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广外大英教团学

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英教团学第一、二周总结  

2015-09-17 14:58:34|  分类: 2015年下半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第一、二周总结

 

主席团

一、迎新接待工作

为保证2015年英语教育学院迎新工作顺利进行,英语教育学院团委学生会于今年7月完成迎新总策划。今年的迎新系列工作仍由主席团牵头,各部门配合、共同协作完成。在大家齐心协力和辛勤付出下,迎新工作得意有条不紊地进行。往年迎新工作包括两个阶段:筹备阶段和迎新阶段。今年迎新工作新增第三个阶段,即收尾阶段——对迎新志愿者和新生都进行民意调查,丰富调研对象,以便总结经验,更好地改进下一年迎新招募工作。

1. 迎新各组系列

(1)秘书组:秘书组负责打印并张贴资料、物资预算、团学“一对多”等工作。其中,领取各种物资并进行装袋时候,遇到了人手不够的问题。但因当时学校通知领取物资的时间较晚,秘书组成员几乎都在上课,一时之间无法召集人员搬运物资,最后主席团请了一些团学其他成员甚至是非团学的同学帮忙搬运物资。建议下一年在进行物资搬运的时候,一定要与学校的老师沟通好,争取把领取物资的时间放宽裕一些,让负责人有时间召集秘书组搬运物资;

(2)宿舍检查组:对新生的宿舍进行了两次检查,细心谨慎,并与宿管沟通,在新生入住前解决了新生宿舍的问题;但由于某些宿舍忘记张贴温馨提示,一些新生被误导购买了大学四六级英语书,下一年需注重检查温馨提示是否张贴到位;

(3)新闻组:从假期开始就在团学的微信公众平台以“团学部门”与“广外生活tips”为主题进行推送,为新生提供资讯,反响不错;

(4)宣传组:在老生开学几天内便完成了团学宣传单、指示牌、横幅的制作及悬挂。尤其悬挂指示牌的时间较其他学院早些,占据了良好的视觉位置,同时指示牌悬挂选址更覆盖了广外内环各个路口,为新生步行或家长驾驶都提供了便利。尽管报到处的横幅在当天出现滑落现象,但有宣传组对其及时加固;

(5)场地布置组:协助宣传组悬挂报到处的横幅,并从多种渠道借来了手推车和桌椅进行场地布置,与其他学院错开了接手推车的高峰期,减少了迎新当天的工作量,提高了工作效率。建议下一年要继续注重借手推车的渠道和时间;

(6)引导与搬运组(即迎新志愿者):今年6月开始招募志愿者共30名,紧接着联系志愿者开始分组,根据人数分为五个小组,根据工作时间段实行轮班制,分为上午6:30—10:30和下午10:30-15:00两批,8月中旬通知新生班导有关迎新引导与搬运组的工作事宜,9月10日召开迎新引导与搬运组动员大会,9月13日正式开展迎新引导与搬运组的工作,每个小组的服务范围,以各自根据点为中心辐射开来。对下一年的一些建议:下一年的志愿者负责人不要把自己安排在某个小组内,要负责考察五个根据点,并根据实际情况,及时调动人手;负责人需要提前做好工作时间推进表,加强志愿者的时间观念,暑期内与志愿者保持密切联系,并在开学后尽快通知志愿者预留时间参加动员大会;及时提醒志愿者协助录入志愿时;志愿者的辛勤劳动是需要肯定的,建议负责人在活动结束以后,给志愿者发送感谢信息。

2. 新生慰问扫楼:9月13日21:20,为初来乍到的大一师弟师妹解答疑虑,帮助他们尽快适应大学生活,主席团组织团学全体干部集中北苑六栋楼下,分组对南苑七栋的男生和北苑六栋的女生宿舍进行慰问扫楼。慰问扫楼长达一个小时,各位干部非常热心地为师弟师妹解答疑惑,关心新生饮食住行等问题。

二、团学招新工作

为团学工作不断注入活力,同时也为我院学生提供一个锻炼自我、发展自我的平台,英语教育学院团委学生会秉承严谨、高效、踏实的工作态度,于今年8月完成2015年英语教育学院团委学生会招新策划,其中包括:团学宣讲会、团学宣传扫楼、团学面试和干事培训。为招新工作顺利进行,各部门于暑假期间撰写了招新计划和干事培训计划,并准备好部门的宣讲会。此外,在主席团的统筹安排下,今年的团学宣传方式更是让人眼前一亮。迎新小组宣传组、新闻部、各班班导从暑期到九月中旬致力于团学招新宣传,本次宣传比较多样,分为三种方式:现场宣传、纸质宣传和电子宣传。

1. 现场宣传

招新宣讲会:9月14日19:00,英语教育学院五一团学宣讲会于教学楼F514隆重召开。怀着对新干事的热切期待,团学各部门以积极饱满的态度全身心投入,精心准备了独具一格的宣讲资料。宣讲会主要流程有主持人开场欢迎新生并简要介绍英教团学组织结构、团委书记林老师讲话、英教团学各部门展示。宣讲期间,五一团学全体成员充分发挥自身部门的优势,尽情展示部门风采,营造了轻松有趣的氛围。但由于不可抗力,有部们的宣讲视频出现放映问题,日后的宣讲会应更注重前期再三检查视频与设备。总体而言,宣讲会顺利进行;

2. 纸质宣传

制作团学宣传单:今年7月,主席团收集各个部门关于本部门简明介绍的文案,并与迎新小组宣传组交接。宣传组在暑期制作好团学宣传单,由班导在新生入学前统一装入新生档案袋,从而抓住第一个线下宣传机会。不仅如此,团学宣传单更在宣讲会前放置到新生座位上,帮助新生能在宣讲会上一边阅读宣传单的抽象介绍,一边欣赏各部门风采的具体展示。总的来说,纸质宣传效果不错;

3. 电子宣传

微信推送:今年8月,应主席团加强团学微信公众平台建设的目标,为扩大团学的线上宣传影响力,新闻部帮助各个部门做了别具一格的微信推送。文案内容既严谨准确又不失风趣幽默,十分吸引新生的眼球,受到新生和团学干部的广泛关注度和好评。

三、常规工作

1. 综合测评

我院团学配合学院综合测评的工作,参考并陆续收集包括校四团、各类校级组织、其他学院、本学院团学在内的各个组织的活动及获奖加分信息,做好统计后下发到各班。并对同学们提出的加分疑问进行收集、统计、上交并跟进反馈。正式发布综合测评通知及修正版本方案与加分名单。接下来,班级综合测评小组开始对自评结果进行核实,同时发现问题后与主席团联系;

2. 团学内部建设

暑假期间主席团已拟定全年工作计划,并督促团学各部门完成了上年度部门工作计划。主席团在总结与计划、吸取上一任的经验教训的基础上,思考英教团学的未来发展并获益良多。目前,工作计划中关于深化部长会议改革、加强微信公众平台建设、某些部门职能专业化扩大化等设想已一步一步落实。 

 

秘书部

开学第一、二周秘书部主要工作有常规工作、迎新生工作和准备部门招新。各项工作都有条不紊地进行,但是在迎新生工作有不少需要反思的地方。

迎新生工作包括物资整理、资料打印、新生报道场地布置和扫描录取通知书。由于部长的马虎与粗心,所以秘书组部分工作经过主席团候选人提醒和帮助后才能顺利地按照策划书进行。另外,在打印资料的时候,由于部长没有认真仔细看文档的格式是否恰当,因此导致少部分材料打印效果不佳而需要重新打印。因此,今后打印资料前,需要认真检查文档的排版与格式,特别是Excel文档的排版。

 

组织部

这两周组织部主要负责的工作,在迎新方面主要有参与学院迎新、新生慰问扫楼和团学宣讲会,在部门内部工作方面有做迎新志愿者问卷调查、班风学风评比、换届大会学生代表名单和准备招新面试。

一、迎新工作

    在新生报到当天,我们主要负责扫描新生的录取通知书、核对新生身份。借此机会,我们认识了很多新生的面孔,为日后与他们沟通交流奠定了基础。

另外,在新生报到当天晚上,我们还以团学成员的身份对新生进行慰问。在慰问过程中,我们主要关注新生对于宿舍环境的适应程度、对即将到来的军训的心理准备,还有询问新生是否需要帮助和解答新生的疑问。

    9月14(周一)晚,团学举行了宣讲会,组织部作为团学部门也上台进行了宣讲,宣讲内容主要为部门工作职能和部门文化氛围。希望在接下来的面试中可以招收到合适的人选。

二、部门内部工作

    在迎新工作过程中,组织部作为调研部门还做了分别关于迎新志愿者和新生的问卷调查。目前,我们正在回收两份问卷,并准备撰写两份调查报告。

目前还在进行中的工作还有班风学风评比和整理团学换届大会学生代表名单。由于班风学风评比工作量较大,同时需要各个部门提供帮助,所以时间会比较长,预计在第二周结束前完成。而换届大会学生代表名单也正在整理中,会在19号(周六)前完成工作。

    至于干事招新面试的准备工作已经完成,部门内部已经决定好一面题目和面试官名单并上交给主席团。

    过去两周的工作完成得尚还顺利,工作量相对大的工作都会在这周内完成,而第三、四周的工作主要就是干事招新和参加换届大会。

 

实践部

实践部在第一、二周主要进行了旅博会志愿者的招募、迎新引导与搬运组志愿者的动员大会以及迎新当天负责引导与搬运的工作。而且在第一周联系了英教FLY志协各基地的负责人,通知本学期志愿者招新时间,与他们保持联系。在此主要针对旅博会志愿者的招募以及迎新工作提出几点简单的注意事项。

一、旅博会志愿者的招募

1. 及时查看邮箱中的新邮件,特别是与实践部开展院外志愿者活动相对接的校团委的邮件;

2. 在志愿者工作开展的过程中,紧密联系校团委以及学院同学,既要明确校团委招募志愿者的相关要求以及培训事宜,也要提醒学院同学上交报名表的截止日期以及注意事项等。

二、迎新工作

1. 与志愿者保持紧密联系,特别是迎新工作前的几天,留意志愿者的信息和状态,或有因突发事件不能参加活动的志愿者,要做好备用方案;

2. 牢固时间观念,因为实践部部长的失误,使原来计划的志愿者工作的开始时间推迟了;

3. 针对实际情况,灵活变动迎新引导与搬运组的工作地点。根据当天中行、北苑6栋与10栋之间路口以及一饭与隧道口之间的路口,新生人数较多的情况,向其他点调配人手;

4. 适时休息,迎新工作中有不少是工作一天的志愿者,应该适当延长或提早志愿者中午休息的时间。

 

外联部

    在新生开学之际,我们外联部为了能给新生送去一份开学后的温暖,多次与恒大矿泉水负责人进行沟通和洽谈,最后成功拉得赞助。其中包括220瓶恒大冰泉矿泉水和110份新生大礼包礼品。在此之前,我们还与聚社团合作,最后拉得赞助包括500份团学宣传资料和110份卡套小礼品。近期我们正与广州策马翻译公司进行洽谈,并准备在学院举办本学期第一场讲座。

 

就业服务部

在刚开学的第一、二周中,就业服务部的工作主要有:迎接新生入学的一系列工作;团学宣讲会准备;跟进九月广图全英分享会;与校友会方面的负责人联系并协助和逐步部署校友会成立的相关工作。

这些工作都能比较有序的进行,如作为团学一份子迎接新生、进行慰问扫楼,如九月份广图全英分享会的进度。我们也通过团学的宣讲会让大一新生更好地了解了本部门的性质及工作。除此之外,协助校友会成立这一工作也在逐步地进行着,而由于校友会方面的负责人工作也比较繁忙,有些消息的传达可能会滞后,因此我们会与负责人保持更紧密的联系。另外,对于由主席团候选人帮忙召集的协助校友会成立的同学,我们打算在招完干事后就立刻做好工作转接,这样一方面可以让干事更好地了解本部门的工作情况,另一方面也可以减少被召集的同学的工作负担。

 

宣传部

1. 迎新工作

   迎新工作开学之初主要是两部分:指示牌竖幅横幅的准备和迎新当天的现场布置、撤场。指示牌依照往年的经历,提前制作了补做和备用的指示牌。竖幅重新进行制作。布置当天由于人手不足与安排不当,挂置指示牌耗费时间过长。总结认为下一次应当在挂置之前开个简单的例会进行路线分工和地图解释。竖幅根据去年的提示在对应层数都绑定了,下一年可继续参考。横幅挂置需要绳子、胶带和桌子,具体上也没有出现大问题。总结认为在迎新当天早上宣传组要提前去确认横幅的挂置完好,结束时要及时去收取横幅。

2. 团学宣传招新

   准备宣讲会的宣讲资料和商定宣讲方式,工作基本顺利。

3. 军训慰问扫楼

   工作基本顺利进行,但总结认为需要把握好时间和态度。新生由于经历太多传销而警惕,需要理解。扫楼时也要细心观察,若新生过于疲惫则简化扫楼流程。

4. 讲会现场布置

   团学宣讲会布置分为现场装饰和在黑板上板书主题。在团学成员的帮助下顺利完成了现场的装饰布置和结束时的收场。此次现场布置的不足之处在于装饰物气球不断的爆破,带来宣传效果的下降。总结认为下次可以考虑使用少量气球安排好正确的装饰避免行走时碰触爆破,同时气球的吹气时提前固定好大小,在保证美观的前提下尽可能吹的不要过大。

5. 团学招新面试准备工作

   准备本部门面试名单和面试题目,目前持续准备中,将在时间内上交。具体面试总结会记录在下篇总结中。

6. 辩论队招新海报制作

   应辩论队队长及学术部要求制作辩论队招新海报。制作过程和打印过程都没有出现问题。由于七栋海报张贴需要申请单,据辩论队要求,将七栋的海报直接交给辩论队队长直接宣传。

7. 徐老师微课堂宣传海报制作

   负责制作徐老师的课堂宣传设计,商定为制作一张宣传海报。海报设计持续一周左右,由于近期工作过于繁忙且处于开学阶段适应阶段,海报制作过慢。总结认为工作设计分工要明确且根据个人的学习课表等进行合理安排。

8. 迎新晚会前期准备

   就预算表海报幕布等设想与文娱部协商。

9. 其他

   与体育部、就业服务部协商一些海报视频的设计。

 

学术部

开学以来学术部的主要工作是收集新学委的联系方式,进行正常的考勤活动以及准备部门宣讲、招新事宜,以下是学术部工作中遇到的问题:

1. 学委信息收集不够及时

由于有个别班级一直等到开学之后才进行班委换届,而且换届交接工作没有做好,导致新学委不懂应该怎么做,加上我们部门没有提前在暑假的时候就先和个班学委说明情况,导致开学第一天不能及时考勤。建议以后在学期末的时候就群发信息给个班学委通知做好交接工作以及及早收集新学委信息。

2. 综合测评加分名单出现问题

    暑假公示加分名单的时候,大部分学生都没有去留意,等到开始自评大家才开始关注,这时候要再进行修改已经太晚了也多少有点不公平或,所以建议以后公示之后能够通知各班班长,让班长具体通知每一位同学可以提出修改异议的时间,逾期一律不予修改,这样才能更加公平,也给我们留下足够的考证时间。

3. 宣讲会内容播放出现问题

 这算是一个事故,因为前面那一段是可以播放的而后面那一段是不能播放的,所以最后没办法只能看“无声”的“快速”版本,整体效果是失败的。建议以后无论如何得提前试播,而且要全程播放完毕确认没有问题才可以,不能让同样的状况出现第二次,特别是在我们举办比赛的过程中。

 

    当然,我们去年的工作还是有一些优点给我们现在的工作带来方便的。例如我们去年每一次比赛,每一次签到都有进行电子录入并且进行公示,这样子同学有提出异议的话我们也有资料可以考证。

 

文娱部

文娱部第一、二周的主要工作即准备部门宣讲、干事招新、军训慰问、秋之声歌唱比赛和迎新晚会。

今年的秋之声歌唱比赛由于校文体部对赛制进行了修改,导致文体部公文目前还没有下达,所以我们主要在进行秋之声初赛场地申请、制作时间推进表、撰写策划等工作,等文体部公文一发下来就可以立即进行正式的宣传。

今年的迎新晚会和校友会成立大会一起举办,也被提前到了10月下旬,而且场地安排在b8学术报告厅举行。这使得文娱部的工作时间十分紧迫,所以我们这两周也在积极地与校友会联系,务求组织好这一次的迎新晚会。我们这两周在进行迎新晚会表演嘉宾、迎新晚会预算等筹备工作,等到校友总会的批示确切日期下发,我们就可以进行迎新晚会的正式宣传了。

 

体育部

    我们在开学第一周的周三去申请院运会的场地和器材,但因为每年各学院的院运会大都集中在11月1日前后的周末,所以原定的10月31日被迫提前至10月25日,但由于对上学期团学活动安排表的不熟悉,造成院运会与迎新晚会时间过近。所以,下一年要提醒干事开学第一周周一就要去申请,而且要避免与团学其他活动撞期。时间提前了,所以院运会要加快进度准备。

宣讲会的PPT出了一些差错,所以要下一年要提醒在宣讲会之前查看宣讲资料,保证能顺利并如期播放,另外要拷贝一份在U盘并携带到现场。

院队招新的时间最好不要太过靠前,因为新生由于忙于军训,可能无暇顾及,而且院队也不一定换好了队长,所以最好军训后一起院队招新和院运会报名。之前可以多在群上进行宣传,让师弟师妹了解这件事。

院队招新和院运会要宣传部帮忙做海报,需要提前两星期与宣传部联系,我们负责申请好张贴申请表然后交给宣传部贴海报。

 

生活部

在新学期第一、二周中,生活部主要的工作是暑假返校统计及返校思想情况调查、暑假温馨提示、迎新宿舍检查工作和迎新宣讲会的准备。

在这次的暑假返校统计工作中,各班长及生活委员能较积极的配合生活部的工作,准时上交资料。由于较迟收到暑假温馨提示任务,时间仓促,生活部没能仔细收集资料,所以此次推送内容略显混乱。今后生活部会重视温馨推送,及时收集资料,加以编辑尽早发至新闻部进行推送。

为了迎新宣讲会,生活部准备了PPT和两个视频。虽然视频制作不精,但是能真实向新生们展示生活部的工作、部门氛围和部门风采。

    在接下来的时间,生活部仍会做好自己的本职工作,服务同学。

 

新闻部

开学两周,新闻部的主要工作是迎新。

新闻部在迎新当天主要负责摄影、写稿、编辑微信图文等。在新生报到当天,新闻部进行了全程的跟踪报道,当中包括安排人手同时在志愿者服务点、新生接待处进行拍摄记录,安排人手跟随领导到新生宿舍进行慰问拍摄,晚上也在主席团的组织下进行了团学干部的慰问扫楼。此外,新闻部还根据已有的拍摄材料编辑了微信推送,撰写稿件,发微博。总体上说,迎新当天的新闻工作还是按计划顺利进行了。

在团学招新宣讲会当天,新闻部除了要做好基本的拍摄和写稿工作外,两位部长还上台进行了新闻部的招新宣讲。总的来说,招新宣讲会算是效果不错。但是对比其他部门,新闻部的招新视频比较低级,虽说视频制作不是部门必需技能,但是为了使部门的工作、氛围更好,多学习其他技能,也是有必要的。

除了迎新工作,新闻部同时还要兼顾部门的日常工作,包括平时学院的活动、会议的拍摄和写稿。

由于招新尚未开始,人手不足,同时今年新闻部新增了微信公众平台管理的工作,所以工作繁忙,出现了效率降低的现象,比如迎新当天微信推送的延迟。因此,非常期待,迫切需要招到干事,好好规划好新闻部的工作。 

 

 

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