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英教团学第十四周部长会议记录  

2015-12-10 19:07:32|  分类: 2015年下半年会议 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十四周部长会议记录

 

会议时间2015127  21:402140

会议地点:教学楼A201

主持人:主席团

记录人:秘书部干事 张睿 黄玉华

 

一、各部门近期工作总结与经验总结

实践部

1.  近两周工作

(1)  1126日开展废品回收活动;

(2)  1129日协助校学生会志愿者协会发布推文;

(3)  123日举办英教志愿者协会交流大会;

(4)  124日创办英教团学实践部微信公众号。

2.  对部门干事的评价:工作态度认真,具有创新意识,能够很好地调节部门气氛;

3.  对下学期部门工作的展望:更全面地为英教团学和学院服务,开展具有实践部特色的活动。

 

外联部

1.  近两周工作

(1)  举办了文都考研的讲座,感谢各部门各位部长以及干事的积极合作;

(2)  Micro-Teaching师王争霸赛决赛拉赞助

  确定最大的赞助商为学而思,未出席培训会的选手不能获得奖品;赞助商方面不满意出席培训会的人数少以及关于奖品推送的时间太晚;

  策马赞助口译课程,需要提供选手的一些资料,但至今尚未有回复;

  皇茶赞助优惠券。

2.  对下学期部门工作的展望:干事们尽快熟悉拉赞助的相关工作。

 

学术部

1.  近两周工作

(1)  筹备Micro-Teaching师王争霸赛决赛

  问题

A.  由于是第一次申请图书馆报告厅,不熟悉场地申请的相关流程,出现时间段被其他活动占据的问题;

B.  选手未出席培训会,比赛成绩将扣分,选手颇有微词。

  经验

A.  先挑选好几个时间段,将申请表打印出来后交由学院盖章,再去图书馆报告厅确定时间段,可以现场解决场地申请的相关问题;

B.  事前应该先和选手商量,征求选手们的意见。

(2)  落实Micro-Teaching师王争霸赛决赛的后期工作,包括发放奖品以及公布比赛获奖名单等;

(3)  审核加分名单。

2. 对下学期部门工作的展望:下学期的两个活动将由干事们全程负责。

 

生活部

1.  123日下午举办第十二届交换空间活动

(1)  由于天气状况不好,活动过程较为艰辛;

(2)  感谢实践部的帮助,表扬实践部干事黄庆馨的积极参与;

(3)  学院队伍荣获三等奖。

2.  总结本学期工作:本学期生活部负责的活动主要为Dorm Show、男生节以及交换空间活动,干部和干事们都能够积极参与,共同进步。

 

组织部

1.  近两周工作

(1)  补办团员证;

(2)  完成Micro-Teaching师王争霸赛的调研工作

  不足:与学术部沟通较少,近期才确定调研问卷的内容;

  近期开展扫楼、派发调查问卷工作,调研对象主要针对大三学生。

(3)  收取团费,为了防止各团支书工作懒散,特此将12月的工作提前在11月完成。

2.  总结本学期工作:调研工作方面新增数据可视化,干事们工作态度积极,表现良好。

 

宣传部

1.  近两周工作:布置Micro-Teaching师王争霸赛决赛现场

(1)  问题:

  中期突然增加了背景板的字,没有进行修改,最后现场布置时发现字体太小;

  临时借不到梯子,耽误了现场布置的时间;

  没有布置好易拉宝海报以及美工品等物品现场摆放的位置。

2.  总结本学期工作

(1)  完成部门常规工作:协助学院活动的宣传工作,制作海报、邀请函以及宣传单等,目前已经主要由干事负责部门常规工作;

(2)  协助筹办校庆相关活动:主要有迎新晚会、英教校友会成立大会、《最美的时候遇见你》电影首映会等,期间尝试了新的工作,比如制作门票以及抽票现场布置等,过程中虽然有失误出现,但是不断吸取经验教训,一直在进步。

3.  对部门干事的评价

(1)  由于本学期各种活动安排较紧急,许多工作仍然由干部们负责,新干事们缺少锻炼的机会;

(2)  干事们在完成工作时比较积极主动,自主性强,部门氛围融洽;

(3)  干事们仍未参加视频制作的培训,期待下学期干事们能够增强海报设计能力、现场布置能力以及美工品设计的能力等。

4.  对下学期部门工作的展望:充分利用已有场地以及材料等设计出更大胆的美工品 。

 

就服部

1.  近两周工作

(1)  撰写建校五十周年系列活动工作汇报总结;

(2)  派发毕业生就业意向摸底调查问卷,将于近两周内完成调查数据汇总工作;

(3)  1213日下午将举办教师资格证政策的讲座;

(4)  1218日至1230日,徐昶斌书记将举办关于就业的讲座,关于讲座的时间与内容,目前正在征集大三学生的想法;

(5)  跟进12月以及1月的广州图书馆全英分享会;

(6)  向大四学生发布毕业招聘的相关信息。

2.  对部门干事的评价:适应能力强,积极主动地完成分配任务,仍有较大的进步空间;

3.  对下学期部门工作的展望:为同学们提供关于职业生涯以及就业的讲座或实地考察机会,比如参观一些企业与教育机构。

 

文娱部

1.  总结本学期工作

(1)  迎新晚会以及秋之声歌唱大赛安排在本学期的前半期进行,主要由干部们负责相关工作,新干事们锻炼的机会较少;

(2)  本学期后半期举办了新老成员见面会,全程由新干事们负责,干事们因此提高了自身工作能力,加深了相互之间的默契,还挖掘出新的能力。

2.  对下学期部门工作的展望

(1)  提前准备下学期的活动,增加修改的余地;

(2)  根据以往的工作经验为活动增加联排,专门申请教室进行一次彩排;

(3)  提高部门干部干事们的熟悉度,在寒假开展相关活动联络感情并提高干事们的工作能力。

 

新闻部

1.  总结本学期工作

(1)  撰写常规讲座的报道以及现场拍照,其中包括王桂珍教授、英教校友分享会、周富强教授等举办的学术性讲座;

(2)  撰写大型活动的报道,其中包括秋之声歌唱大赛、英教校友会成立大会、迎新晚会、院运会、校运会、Dorm Show宿舍风采大赛以及男生节等活动,工作主要包括有前期宣传推送与后期赛事推送的编辑、写稿以及拍照等;

(3)  撰写团学内部举办的活动的报道,其中包括五一团学成立大会、五一团学同乐会、趣味运动会以及由英教团学承办的全委会等活动;

(4)  由于团学各部门共同努力的结果,英教团学公众号的受关注度上升;

(5)  改进了英教团学公众号平台,新增“自定义菜单”等栏目,宣传方式多元化,模板选择与排版方面风格多变。

2.  对部门干事的评价:吃苦耐劳,认真耐心地完成相关工作,具有创意思维,但在完成工作中仍然由失误出现;

3.  对下学期部门工作的展望:观察干事们留任的潜力与领导组织能力,让干事们接触部长们的工作。

 

体育部

1.  近两周工作

(1)  筹备举办趣味运动会并撰写总结书

  问题

A.  没有提醒干事们在发票上写好相关明细,导致无法报销;

B.  活动举办一周前才了解到真、假草场均被占用,与主席团商量后决定在羽毛球馆旁的空地进行活动;

C.  没有预算好活动中的一些游戏时间,导致活动没有完全顺利开展。

  经验

A.  举办活动前一定要了解申请的场地和时间等;

B.  申请活动场地至少需要提前五天;

C.  策划书上要标注好每项游戏所需的时间,并制定一个备选方案以及应急处理;

D.  活动前进行彩排,及时发现疏漏。

(2)  筹办新老干事见面会。

2.  总结本学期工作

(1)  活动报名一定要发挥学院方面的积极作用,加大宣传力度;

(2)  活动的志愿者一定要去真草场进行实操演练;

(3)  如需前往北校,一定要安排好相关负责人并提前分配好工作;

(4)  每项活动必须有备选方案并进行彩排。

3.  对下学期部门工作的展望

(1)  为英教杯羽毛球赛、篮球赛以及乒乓球赛安排两名干事为负责人,培养干事们的组织调动能力;

(2)  调动学院学生参加体育活动的积极性;

(3)  加大学院以及学校体育活动的宣传力度。

4.  对部门干事的评价:具有批判性思维,积极完成分配工作,效率较高。仍然由部分干事不够积极主动,尚需进一步了解与沟通。

 

秘书部

1.  近两周工作

(1)  完成部门常规工作;

(2)  协助Micro-Teaching师王争霸赛决赛的筹备工作

  问题

A.  物资准备不足,忘记带红布;

B.  布置场地时间仓促;

C.  没有提前分类打印资料;

D.  对学术部提供的资料不了解,不能及时向评委老师解释部分资料的用途。

  经验

A.  列一个通用物资清单;

B.  往后需要增加与学术部的沟通,了解资料的性质及用途等,便于与评委沟通。

2.  对部门干事的评价

(1)  干事们的锻炼机会仍然较少,部分干事仍未接触报销工作,对一些工作事项不太了解;

(2)  干事们富有责任心,工作效率较高,任劳任怨,敢于发表意见,发现问题;

(3)  在完成常规工作时不够细心,下学期将提高对常规工作的要求,并将一些协助活动的工作交给干事们,督促他们互相监督;

(4)  部门文化氛围较为轻松愉快,但工作氛围不够严谨,下学期将会加以改善。

 

二、其它注意事项

1.   进行团学同乐会的教室的黑板与麦克风以及趣味运动会的麦克风存在问题,以后需要注意;

2.   关于举办活动方面,主席团提出以下建议

(1)  需要拟定活动筹备工作的时间推进表,发到群邮,以提醒各协助部门注意配合,同时监督本部门的推进活动筹备工作;

(2)  在举办活动时,主办部门可考虑把抽奖环节放在颁奖环节之后,以保持观众的数量和热情;

(3)  活动主题可以更明确,并贯彻到整个活动的筹备举办中;活动的举办还需要更多的创意;

(4)  策划举办活动可借鉴之前的举办方式,但不要一味模仿,有所突破有所创新;

(5)  可以提前策划活动,不一定要等到学校或主席团下发通知才开始,给干事更充裕的时间,平时可对干事进行定期培训,以提高筹备活动的效率;

(6)  重要的活动资料需前备份,活动的设备也需提前检查,以应对紧急情况。

3.   林老师提醒主席团的职称规范问题,要注意主席团职称的准确性,正确名称为:学生会主席/副主席、团委书记/副书记;

4.   关于学期工作总结的撰写

(1)  学期工作总结是干事年度考核评优的一个指标,部长需要提醒干事 

撰写并按时上交;

(2)  部长需撰写本部门的学期工作总结;

(3)  12月月底会发正式的通知,寒假期间上交

5.   下学期部长需按照部门人数,每次带1-2名干事出席部长会议,出席的干事在会后需用有团学页眉的word文档写200字左右的会议感想;

6.   又康旁边可乐桌附近有一块生活区宣传栏,可张贴海报;

7.   表扬生活部举办交换空间活动的工作,尽管天气恶劣且校学生会的通知内容频繁变动,影响了活动的进行,但生活部依然认真负责的工作,努力开展活动,值得鼓励;

8.   表扬体育部举办趣味运动会的工作。本次趣味运动会相比上一年有了很大的进步,达到了较好的效果;

9.   表扬外联部干事吴艳媚在为Micro-Teaching师王争霸赛拉赞助的工程中的出色表现。

 

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