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英教团学第九周部长会议记录  

2015-05-07 19:53:03|  分类: 2015年上半年会议 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第九周部长会议记录

 

会议时间:2015年5月4日  21:40—22:40

会议地点:北苑六栋七楼自修室

主持人:团委副书记 张舒娴

记录人:秘书部干事 欧芷均

 

一、 各部门期末工作总结与经验总结

主席团

1. 进行了换届的动员工作

问题:虽然竞选主席团和部长的报名人数已达到候选人的人数要求,但是换届的动员工作的过程较为曲折。

经验:吸引干事留任的因素包括部门自身的工作特点和工作量、干事所得的收获、干事对部门和团学的归属感以及部长所树立的形象等。希望各部长能借此次换届事宜总结自身和本部门的优缺点,为日后的工作提供经验参考,使部门的接班人更有意识地对部门进行建设。

2. 近期工作

(1) 将把主席团和部长面试的流程发至各部长的邮箱;

(2) 将通过飞信和团学的群邮发布主席团和部长面试的时间、地点及要求。

 

秘书部

1. 进行常规工作;

2. 干事正在准备英语情景剧大赛的发言稿由于此次是干事第一次准备发言稿,对该项工作不熟悉,部长需要及时跟进进度。

 

宣传部

1. 第八周进行了本学期最后一次技术培训。培训的主要内容是关于AE和ie book的操作;

2. 顺利进行了部门出游;

3. 近期工作

(1) 跟进院刊策划书的制作,预计将于五月底完成院刊的制作;

(2) 与学术部讨论英语语音语调大赛的相关事宜。

 

外联部

1. 已与真彩服饰敲定合作并签订合同,但仍未收到商家的赞助品和赞助金;

2. 近期工作

继续联系商家,积极为英语情景剧大赛和英语语音语调大赛拉赞助。

 

就业服务部

1. 跟进师兄师姐经验交流会,已确定四位出席嘉宾。由于本次交流会的时间较特殊,成功邀请的嘉宾针对性较强,覆盖面不够广,在一定程度上削弱了本次经验交流会的吸引力;

2. 完成了第四次就业统计,统计工作较为顺利;

3. 协助了师兄师姐毕业照的拍摄,拍摄工作较为顺利;

4. 近期工作

(1) 继续跟进2011级毕业生第五次就业摸底调查;

(2) 将开展毕业典礼的前期工作。

 

实践部

1. 积极联系三下乡的学校。但目前只与大湾中学确定了合作关系;

2. 第八周通过班邮发布了有关志愿者评优的通知,并根据相关规定选拔出了5名优秀志愿者。已将优秀志愿者的名单上交至校团委青年志愿者行动指导中心;

3. 近期工作

(1) 将与迟老师商量关于三下乡学校的事宜;

(2) 将通过班邮对5名优秀志愿者进行公示。

 

体育部

1. 整理了英教杯兵乓球赛的参赛和获奖名单,并向迟老师申请加分事宜;

2. 基本完成了趣味运动会的筹备工作;

3. 近期工作

(1) 筹备换届的工作事宜;

(2) 组织部门出游。

 

学术部

1. 处理了英语综合技能大赛决赛的后期工作;

2. 与干事就换届事宜进行了谈话;

3. 着手准备英语语音语调大赛的相关事宜,已与指导老师确定了比赛的难度;

4. 近期工作

(1) 继续跟进英语语音语调大赛的准备工作,确定英语语音语调初赛、复赛及决赛所需的资料;

(2) 将通过班邮、微博、微信公众平台、宣传单及海报对英语语音语调大赛进行宣传;

(3) 将联系艺术团准备英语语音语调决赛的节目。

 

生活部

1. 收集了干事对金勺子大赛的总结;

2. 整理了四月份生活部资料,并已将其发至秘书部邮箱;

3. 较顺利地进行了五一返校统计

问题:某些班级的班长和生活委员无及时上交数据和名单。

经验:将改进统计方式,考虑于截止时间前一个小时安排干事直接到相关宿舍进行询问。

4. 近期工作

(1) 撰写工作交接文档;

(2) 部长撰写对各位干事的留言。

 

新闻部

1. 完成了英语综合技能大赛院决赛的拍摄和报道工作;

2. 完成了院刊的征稿工作与稿件的修改和整理工作,并已将稿件移交给宣传部进行后期制作;

3. 整理了换届的相关文件;

4. 实行了流动部长制度。针对干事撰写总结时过于口语化和情绪化的问题,部长将会在部门例会中强调书面表达的规范性;

5. 近期工作

(1) 继续准备换届的相关工作;

(2) 将安排两名干事负责5月5日下午卢卡斯讲座的拍摄和报道;

(3) 将安排干事负责5月8日与5月9日的主席团和部长面试的拍摄及报道;

(4) 将安排干事负责5月10日趣味运动会的拍摄和报道。

 

组织部

1. 已通过班邮发布了有关团日活动的细节说明;

2. 组织干事与14级、13级各班团支书于5月4日下午前往北校参加五四表彰大会;

3. 完成了英语综合技能大赛的调研报告;

4. 近期工作

为换届事宜撰写经验总结。

 

文娱部(请假)

 

二、 其他注意事项

1. 主席团提醒各部门需及时向迟老师进行必要的工作汇报,以便迟老师了解各部门正在进行的各项项目;

2. 主席团提议举办活动的相关部门应安排干事轮流负责维持活动现场的秩序,对特殊人群(如儿童等)多加留意;

3. 主席团提醒外联部发短信邀请各院主席团和部长参加我院活动时,若某些外院嘉宾未能及时回复,需在活动举办的前一天再次邀请,确定其是否出席;

4. 主席团决定关于2015年迎新生的志愿者招募的所有工作均交由实践部负责;

5. 主席团建议我院的活动可借鉴外院的新颖的宣传方式,如隧道的立体宣传品等;

6. 主席团建议我院活动的调研工作积极响应校学生会关于数据可视化的倡议,努力做到调研结果的数据可视化;

7. 秘书部为第九周周表中出现的错误向文娱部致歉;

8. 秘书部提醒各部门尽快将四月份部门活动资料发至秘书部邮箱。若部门在当月没有部门资料,需告知秘书部部长;

9. 宣传部建议活动主办部门的负责人应先与协办部门的部长联系,取得该部门的工作负责人的联系方式,再开展工作;

10. 组织部提议若活动主办部门工作量过大,可提前告知组织部关于活动调研问卷的设计要点并将问卷的设计工作交由其负 责;

11. 若5月10日下午天气状况欠佳,趣味运动会将会延期。

 

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