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广外大英教团学

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英教团学第六周部长会议记录  

2014-10-16 14:06:43|  分类: 2014下半年会议记 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第周部长会议记录

 

会议时间:2014年1011日 21:40—22:40

会议地点:教学楼G508

主持人:团委副书记 张舒娴

记录人:秘书部干事 何柳珊

 

一、 近期工作总结与经验总结

主席团

1. 团学工作指导手册已修订完成,近期内将完成打印并派发至各部门,各部长做好内部推广工作

2. 英语教育团委学生会考核评优制度已拟定,将于10月11日晚群邮公布,并将在团学成立大会后实施

3. 10月11日晚发群邮公布有关部长会议的改革;

4. 近期工作安排

 (1)10月13日进行秋之声嘉宾接待工作;

 (2)10月14日晚班邮公示新任团学成员的名单;

 (3)请各部长在10月16日前将本部门成员的通讯录发至团学邮箱;

 (4)10月23日召开团学成立大会,请各团学成员穿团服出席。

 

学术部

1. 英语演讲比赛的筹备工作

 (1)发关于英语演讲比赛的班邮,并通知各班学习委员;

 (2)完成邀请评委、申请课室的工作;

 (3)收集参赛选手的空闲时间段,制定选手出场顺序表,尽量避免大一学生缺席王桂珍教授的讲座;

 (4)制作各类比赛用表,并于第七周打印;

 (5)请新闻部进行现场摄影、赛后宣传的工作。

2. Micro-Teaching师王争霸赛的筹备工作

 (1)撰写Micro-Teaching师王争霸赛的策划书;

 (2)已跟迟殿凤老师、熊涛主任确定与华师的合作事宜。

3. 已举行干事第一次聚餐,并于10月12日进行干事培训。

 

新闻部

1. 结束7月、8月和9月的工作简报,并将交予党委书记林绍雄审核;

2. 进行部门第一次聚餐和工作培训,让干事了解部门工作内容与性质,培养干事写稿与摄像能力;

3. 进行关于秋之声歌唱比赛、英语演讲比赛、院运会和Dorm Show宿舍风采大赛的微博管理;

4. 制定部门干事时间空闲表;

5. 完成工作简报的分期人员安排;

6. 已安排干事进行秋之声歌唱比赛和王桂珍教授讲座的报道。

 

组织部

1. 继续完成转接新生的团组织关系的工作,将对新生的团员证和入团志愿书盖章、注册、上交和存档;

2. 下达团日活动通知至13、14级的班级,并于10月13日对13、14级的新任团支书进行有关团日活动的疑问解答和培训;

3. 上交11-14级新任团支书联系方式至校团委;

4. 举行部门见面会,并对干事进行培训,介绍相关工作内容及注意事项。

 

实践部

1. 举行部门聚餐和干事培训,并给新干事下发部门工作手册;

2. 安排新干事对志愿者协会招新进行宣传,包括扫楼、张贴海报和借课室,其完成情况令人满意;

3. 志协招新

  (1)10月16日进行志协第一轮招新面试;

  (2)联系面试官,整理面试者的名单;

  (3)面试流程交给干事负责;

  (4)如果面试者人数较少,则加强志协招新的宣传力度。

4. 志愿者交流大会举办的时间与形式待定,有待商议。

 

体育部

1. 组织部门见面会,并给新干事分配任务;

2. 发布院运会、院队招新的通知;

 问题 (1)忽略12、13和14级男生少的情况,导致出现问题;

        (2)风筝比赛策划书考虑不周。

3. 群邮公布院运会各部门的分工安排和推进表;

4. 整理院运会的报名表,完善秩序册;

5. 将对新干事进行培训。

 

生活部

1. 已进行干事培训,介绍日常工作和具体工作流程干事的完成情况不错;

2. Dorm Show宿舍风采大赛的筹备工作

   (1)完成策划书,并制作、打印和张贴海报;

   (2)已联系好初赛评委;

   (3)请新闻部协助初赛的举办,进行拍摄工作;

   (4)将设计初赛的游戏、评分表、签到表等,交至秘书部打印。

 

就业服务部

1. 对干事进行培训、任务分配;

2. 针对“师兄师姐经验交流会”设计调查问卷;

3. 由于参加人数较少,计划重新宣传广州图书馆分享会,并准备与宣传部协商相关事宜;

4. 协助成立英教校友会,管理相关微信平台,并告知往届毕业生。

 

文娱部

1.进行干事培训,讲评秋之声策划书并分配秋之声决赛任务

  问题:新干事对各部门的工作性质与内容不了解。

  经验:给新干事详细介绍各部门的工作性质和工作内容。

2. 秋之声歌唱比赛的筹备工作

  (1)完成秋之声歌唱比赛的工作分配;

  (2)发送协助工作内容到各部门处;

  (3)由于秋之声是新学年的第一次活动,接受邀请的嘉宾较多,嘉宾席位需要增加。

   问题:1)部分干事与艺术团的工作时间发生冲突;

         2)海报被撕,来不及重做;

         3)由于某些原因,开不到发票;

         4) 12级的两个班级至今还没给关于观众出席的答复。

   经验:1)海报至少做两张;

         2)取得各年级班委的联系方式,以便发布通知与接收回复。

3. 近期工作安排

(1)秋之声歌唱比赛后,确定最终干事名单;

(2)10月16日举行12、13、14级文娱部成员聚会。

             

外联部

1. 确定6位新干事的名单,并进行干事培训,培训干事制作邀请函、发邀请短信和寻求赞助的能力;

    问题:干事在回复嘉宾短信时,措辞不当,忽略礼节问题。

    经验:加强教育干事邀请嘉宾时的礼节问题,在邀请发送前检查短信。

2. 取得各部门成员的尺码,跟进团服的制作;

3. 树仁口译讲座初步定于10月29日进行。

 

宣传部
1.制作秋之声海报、开场视频;
   问题:(1)由于文娱部没有提出风格要求导致海报重做
         (2)仅有的一张秋之声海报在隧道口被撕。
   经验:(1)其他部门宣传部制作海报时,需清楚其风格要求;        

         (2)制作两张以上海报。
2.顺利完成Dorm Show海报的制作;
3. 制作王桂珍教授讲座的海报
   问题:打印完成后,老师才提出海报上有单词打印错误。

   经验:希望各部门能尽快回应宣传部的海报终稿,以便及时进行海报的打印

         和张贴工作。

4. 完成大部分秋之声背景板的工作;

5. 召开第一次部门例会,介绍部门工作内容与性质,给干事分配任务,完成海报的打印与张贴;

6. 近期工作计划

(1)10月13日进行秋之声现场布置;

(2)进行部门培训,培训内容主要是PS的应用

(3)制作院运会和广州图书馆全英分享会的海报; 

(4)制作团学成立大会视频。

 

秘书部

1. 培训干事和完成秋之声歌唱比赛的准备工作;

2. 将进行秋之声歌唱比赛决赛的现场工作和常规工作;

3. 规范、安排部门新增的工作。

 

二、 其他注意事项

1. 各部长在10月14日中午12点前将新任部门干事名单交至副主席陈勉如处;

2. 组织部新干事需以严谨的态度对待升旗仪式的工作,确保国旗升至旗杆顶端,国旗不能倒挂;

3. 部门需要向其他部门借用干事时,需向主席团列出所需人数,由主席团向其他部门征集人员;

4. 各部门在接到非直接管理团学的老师的工作要求时,应视自身情况再决定是否接受工作,若不确定可找主席团或迟殿凤老师;

5. 各部门每月月底要发送部门工作资料至秘书部邮箱,并注意资料的格式;

6. 秘书部的活动事项、报销工作由秘书部副部长汤璟佳负责;

7. 请各部长注意领导排位,如果举行学院活动,则院长排位前于党委书记,如果举行校级活动,则党委书记排位前于院长;

8. 举行活动时,领导席位名称尽量使用红色纸张打印;

9. 活动结束后需在一个月内申请综合测评加分,逾期无效;

10. 部长会议注意事项

    (1)参加部门会议的干事名单需提前交至秘书部,以便秘书部考勤登记;

    (2)副部长出席部长会议时需汇报部门工作

    (3)若有部长或干事无法出席部长会议,需有正当理由向主席团请假

(4)今后由各部门轮流布置部长会议的课室,布置工作需要在会议前半小时开始。

11. 主席团成员将会参与各部门的例会,部长需要积极与负责本部门的主席团

    成员沟通交流、汇报工作;

12. 主席团提醒各部长注意整顿部门作风,干事犯错时需严厉教育。


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