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英教团学第二周部长会议记录  

2014-09-16 23:58:57|  分类: 2014下半年会议记 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第二周部长会议记录

 

会议时间2014916  21402210

会议地点:南教学楼A201

主持人:团委副书记 张舒娴

记录人:秘书部副部长 汤璟佳

 

一、   各部门近期工作总结与计划

文娱部

1.  新生军训慰问:

(1)  第一次是团学与艺术团的军训慰问,将于本周日(921日)进行,并在本周四(918日)审核艺术团节目,慰问物品的审批待定;

(2)  第二次是领导对军训新生进行慰问,将于923日进行,并于本周五(919日)邀请领导。

2.  部门招新:

(1)  已完成部门宣讲;

(2)  决定招收9名干事,近期讨论面试题目。

3.  秋之声歌唱比赛的准备:主要问题是,打算邀请外院的前任比赛冠军担任初赛评委;具体比赛时间未定。

 

就服部

1.  部门招新:

(1)  近期主要准备宣讲会;

(2)  商讨一面面试题目,招新人数为4人。

2.  跟进与广州图书馆合作的项目,及报名参加的小组的工作进度。

 

外联部

1.  部门招新:近期准备宣讲会,讨论面试题目;

2.  与益米合作,为新生赠送军训小礼包;

3.  商家红牛希望与本部门合作,希望我们摆摊作为其比赛的报名点,具体事宜仍不确定。

 

宣传部

1.  暑期任务:

(1)  为新生制作贴纸,可贴于水壶;

(2)  制作迎新、招新宣传单、指示牌等,负责宣传组的相关工作。

2. 近期安排:

1) 完成宿舍楼下宣传栏的设计;

2) 准备面试题目,招收9名新干事。

3. 制定完善宣传部部门工作原则,将向其他部门公布,方便与各部门之间合作。

 

学术部

1.近期工作:

(1)  联系11级,12级,13级学委,做好考勤工作;

(2)  跟进语音语调大赛的报销事宜;

(3)  做好Presentation大赛和语音语调大赛外院选手的参赛证明工作。

2.  部门招新:准备面试题目,预计招收7名干事。

 

秘书部

1.  迎新工作:上周日(914日)秘书组的迎新工作总体顺利,将于本周做好工作总结。

2.  报销工作:

(1)  迎新的药品报销需要更改预算表,以达到开发票的钱数;

(2)  迎新的打印资料有补充,需更改预算表。

3.  物资方面:

(1)  迎新的物资已搬回团学办公室,将定期进行整理;

(2)  军训慰问的物资需进一步与文娱部沟通,进而购买。

4.  部门招新:本周准备面试形式及题目。

5.  将进一步与迟老师商讨确定报销与物资管理的具体要求。

 

新闻部

1.  近期工作:拍照、写稿与微博宣传,主要报道2011级实习动员大会、我院校友分享会、13号迎新场地布置、14号迎新工作报道、15号晚上团学宣讲会,稿件已经审核并发至院网;

2.  下周工作计划:

(1)  准备招新一轮面试;

(2)  做工作简报的前期准备工作,并着手做工作简报;

(3)  收集14级各班班邮,以便发送简报。

 

生活部

1.  近期工作:

(1)  进行返校人数统计及返校思想调查,思想调查回复人数约三分之一;

(2)  进行团学慰问扫楼与宿舍检查。

2.  将定期制作温馨提示,具体事宜将与主席团商量。

 

组织部

1.  近期工作:已完成团学宣讲会,将准备一面面试题目,并进一步了解新生对于部门的选择意向;

2.  收集14级团支书的联系方式;

3.  新生团籍的收集与注册工作待定。

 

体育部

1.  部门招新:预计招收6名干事。

2.  工作计划:

(1)  准备院运会:场地已申请完成,将于111日举行,希望文娱部安排节目进行表演;

(2)  将于9月底公布院队训练的要求。

实践部

1.  迎新工作:

(1)  引导搬运组的工作;

(2)  引导火车站迎接新生的工作,并与校团委联系,给予志愿者补贴,物资已归还校团委。

2.  近期工作计划:

(1)  进行三下乡后期评优工作,根据评分方案选出优秀队伍;

(2)  部长将担任外院的三下乡总结表彰大会的评委,同时进行学习;

(3)  准备志协招新的工作,将与宣传部联系制作宣传单。

 

二、   注意事项

1.  对迎新工作与宣讲会的整体总结:

(1)  迎新工作进行顺利,宣讲会效果不错;

(2)  主席团希望部长们积极调动师弟师妹,吸引更多师弟师妹参加面试。

2.  迎新的后期工作:由秘书组负责,做好迎新生的问卷调查与收集统计,922日前回收纸质版调查问卷。

3.  干事招新:

(1)  918日晚上扫楼,宣传团学部门,了解新生所倾向的部门;

(2)  920日前各部门确定好面试题目及面试官,并告知主席团;

(3)  922日、923日进行第一轮面试,924日公布第一轮面试结果,925日—930日各部门自行进行第二轮面试;

(4)  第一轮面试中,各部长做好沟通,避免出现多个部门录取同一个人的情况。

4.  团学与艺术团军训慰问:文娱部需提前收集好出席921日军训慰问的团学干部的名单。

5.  部门工作的转移:活动邀请外院嘉宾的工作由秘书部转移至外联部,邀请评委的工作仍由秘书部负责。

6.  文娱部提出关于艺术团副团长的加分事项。

7.  课室申请需在使用时间的前一周进行。

8.  在又康超市开发票必须与办公室人员联系并请办公室人员签名。

9.  主席团希望各部门部长保存好学院领导、老师及其他部门部长的联系方式。

10.主席团强调发信息须及时回复。

 

 

 

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