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广外大英教团学

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英教团学第六周部长会议记录  

2015-10-15 23:44:43|  分类: 2015年下半年会议 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第六周部长会议记录

 

会议时间20151012  21:4022:50

会议地点:教学楼A302

主持人团委副书记 钟婉莹

记录人:秘书部干事 黄玉华

 

一、各部门近期工作总结与经验总结

实践部

1.   召开部门例会,进行公文要求、申请课室,打印海报等干事培训的工作;

2.   进行志协招新工作、扫楼活动和宣传工作,感谢干事的积极响应;

3.   进行志协各基地的工作交接,包括常规工作,归档资料等,解决干事对工作的问题;

4.   申请了除黄埔军校、心心之家、部队义教、图书馆基地以外的新基地“绿点”,1011日,部长参加了与各学校志协的见面会,讨论了近期“绿点”即将开展的工作,其中“绿点”基地负责在小区内普及垃圾分类的知识;

5.   完善了部门的工作手册;

6.   要求部门成员撰写关于服务同学的建议。

 

外联部

1.  开设三个讲座

(1)内容:① 1015日晚的文都考研讲座,要求大概30人出席,尽量不安排工作人员;

           ② 周四晚的化妆礼仪讲座;

           1022日的策马口译讲座。

(2)宣传工作:1010日,部长已带领新干事张贴化妆礼仪讲座以及琥珀教育赞助方的海报,并派发传单。

2.   召开部门例会

(1)内容:① 针对新干事在考察期间拟写的策划中的问题,培训新干事如何写策划以及制作邀请函,并强调了拉赞助时需要注意的事项;

           ② 安排新干事撰写迎新晚会的策划,然后拉赞助。

3.   部门活动:“秋之声”比赛后部门聚餐,了解新干事。

 

学术部

1.   国庆完成Micro-teaching师王争霸赛大赛、1012日晚的校史比赛、1013日晚的演讲比赛的策划;

2.   具体事务已交给干事处理,但仍未进行干事培训工作,下周将系统地培训干事;

3.   申报语音语调大赛和Micro-teaching师王争霸赛大赛为B类和C类;

4.   整理学术节开幕的资料。

 

生活部

1.   由于各班班长和生活委员的积极配合,国庆返校统计工作得以顺利完成;

2.   1012日完成学生后勤意见收集;

3.   新干事主要参与了Dorm Show策划的撰写,已确定主题和宣传语等相关内容。

 

文娱部

1.   108日举行“秋之声”歌唱比赛

2.   问题:由于司仪队和礼仪队尚未进行培训,新队员在现场出现的差错较多;

3.   经验:将尽快联系艺术团,要求他们进行新队员的培训工作。

4.   举行了第一次前部长与新干事的见面会;

5.   确定了新干事的名单;

6.   筹备迎新晚会

7.   时间:1024日;

8.   地点:B8学术报告厅;

9.                         工作进展:① 已经通知各班以及艺术团准备迎新节目,并于近期进行初步工作;

              ② 与宣传部讨论了宣传品的相关事宜;

              ③ 请求主席团和外联部增加工作人员。

10. 问题:正在考虑是否制作门票,关于经费、人手、宣传手段等方面尚需沟通。

 

宣传部

1.   制作了新生开学视频,制作视频的时间短,但是反响良好,然而工作效率有待提高;

2.   制作院运会的海报、外联部的赞助券以及Dorm Show初赛海报;

3.   与秘书部对团学换届大会进行现场布置;

4.   招新工作结束,已开始给干事布置工作,1014日将对新干事进行关于常规工作的培训,101818:00--21:00则进行技术培训;

5.   设计与张贴“秋之声”的海报,其中背景板的设计与制作为部门第二轮招新的任务,主要由新干事负责;

6.   布置“秋之声”比赛的现场,现场指导新干事;

7.   近期正在制作团学成立大会的视频,素材已收集完毕。主席团要求视频提高制作质量;

8.   隧道口展板的制作工作尚待秘书部确定相关事宜。

 

就业服务部

1.   跟进十月全英分享会;

2.   发布招募信息;

3.   尚未进行新干事的培训工作;

4.   校友会成立工作

1)设计校友会邀请函式的问卷并发到问卷星上;

2)统计2005--2011级的校友通讯录,但统计情况并不理想;

3)统计117日与1024日的校友返校名单;

4)统计1024日参加各项活动的师兄师姐的名单;

5)管理广外英教校友会公众平台,发布四个推送

   ①内容:校庆以及英教校友会成立的邀请函,征集校庆的祝福语,一篇歌颂广外的文章以及英教校友的祝福视频。

6)通过外援制作了英教校友会的视频;

7)申请了B8学术报告厅,但空调尚未申请;

8)收集优秀校友个人信息;

9)拟写广外英教校友会的成立公告;

10)跟进校友会当天师兄分享会的相关事宜。

 

新闻部

1.   团学军训慰问的推送

问题:由于尚未进行部门的招新工作,而且并未联系团学帮忙派人进行拍  照与写稿,导致资料收集太迟,影响了推送的质量;

经验:推送内容要注意措辞,加强与团学其他部门的合作。

2.   对新生典礼、团学换届大会、秋之声歌唱比赛进行拍照、撰稿和推送的工作;

3.   完成了对新干事的第一轮培训

1)内容:进行现场拍摄工作时的礼仪,拍照技术,介绍如何编辑推送等;

2)后续:将进行微信公众平台推送以及如何正确写稿的培训,与艺术学院一同开展关于如何使用单反的培训。

4.   近期工作计划:11月开始每月一次做团学活动的预告。

 

体育部

1.   院队训练的预算表已通过审批,计划购买相关器材;

2.   院队招新的报名表已统计,本周将开始正式训练;

3.   召开两次部门例会,把院运会工作分配给干事,并对其进行工作指导;

4.   院运会场地变更为假草场,已经确认各班收到通知,但是院运会的策划以及场地布置尚需修改。

 

秘书部

1.   进行常规工作;

2.   协助“秋之声”比赛的开展;

3.   整理校庆期间的展示素材;

4.   对新干事进行第一次工作培训。

 

组织部

1.   进行团关系转接的工作;

2.   本月需要完成团勤统计;

3.   团日活动

1)时间:10月至11月中旬;

2)工作进展:相关通知已发至各班班邮,要求各班团支书开始组织活动;

3)要求:① 鼓励各团支部写稿件,然后把团日活动的稿件放在新闻部,再发送至校团委组织部;

           ② 团日活动的评优工作尚待改进。

4.   下周开始英教学院的升旗仪式,相关工作主要由干事负责;

5.   召开部门例会,介绍部门常规工作,交代升旗仪式等相关事宜;

6.   进行新生调研问卷的工作,1014日将在例会上讨论报告内容。

 

二、其他注意事项

1.   10月份负责报销的干事为张子峰,联系电话为13694253610

2.   2015届学生的综合测评方案尚未更新,暂定采用旧方案;

3.   今年团学培训的活动策划有待完善;

4.   统计今年英教校友会返校校友仅38人,迎新晚会的场地暂时定为B8学术报告厅,由于届时出席人数不够坐满B8学术报告厅的一半,因此考虑向艺术学院租用小剧场作为迎新晚会的场地。当天活动繁多,要求:

1)各部门相互协作;

21013日完成成立公告;

3)请秘书部尽快收集宣传栏的素材;

4)将对1024日当天一系列的活动完成一份方案,为各部门分配相关工作;

5)制作校友签名板。

5.   主席团强调事项

1)各部门尽快收集各部门干事的团服尺码,于1013日断网前提交到叶芷君的邮箱;

2)各部门鼓励干事养成看周表以及总结的习惯,了解整个团学的工作;

     要求学术部,实践部,体育部,文娱部加强对下属组织的管理,尤其是文娱部下的司仪队;

3)表扬学术部近期在同时举办多个活动的压力下,撰写的申报资料内容详细表现出色;

4)各部门加强对各干事的礼仪培训;

5)平时做好总结,部长们给新干事做好榜样与表率;

6)开部门例会时,要偶尔提问干事关于团学工作手册的内容;

7)活动总结要写得详细且深刻,活动后一周内要上交到英教团学的邮箱;

8)活动前写好策划以后要上交给主席团。

6.   确定各部门的主席团负责人

1)钟婉莹:生活部、组织部、体育部;

2)叶芷君:实践部、外联部、学术部;

3)陈嘉泳:秘书部、就服部、新闻部;

4)赖钰盈:宣传部、文娱部。

7.   主席团建议组织部认真对待迎新晚会的调研工作,向调研数据可视化的方向努力;

8.   秘书部建议

1)各部长要清楚发票后方可报销全额,收据只能报销90%。发票与收据的内容要写清楚物品名称,发票抬头要标明为广东外语外贸大学,背面写清楚部门联系人的姓名、联系方式以及活动名称;

2)活动主办方提供活动介绍资料;

3)主办方及时整理,发送物资要求;

4)活动发言稿是否保留的问题尚待讨论。

9.   新闻部建议

1)各部门主动提供稿件以及提早上交收集的资料;

2)各部门应及时联系新闻部安排人员和准备器材以宣传某项活动;

3)主席团要求及时查看数字广外上的通知,及时推送其中利于我院学生的通知;

4)一天只能做一条推送;

5)请求各部门帮忙转发推送。

10.  宣传部提出

1请各部门至少提前一个星期说明海报的制作要求,至少提前两个要求说明视频的制作要求,并且要尽快提交相关素材;

2由于隧道不能张贴海报,所以活动的宣传方式有限,将会关注其他学院不同的宣传方式,适当地学习。

11. 生活部建议:1012日,Dorm Show大赛已开始接受报名,请求各部长帮忙宣传。

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