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广外大英教团学

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日志

 
 

英教团学第九、十周总结  

2015-05-14 23:38:23|  分类: 2015上半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第九、十周总结

 

主席团

主席团第九、十周的工作主要有召开部长会议、到广东工业大学进行工作交流、进行主席团竞选第一轮面试并公布通过主席团和部长竞选第一轮面试的名单、以及召开主席团会议。

一、 召开部长会议

在部长会议上,主席团对换届的动员工作进行了总结。在本次竞选报名活动的开展中,虽然竞选主席团和部长的报名人数已达到候选人的人数要求,但是换届的动员工作的过程较为曲折。因此,我们认真地思考并总结了经验:吸引干事留任的因素包括部门自身的工作特点和工作量、干事所得的收获、干事对部门和团学的归属感以及部长所树立的形象等。因此,希望各部长能借此次换届事宜总结自身和本部门的优缺点,为日后的工作提供经验参考,使部门的接班人更有意识地对部门进行建设。

二、 广东工业大学的工作交流活动

57日下午,在迟殿凤老师和吴紫莹老师的带领下,英教团学主席团与各部门正部长一同到广东工业大学(以下简称广工)的计算机学院进行了团学工作交流。在交流活动中,广工的团委副书记、学生会主席以及各部门部长给我们介绍了他们的组织架构以及组织活动的各种经验。特别是他们有关新媒体技术的经验,让我们受益匪浅。据广工的学生干部介绍,他们专门成立了一个新媒体中心负责微信公众平台这一新型宣传平台的管理。他们的公众号每天推送36条信息,并分为不同的板块,每日推送“新说社会主义价值观”、“榜样的力量”等不同的主题。借鉴这一系列的经验做法对我们团学的公众平台管理具有重大意义。

三、 主席团会议

511日下午,主席团与团委书记迟殿凤老师一同召开了主席团会议。主席团会议循例由四位主席团成员依次述职。在汇报工作结束后,迟老师重点提出了问题。

迟老师对团学干部在57日的交流活动中的表现表示了满意和赞赏,但她提出,我院团学应学习广工团学工作的有用经验。如在微信公众平台的推广上,我院团学也应像他们一样,成立一个新媒体小组,专门负责公众平台的管理。同时由下学期开始,我院团学公众号也应实行分板块推送,定期推送消息,加大团学公众号的影响。

换届在即,主席团仍然希望各部门以饱满的姿态和认真的态度,做好本职工作,思考自身和团学的发展。主席团也将一如既往为大家提供建议和帮助。

 

秘书部

秘书部第九、十周的主要工作是进行常规工作、团学换届动员工作以及撰写英语情景剧大赛领导发言稿。

在常规工作方面,干事对待工作不够细致的情况屡屡出现,体现在发送邮件时标题出错。虽然在发送邮件前再三检查,但是却遗漏了标题的检查,导致低级错误的出现,所以在工作中全面和细致都是不可缺少的;其次,干事在撰写部门周表时,将英语情景剧大赛写成了英语语音语调大赛,而负责制作周表的干事也没能发现这一错误,所以干事在撰写周表时,注意不要将各种比赛名称混淆了;而在制作周表时,不能只停留于格式和语言表达这些方面,对于周表的内容也应该多加留意。

在团学换届竞选方面,部门内干事积极性不高,但经过部长的耐心答疑以及鼓励后,该情况有了一定的改善。

本次是首次写领导发言稿,并且是由干事负责,由于对该项工作不熟悉,所以部长及时进行了跟进。相信这是一个好的开始,并且对于干事的写作能力也会有一定的提升。

对于红团评比失利,我们也有进行反省。在这一个多学期的秘书部工作当中,秘书部还是存在拖拉、工作细节较为粗糙的问题。此外,由于我们对红团工作的时间安排不当,修改红团资料格式和整理红团文件夹的工作拖到寒假才开始进行。而在假期期间,部门成员之间只能通过网络联系,红团工作的交流表达并不是很清晰。部长对工作的具体要求也不是很清晰,修改也不能很及时。而且时间比较紧,工作开展得较为仓促,因此红团的资料整理工作也存在一些问题。我们会吸取教训并改进。

 

组织部

    组织部在第九、十周继续监督检查各支部“四进四信伴我行,全面启航中国梦”主题团日活动的进行情况。另外,干事完成了英语综合技能大赛调查问卷报告的撰写。值得一提的是,四位干事都参加了部长的第一轮面试,表现较好。

 

实践部

一、 关于红旗团委申报的总结

关于第七周部长会议中提到红旗团委竞选失败一事,主席团作了很好的总结。因为实践部为服务类部门,所以我们部门例会对此进行关于如何改善我们的服务水平的讨论。以下是讨论结果:

1.       实践部现存的问题

(1) 与学院里的学生沟通少,部门对活动的宣传力度不够;

(2) 基地的志愿者人数过少,学院学生参与度低,不清楚实践部的基地活动;

(3) 除了三下乡,本部门鲜有特色活动供学院学生参加。

2.     解决方案

(1) 计划申请英教志愿者协会的公众号(需征得主席团同意),在该平台发布基地活动的志愿者招募消息和基地活动花絮;

(2) 开展新的大型活动

    实践体验活动:在志愿者协会招新前组织有兴趣的同学一起到基地进行志愿者服务,让同学体验后再报名成为我们的志愿者;

    团日特辑活动:团日活动的开展时期,我们与班级合作并提供志愿服务给班级参加。

(3) 对现有活动努力做好宣传,例如服务一条街,提高学院同学的参与度。

二、 三下乡的开展

1.   通过与学校的联系,今年学院的三下乡活动只有大湾中学基地。并且,学院有可能与广东工业大学计算机学院进行合作,部长需要加强与计算机学院的实践部部长联系,以促成合作;

2.     正在进行队长招新的策划,将在520日晚上进行队长招新的面试。

三、 基地活动的开展

1.     顺利地进行了第十周的部队义教活动;

2.   心心之家义工联进行了小范围的招新,招集到5名新志愿者,近期内将安排他们进行服务工作。

 

外联部

上两周的工作主要是为英语情景剧大赛拉赞及分配英语语音语调大赛各项赞助的相应负责人,同时也有在联系教育机构举办讲座事宜。

由于干事对拉赞助工作的积极性下降,因此我们暂时还没有为英语情景剧大赛拉到奖品,但是接下来我们会抓紧时间,努力拉取赞助。由于接下来的英语语音语调大赛是校级比赛,规模较大,所以我们提前着手为英语语音语调大赛拉取赞助,现已分配各项赞助的相应负责人,部分干事已开始联系商家,希望能拉到更多更好的奖品,吸引更多人来观看比赛。

 

就业服务部

学期就业服务部的工作已经接近尾声。近期完成的主要工作有:

一、 举办师兄师姐话你知经验交流会

此次经验交流会全程由干事负责,两个部长负责监督工作和提出建议,工作效果不错,充分体现了干事们出色的办事能力,我们对此感到十分自豪与欣慰。在经验交流会上,同学们对嘉宾的分享都抱有很大的兴趣,因此整个交流会气氛比较活跃,同时得到的反馈都是比较正面。不足的是,由于主持人不熟悉活动流程,导致迟殿凤老师没能够在交流会开始的时候发言。因此,我们安排干事给迟老师发了一封道歉信。

二、 准备参与于六月中旬举办的毕业典礼

我们已经在进行相关的工作,例如招聘志愿者,申请加分等等。毕业典礼也是我们部门工作的重要工作之一,所以我们要求干事认真对待,并争取顺利地完成工作。

三、 组织干事参加换届面试

在面试过程中,干事表现良好,体现了就服人应有的姿态与风度。

 

宣传部

宣传部这两周的工作主要是策划和制作publisher版本的院刊、制作并打印英语语音语调大赛初赛的海报和宣传单、张贴英语语音语调大赛初赛的海报。

一、 院刊publisher版本的制作

这次院刊publisher版本的工作是由宣传部三位干事为总负责人,三位部长为跟进人,宣传部全体干事共同完成。院刊的前期准备工作是撰写策划,负责写专题的干事安排工作。由于负责人第一次接触此类工作,所以遇到不少问题。首先是由于时间紧凑,导致工作难以安排;其次是时间安排的不确定性,比如每个小组制作publisher版本的时长,整合时长等问题,只能靠询问部长意见再凭感觉进行安排。最后,负责人在此过程中最大的收获是需要与成员有效地沟通,及时地通知并跟进成员的工作,才能保证工作的有序进行。此次也是干事们第一次使用publisher软件。

总之,院刊正有序地制作,但由于近期宣传部部门工作较多,故出版日期要延后。

二、 英语语音语调大赛海报和宣传单的制作

1.   海报负责人吸取以往教训,打破了之前的制作风格来制作这次的海报。总体而言,我们在制作过程中没有遇到太大的困难,以下便是此次海报制作问题的优缺点:

(1) 优点:海报的制作风格有了很大的转变。略为夸张的画风、鲜艳的颜色似乎更受大家喜欢,并且很容易吸引人的眼球;海报张贴的位置也非常显眼,达到了预期的宣传效果,能更好地实现为同学服务的理念;

(2) 缺点:完成打印的海报仍然存在色差问题,虽不明显,但还是比jpg文件颜色更亮。由于本次海报制作效果和截图效果很相似,所以下次可以尝试用QQ截图的方式来猜想打印出来的效果。

2.   由于之前比较少接触宣传单的制作,故安排制作宣传单的干事对此了解甚少,遇到的问题比较多。最后,该干事收集其他干事的经验及意见才把问题解决。以下是存在的几点问题和经验:

问题:(1)在选取素材方面,由于干事没有考虑到宣传单是黑白色的,所以选取的背景不够简单大方;

2)在文字排版方面,干事对宣传单中需要强调的字眼也不能很好地把握;

3)在 PS文件的保存方面,干事在把文件保存为pdf格式时没有把各个图层合并,导致字体数据等丢失。

经验:这些都是宣传单制作中比较基础的操作,可见干事们的基本功还有待加强,部长下次交代工作时也可先告知清楚。

三、 对于部长会议上主席团汇报的感想

部长会议上,主席团汇报总结了本学年红团视频落选的原因,最根本的可能还是我们在服务同学这一块做得不够。团学工作的根本出发点就是要服务同学,为同学们的生活提供便利,并通过各类的活动来促进同学的全面发展,同时打造良好的学院形象。宣传部作为学院的“喉舌”也一直秉承着为同学服务的理念,为各类活动进行宣传,让同学们了解到该项活动并吸引其参与。相较之其他部门,宣传部应该是与学院同学直接接触最少的部门之一,但间接接触却很频繁,如海报、活动现场的布置,这些作品都会被同学们欣赏关注到。尽管如此,反观宣传部这一年来的工作,在贯彻服务同学这一理念上做的还是不足,主要表现在设计制作宣传品时很多时候并没有从受众者的角度来进行考虑,而只是凭借部门内部一贯以来的工作经验或与主办部门的沟通联系来开展工作,对宣传效果方面考虑得也不够周到,导致最后也达不到预期的宣传目的。希望下一届可以在这方面有所改进。

 

学术部

学术部第九、十周的主要工作是准备英语语音语调比赛,由于有去年良好的基础,再加上策划书已经让干事在寒假拟写,所以一切基本按照计划较为顺利地进行着。当然,其中也遇到一些小差错,它提醒我们需要不断改进和革新。以下是具体的总结。

一、 没有弄清楚加分事项

由于部长的粗心,没有及时查看新制定好的相关规定,导致在通知英教同学的班邮写道:“参加初赛的同学可加学业分0.5分”。实际上,加分规定在本科学生手册中有严格的要求。主席团去年制定的《英语教育学院本科生综合素质测评方案(20149月)(初稿)》和本科学生手册,这些都是可以作为加分依据的文件。所以部长应该以此为戒,在处理加分事项中避免再犯错误。

二、 考虑改良比赛的报名形式和与选手通讯的方式

由于英语语音语调大赛面向全校,因此让外院更加方便,更加快捷地接受讯息同时也方便学术部开展工作成为一个关键的问题。由于越来越多同学使用微信公众平台,今年我们会将微信公众平台作为主要的讯息公布点。至于像报名表这样的文件,我们会将其上传至微盘,以方便大家下载。考虑到部分通讯同学没有开通微博,我们也把报名表放在博客供大家复制粘贴。在联系选手这方面,我们仍沿用飞信的联系方式,因为这是联系选手最直接、最方便的通讯工具。由于了解到相当部分的大一同学没有使用飞信的习惯,我们也在报名表下方信息作出说明,希望参赛者尽量使用飞信。我们会根据这次通讯的情况,了解更适合作为联系外院参赛者的方式。另外,我们也会根据这次情况,考虑以后的比赛是否可以借鉴外院比赛采用的QQ交流群,提供咨询者电话等方式。

三、 对初赛和复赛邀请的评委事后发感谢短信

为了表达对评委的尊敬和感谢,同时也为了树立学术部的良好形象,方便长期与评委建立良好的联系关系,学术部会在初赛和复赛后对到场的评委发感谢短信。

四、 干事在第九周忘记替辩论队申请课室,导致辩论队训练暂停一周

虽然部长已经安排干事申请辩论队课室的顺序,但是由于轮流申请的时间间隔过长,部分干事容易忘记自己负责课室申请的时间。针对这一情况,我们已做出改进——让该周申请课室的干事在申请课室后,通知负责下周申请的干事,以防止再次出现类似的情况。

五、 反思服务意识是否到位的问题

主席在第七周部长会议中谈到部门要反思服务意识是否到位的问题,这也是学术部需要注意的地方。学术部为了提高学院的学术氛围,在满足同学们学习上的需求的方向上不断努力。所以,我们以后会增设调研活动,了解到办赛的不足和同学们有哪些学习上的需求,加强与学委的联系,做好为同学们服务的工作。

 

文娱部

文娱部在第九、十周的主要工作包括:完成英语情景剧大赛的初赛,最终参赛班级有6个, 其中1301班放弃报名,1304班因认为准备不充分而弃赛。我们在比赛当天得知,英语情景剧大赛是面向大一至大三年级的同学,而我们最初的比赛邀请只发给了大一和大二年级。这是文娱部一个挺大的失误,而且我们也在初赛现场得知部分大三班级也是有意愿参加,我们对这一点表示可惜和抱歉。因为这样不仅降低了活动的参与度,同时还失去了一个很可能提高节目质量的机会。

因为参与班级数量有限,所以初赛最终只淘汰了一个班级,而由于节目质量问题,我们仍在考虑进入决赛班级的数量是4个还是5个。另外,我们还新设定一个复审环节,审核2个需要较大改变或者较大完善的参赛节目,具体结果第十一周周三审核后才能决定。

另外,如今越来越难成功申请D栋的教室,这也导致我们的复审只能在宿舍架空处举行,D栋的申请增加了与涂颖老师签合同保证申请各项事宜的环节,而由于申请过程中审批人员的态度也较差,让申请的干事很为难,本次我们决定放弃对D栋教室的申请,不过这不是长久之计,所以我们需要反思这次的问题,并计划下次的恰当做法。

 

体育部

体育部在第九、十周举行了英教“1011足”趣味运动会。本次趣味运动会本是强制要求大一至大三每班至少选派10人参加,以选出优秀的“1011足”队伍参加校级的“1011足”比赛。然而因为活动举办时间为周日,且恰逢母亲节,故导致实际报名班级为8个,而最终参与比赛的只有5个班级,使活动不能达到英教学子在运动中增进感情、培养运动热情的目的。在趣味运动会具体举办过程中,因运动员对“1011活动不熟悉,在比赛前才开始训练,因而不能直接比赛,影响比赛进程。比赛第二个项目为托气球走,但现场风太大难以实施,才临时改为夹气球跑的方案。最后所有比赛项目结束后,多数运动员提前离场,未能及时领取奖品。另外,本次运动会项目可能过于乏味,导致同学的参与度不高,所以体育部有必要引进更加有趣的活动项目吸引同学们,或者考虑是否可以取消趣味运动会的举办。

 

生活部

    生活部本学期的工作大体上告一段落,在第九、第十周中,我们主要的工作就是编辑温馨提示,继续将生活中的知识分享给同学们。

在这两周中,生活部的干事也在认真准备换届相关事宜。部长与副部长传授面试应该注意的问题,干事们认真翻看团学工作指导手册,为换届笔试与面试做好准备。

在接下来的时间,生活部仍会做好自己的本职工作,服务同学。

除了内部工作之外,近期生活部各成员在部门例会上也讨论了关于英教团学未能进入“红旗团委”第二轮评比的原因。对于主席团所说的服务不到位这点原因,我们存有一点疑惑,因为这些活动都是针对学院特色来举办的,在某种程度上还是考虑到了同学们的需求。

因此,团学若是要发展得更好,就应当把各个特色活动都做“精”,考虑如何在人数少的学院举办活动时提高质量与数量,同时也做到创新,因为有创新才有吸引力。

生活部在以后的工作中会注意这两点,努力将“宿舍风采大赛”、“交换空间”、“金勺子大赛”、“女生节”、“男生节”等活动策划得更好,更具吸引力,同时也会根据以往举办活动过程中的经验教训来实现改革与创新。

 

新闻部

新闻部在第九、十周的工作主要是:对英语戏剧大赛进行微博宣传和对以下活动进行报道和拍摄——卢卡斯教授的讲座、我院团学与广东工业大学计算机学院团委学生会的工作交流学习会议、团学主席团与部长第一轮面试、英语戏剧大赛初赛、英教趣味运动会。

目前由于院网仍处于改版阶段,所以我们暂时无法在院网进行栏目管理和发表文章,学院的新闻报道暂时通过微信公众平台发布。院网改版结束后,我们将把文章发表至院网。流动部长总结中称,上周虽然工作较多,但干事们分工比较合理,各自都有工作,完成质量较高。部门在接近换届这段时间里工作更应不能懈怠。

在第十周的聚餐和例会中,参与面试的干事对上周末的主席团、部长面试发表了各自的想法。干事们在面试中总体表现比较淡定,例会中部长也对此次面试的情况进行了一定的评价,指出干事表现的优点和不足,同时与干事分享一些面试技巧。流动部长上周总结中提及“一个合格的部长不只是管理好干事的工作,同时还应多关心干事的生活,处理好与干事的关系,做到工作中是上级,工作外是朋友。”即部长的职责不应只限制于工作上,与干事处理好关系也是一门学问。

 

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