于时间不足,进行绘制时间有限,但干事们热情高涨,态度认真,具有独立精神和学习精神,利用仅有的时间绘制了背景板的大体结构。要充分培养干事的自主操作能力和团队合作能力,充分提高宣传品水平。具体总结需等秋之声结束后进行补充;

3. 团学换届大会现场布置

    布置较简单,写黑板字,配合秘书部工作张贴桌牌。在工作前先与秘书部沟通。后再根据一定的情况分组。以后有此类活动需提前了解是否需要宣传部的合作,以方便工作的进行。

 

学术部

学术部第三、第四周的工作主要是部门招新事宜、学院学科竞赛参与统计以及校史知识竞赛的初步打算。总体来说工作是步入正轨,顺利进行了,然而其中还是有一些小问题的。

1. 招新工作

由于之前师姐就和我提过了,所以在部门招新一面过后,我们就尽量积极地与其他部门商量,但由于一些师妹们面试的部门比较多,我们可能也不能及时跟进到各种具体的情况,所以有时候总会出现戏剧性的结果,感觉这样可能对我们各个部门确定干事会造成一定的麻烦。建议以后在招新的时候,除了各个部门之间的有效沟通之外还需要向个别师弟师妹表明态度,让他们安心也好做决定。不然他们游走在各个部门之间,可能会导致最后没有部门敢留下他们而错失机会,我们团学也可能因为这样产生比较多的麻烦。不过这次招新多亏了其他部门的理解与帮助。学术部一直一来都是新生比较“害怕”的部门,所以报名人数并没有特别多。最主要的还是新生对部门工作把握不到位,很多新生在给她们做进一步解释之后,她们倒是会乐意加入。所以,想办法把部门职能宣传好是招新成功的关键;

2. 学院学科竞赛统计

    这是比较急的一个通知,而且之前也没有办过,在忙招新的这个时候来办的确让我们有点措手不及,所以在实施的过程中,我们有一些疏忽,以后必须要注意起来。主要是通知方面的问题。首先通过班邮通知,然后我们还通过建立学委微信群、给学委发飞信的方式通知学委协助工作。但由于12级没有列入考情范围,所以通知的时候我们忽略了12级的微信和飞信通知,导致12级只能通过班邮获得消息,造成一定的麻烦。以后通知的时候一定要再三考虑是否有所欠缺,避免同样情况的出现;

3. 校史知识竞赛

    由于比赛通知比较临时,到目前为止相关文件也都还没有具体发下来,所以很多事情不能真正展开。目前我们初步决定采取笔试的方式选出前三名组成一组代表学院参加校比赛,比赛的具体通知、试题等都会在国庆假期一一准备好再通过学委落实到全院每一位同学处,问题应该不大。

 

文娱部

一、部门招新

1. 第一轮面试跟往年一样采取压力面试的方式,挖掘了不少可以面对压力仍能表现较好的人才;

2. 考察期名单已确定,并推荐了个别较优秀的新生给其他部门;

3. 已召开部门会议,布置了国庆假期任务给考察期人员。大部分候选人可以认真对待此次任务,积极询问部长们问题,工作积极性较高。

二、秋之声

1. 初赛过后确定了12名进入决赛的选手,年级比例较符合预想;

2. 最终决定在10月8日举行决赛;

3. 已召开选手会议,抽签决定选手顺序,修改了部分赛制;

4. 秋之声的中场互动改为中场表演。

三、艺术团

1. 艺术团的面试时间由9月28日和9月29日晚上改为9月29日晚上,面试结果相对满意,面试舞队人数比去年大大增加,但话剧队人数不够;

2. 已联系艺术团舞队,参与秋之声中场舞。

 

体育部

第三、四周体育部主要忙于部门招新,院队招新,和院运会的筹备工作。

1. 部门招新

    在决定最终干事名单之前没有考虑到其他部门可能缺人的情况,就直接发短信通知了面试者的面试结果。下一年部门之间可以及时在群上进行沟通,既有助于避免某些部门缺人的情况,也能给没通过第二轮面试的同学一次机会;

2. 院队招新

    鉴于有些队伍的人数过多,以后招新时要根据报名情况再决定是否进行面试。足球队报名人数偏少,可以先在院队招新前了解一下大家的总体意愿,比如问卷等方式,然后加强对冷门球队的宣传;

3. 院运会的筹备工作

    筹备工作之一是与宣传部合作做海报。由于本部门没能及时向宣传部交代院运会海报的主题,粘贴海报时间等要求,海报不能按时完成、打印和张贴。体育部吸取本次经验,日后遇到类似情况需要至少提前一星期将要求,比如主题,打印粘贴时间告知宣传部。

 

生活部

生活部第三、四周的主要工作是部门招新以及参与团学换届大会,其中招新面试主要分为两轮。

在招新第一轮面试中,第一天面试的人较少,主要是由于时间冲突问题,第二天面试的人数较多。但这次招新面试还存在比较大的问题,主要是生活部面试的新生与其他部门重叠太多,以及部分同学没有参加第二轮面试。由于生活部在团学宣讲会上位次较后,很多新生对宣讲内容没有很深的印象。经过第二轮面试,部门新成员仅能确定两名,这对部门招新工作造成很大阻碍。对于这一问题,我们的反思是对部门的宣讲要更加有创意,吸引眼球,另外在筛选面试人数上应该更加慎重,并及时与其他部门协商。

对于团学换届大会,部长及副部长都有认真对待,积极参与会议。以上就是生活部这两周主要的工作,在今后的工作中会重视不足,继续努力进步。祝愿团学越来越好!

 

新闻部

新闻部这两周的工作除了常规的讲座、活动报道外,主要的工作是进行了干事招新和微信推送。

在第一轮干事招新的过程中,遇到了一定的障碍。经过了解,发现新生对新闻部的工作内容产生了认识上的误差,新生中很多人认为以为新闻部都是写稿的。后来在做出澄清和宣传后,第一轮面试的人数达到10人。第二轮面试主要采取“无领导小组讨论”的形式,主要让面试者讨论如何建设部门文化氛围,如何设计院刊主题。面试者的表现都不错。但是由于面试者的意向部门不止一个,所以经过一番与其他部门的协调,才最终决定8位干事的名单。接下来,国庆之后,新闻部准备举办一个小型的见面会并细化干事培训计划。

在微信推送方面,由于新闻部的工作比较多,人手不足,在这方面出现了较多疏忽。首先,没有及时更新学院的最新消息,比如“秋之声”初赛的通知,团学军训慰问的推送等,造成一些消息失去了时效性;其次,在微信推送方面,一些措辞拿捏不好,导致一些发布了的推送不得不撤销。期间也收到徐书记、林老师和主席团的一些建议,往后新闻部将吸取教训,听取有用的建议,积极与其他部门沟通合作,继续完善微信公众平台。

今年新闻部的工作开始增多,同时干事也增加了两名,希望部长们可以管理好部门工作,并培训出优秀的干事,更好地为团学服务。  

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