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广外大英教团学

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英教团学第七周部长会议记录  

2015-04-27 22:10:58|  分类: 2015年上半年会议 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第七周部长会议记录

 

会议时间2015422  21402225

会议地点:教学楼A201

主持人:团委副书记 张舒娴

记录人:秘书部干事 陈嘉泳

 

一、 各部门期末工作总结与经验总结

主席团

1.   我院团学没能进入红旗团委评比下一环节的原因是服务不到位,已与迟老师反映该问题,各部门也要进行反思,注重工作中的服务环节。

团学各部门可分为:

活动类部门:文娱部、学术部、体育部;

服务类部门:生活部、就业服务部、组织部、实践部;

协助类部门:秘书部、外联部、宣传部、新闻部。

(1) 活动类部门需考虑文娱类活动是否有吸引力,是否有可看性,学术性活动的赛制是否合理,是否方便同学,是否发挥了作为第二课堂的作用,体育活动是否让运动员进行了充分的培训,赛制是否合理,以及考虑运动员的安全问题;

(2) 服务类部门的服务工作要做到全面、到位,资讯发布要及时,并且多聆听同学意见;

(3) 协助类部门要做到高效及时,从细节上提升工作,改进工作方式。

2.   已发布换届通知和主席团心得,之后会通过飞信和微信给部长传达注意事项;

3.   近期工作

继续筹备换届工作。

 

组织部

1.   干事作为评审参与了校级优秀十大团日活动评选;

2.   团日活动于417-65日举行,鉴于65日正处于换届阶段,具体工作安排将与干事协调;

3.   五四表彰大会

(1) 通知出席人员;

(2) 替出席的同学请公假。

4.   近期工作

(1) 收今年一至六月份的团费;

(2) 进行部门出游。

 

实践部

1.   已与“心心之家”公益组织达成合作协议,新基地包括“心心之家”军人义教(学员为在岗军人,每周派两名志愿者进行义教)和“心心之家”义工联(不定期举行志愿活动),新基地已投入运作并且取代上学期的番禺义教和番禺义工联基地;

2.   负责了展示计划和青网计划,发班邮动员同学参加,并上交相应文件;

3.   将于4231430-1730举行“雷锋月”服务一条街活动,主题是生活小窍门和手工制作展示,活动后将会认真进行总结;

4.   志协评优活动由副部负责,三下乡学校的联系由正部负责。

 

外联部

1.   为英语综合技能大赛拉取了化妆造型赞助;

2.   通过为启德转发微信和张贴海报,争取了300元赞助;

3.   与真彩达成协议,下一年的团服仍由其制作,而真彩将会提供200元和30个笔记本,可作为活动礼品;

4.   不足之处

干事开学初比较懈怠,但近期出现好转,工作比较积极;

5.   近期工作

(1) 为英语情景剧大赛拉取赞助;

(2) 准备换届事宜。

 

文娱部

1.   英语情景剧大赛的准备工作

(1) 大一、大二的绝大部分班级已提交报名表;

(2) 联系各个部门。

问题:干事在发群邮时将文本都放于附件中,而且没有附带报名表,已经对干事进行了批评并且发出了新的公告。

2.   准备换届事宜。

 

就业服务部

1.   完成了第三次就业摸底调查;

2.   跟进了广州图书馆全英分享会;

3.   发布了美国大使馆的实习通知,其中实习的地址有误,已与熊涛老师反映情况并等待其回复;

4.   师兄师姐经验交流会的前期工作

(1) 设计了反馈问卷;

(2) 邀请了嘉宾。

问题:原定的4位嘉宾只有一位可以于58日晚出席,鉴于经验交流会在时间上与主席团的面试有冲突以及嘉宾的时间问题,将考虑修改经验交流会的时间。

5.   近期工作

(1) 进行第四次就业摸底调查;

(2) 将毕业典礼的前期工作提前。

 

新闻部

1.   进行了英语综合技能大赛的拍摄和报道,已将其发布至微信公众平台;

2.   进行院刊征稿工作

(1) 已邀请了07的凌熳师姐为我们的《广外学子故事》栏目撰写稿件,其文章《一段广外路,一生英教情》已发至院网;

(2) 目前院刊的征稿量接近于上一年的投稿量,希望各部长鼓励干事投稿;

(3) 院刊中五个专题的征稿情况总体乐观,但“实习园地”专题除了邀请的大四师姐外,仍未有同学投稿,将打算向就业服务部和其他师兄师姐寻求就业信息,将于423日晚截稿,并且在周末整理稿件后交与宣传部;

(4) 已向熊涛老师邀稿,将继续跟进具体情况。

3.   对于院网的文章无法发表,图片无法上传,后台管理无法进入的问题已经反映至迟老师和教育技术中心,教育技术中心希望学院派出代表与他们协商或者他们直接与我院院长联系,此外,目前报道和领导老师的工作周表都暂时无法发表至院网;

4.   近期工作

(1) 跟进院刊工作;

(2) 动员干事报名参加团学换届竞选。

 

体育部

1.   举办了羽毛球赛;

问题:(1)出现运动员迟到或者缺席的情况,导致当天赛程需要作出改动;

2)裁判培训不到位。

经验:(1)在比赛前一天发班邮通知体委,确认运动员的出席情况,以便及时更改赛程表;

2)裁判培训要与实践相结合。

2.   筹备兵乓球赛;

3.   组织院队参加广外杯;

4.   近期工作

筹备趣味运动会

 

宣传部

1.   英语综合技能大赛由干事负责,部长进行指导;

问题:1干事不了解工作细节,导致工作没能顺利开展,海报和现场布置的效果不尽人意;

2)由于比赛提前,时间紧促,并且想要一切从简,所以没有制作视频。

2.   语综合技能大赛的现场布置较为简单

(1) 由于当天下雨,导致门口没有太多装饰;

(2) 舞台布置较为简洁。

问题:有同学反映现场布置过于简洁,美观度不够;

经验:在以后的工作中平衡好文娱活动以及学术活动的现场布置。

3.   近期工作

(1) 准备院刊的制作;

(2) 进行部门培训,内容主要是AE,进行培训后,视频制作将交与干事负责;

(3) 动员干事报名参加团学换届竞选。

 

学术部

1.   由于学院的英语综合技能大赛决赛在时间上与校级复赛有冲突,所以院级决赛提前至420日,导致准备工作的提前和学生活动中心申请时间的提前;

2.   将进行英语综合技能大赛的收尾工作

(1) 完成加分申请工作;

(2) 上交评委名单给熊涛老师;

(3) 对比赛进行总结。

 

秘书部

1.   进行常规工作;

问题:干事工作比较散漫,效率不高;

经验:鉴于干事经过一个学期的锻炼,对常规工作已经较为熟悉,将在部门会议中提出让干事尽早完成工作。

2.   英语综合技能大赛由干事进行负责,由于部长忙于专四考试,所以跟进工作没有太紧密,虽然决赛提前,但工作总体顺利。

问题:1由于时间预计有误,写奖状过于匆忙,导致奖状书写错误,需要赛后补发;

2)活动结束当天忘发感谢信。

经验:1在活动举行前询问主办部门提供奖状书写时间的长短,掌握好时间,并且有秩序地安排干事书写奖状;

2)准备奖状备份。

 

生活部

1.   金勺子大赛

(1) 初赛进行顺利;

问题:①选手不了解加分问题;

打印出的海报效果不如电子版。

经验:①在活动宣传时说清楚加分情况;

②下一次打印海报时与文印室老师反映问题。

(2) 由于比赛时间与形势与政治课有冲突,负责人需要为干事请假;

(3) 本次比赛由干事负责,干事普遍表现良好。

2.   发放门诊部宣传资料,供同学们进行传阅;

3.   近期工作

(1) 整理金勺子大赛的资料并进行总结;

(2) 协助其他部门的工作;

(3) 考虑是否发放温馨提示。

 

二、 其他注意事项

1.   鉴于英语综合技能大赛调研工作完成得不错,主席团对组织部和学术部提出表扬;

2.   学术部对英语综合技能大赛的顺利进行向各部门致谢;

3.   主席团强调学生会做活动的目的是服务学生,而不能流于形式,因此主席团希望大家反思自己的工作,完善部门职责;

4.   活动前期工作

(1) 邀请评委和嘉宾

  活动前秘书部需要写领导发言稿,并通过主办部门的审核后方可发给领导;

  徐书记提出在邀请嘉宾前需确定颁奖的嘉宾并告知其相关事宜;

  徐书记提议活动前发活动流程表给领导和评委,告知其活动的流程、目的、评委、选手名单等信息,而不需要部门内部的具体工作内容,流程表尽量做到简洁规范;

  主席团建议主办部门整理好活动流程表后,由秘书部进行发送,主办部门也可与秘书部进行协商,分配工作。

(2) 海报制作

主席团提出若海报打印出现色差问题,需及时向文印室反映,以便进行修改,如果解决不了再考虑其他办法;

(3) 现场布置

主席团提醒宣传部对于海报的张贴,要进行充分考虑,做好紧急预案,多聆听同学意见,对于学术性的活动的现场布置,思维不能过于局限,可与学术部进行协商,采用多种布置形式;

(4) 调研问卷

主席团提出调研问卷需双面打印,以节约资源,并且对于派放在活动现场椅子上的资料,为了更加整洁美观,需要进行装订。

5.   活动后期工作

(1) 主席团提出活动的收尾工作除了统计出调研结果外,还有发感谢信,在活动结束后,主办部门需通过班邮给各班同学发感谢信,外联部给外院嘉宾发感谢信,秘书部给领导老师发感谢信;

(2) 活动后需及时将评委名单发给熊涛老师。

6.   老师反映在英语综合技能大赛中大二同学迟到现象明显,所以为了让同学们按时到场和维持现场秩序,席团提出以下措施:

(1) 对于学术活动,同学需在开场前10分钟进行签到,否则视为迟到;

(2) 对于文娱活动,给提前到场的同学发放小礼物。

7.   主席团提出不应该用加分来吸引同学参加活动,因为如果加分太容易,会让同学养成活动不加分便不参加的习惯,同时也会使扣分失去威慑力,而且策划的活动都是为了同学们的成长,所以希望同学们不要只冲着加分才参加活动;

8.   团学换届阶段

(1) 主席团提醒部长加紧动员部门内部干事报名参与换届竞选;

(2) 主席团提醒主席团的面试时间为58日晚上,部长的面试时间为59日晚上,面试内容包括笔试和面试,部长和参与面试的干事都需穿着正装;

(3) 主席团提出虽然换届大会提前至618日,但是为避免五、六月换届期间资料不齐全,原部长需负责至六月底;

(4) 即便是处于换届阶段,各部门在工作方面也不能松懈,主席团也会密切留意各部门动向,并在部长会议上公布加扣分情况;

(5) 主席团呼吁各部长撰写换届笔记,以便传给下一任。

9.   主席团提醒夏天在学活举办活动时需要开空调;

10. 趣味运动会的时间定为59日上午;

11. 秘书部提醒各部门需在51日前上交三、四月的部门工作资料包括班邮,并且注意格式和上交期限;

12. 各部门部长需在426日前将议题讨论的想法发给主席。

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