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广外大英教团学

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英教团学第十六、十七周总结  

2014-06-19 21:11:50|  分类: 2014年上半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十六、十七周总结

秘书部

这两周秘书部的主要工作是协助学术部举办语音语调大赛决赛、协助文娱部举办英语情景剧大赛决赛以及部门换任交接相关事宜。

在语音语调大赛决赛中,就整体而言,我们准备的时间比较充足,前期的各项工作也完成得比较顺利,与主办部门沟通配合良好。但在比赛现场仍出现一些小问题:

1.  收评分表的时机与原计划有所出入,导致主持人无法按照原计划公布选手分数;

2.  计分时间比较紧凑,且评分表较多,容易导致手忙脚乱;

3. 我们部门所掌握的资料中缺少关于参赛选手的院系专业的具体资料;

4.  最后计分与排名阶段,由于干事疏忽遗漏了其中一名选手的一项分数,造成其平均分略有降低,但是并未影响到其所获得的奖项。以后应提醒干事即使时间紧凑也应迅速检查一次,避免疏漏。

决赛现场虽然出现一些小问题,但都得到及时的解决与调整,可见干事们临场反应能力不错,能很好地进行分工与配合。

而在英语情景剧大赛中,虽然最终能顺利完成,但与此同时也存在一些问题:

1.  前期准备工作进展较慢,且与文娱部的沟通不到位,很多活动的具体事务在准备前期一直没有确定下来,导致活动前几天及活动当天十分忙乱。以后应吸取教训,及早将各项事宜确定下来;

2.  在准备资料时考虑不够周全。比如在打印时没有考虑好同票数的情况,到了最后一天才匆忙补印。另外,在给评委准备资料时也应设身处地地考虑评委评分的需求;

3.  对工作的检查不够细致。文印室打印好的奖状有细节上的错误,但由于干事粗心不够严谨,没有及时检查确认,而在活动的前一天晚上最终整理资料时才发现错误,导致活动当天重新打印。因此以后要及时确认资料的准确性,特别是文印室的奖状比较容易出现错误,可以考虑先做好图片,再直接拿去打印,这样在一定程度上能减少错误。

4.  在跟主办部门交流时,发现对各自的职责不是很清晰,希望以后与主办部门的工作交接能互相提醒,查漏补缺。

总体而言,通过本学年最后两个活动的历练可以看出干事们在这一年的工作中已形成良好的主动完成意识和自主解决问题意识。

而这两周里,部门交接工作已陆续完成。希望以后新任部长能利用好前任部长撰写的总结,作为日后工作的参考资料,取长补短,促进秘书部更上一层楼。同时也希望秘书部全体干事,不论日后身处何职何位,都能秉承好秘书部细心、耐心的工作作风,养成自我反思、自我提升的习惯。

 

组织部

在第十六、十七周,组织部主要完成了本学年的团学干事评优以及换任工作。此次干事评优由部长对干事的考核评分和干事之间的评分构成,最终部门内平均分最高的一名或者两名干事则为优秀干事,工作进行得比较顺利,没有出现大问题。但是考虑到评分的客观性问题,明年可以考虑对部长的评分和干事的评分进行加权(建议部长的评分为60%,干事互评为40%),这样也许会更具有公平性和客观性。

 

实践部

实践部第十六、十七周的工作主要为家长开放日的前期准备、三下乡的前期准备、部门工作的交接、以及基地工作的开展。

一、            基地工作

1.  一切正常开展且接近尾声;

2.  进行了年度优秀志愿者的评选,共有五位获奖者。

二、            团学换任

1.  部长竞选者表现出较高的积极性以及日益进步的组织、规划能力;

2.  部门内部已开始进行部长工作的交接。

三、            家长开放日

1.  出席的领导与老师:目前已确定参加家长开放日的领导、辅导员和任课老师;

2.  志愿者方面:已招募到九名志愿者;

3.  展板:还需要跟北校有关负责人联系。

四、            2014年暑期“三下乡”

三下乡前期工作仍在进行中。完成队员招募后,两支队伍已开始策划,组成各自的队伍架构并且开始教材等的编写。我们会及时提醒各队长开展工作,继续协助两支队伍,帮助他们有序进行工作。

 

外联部

外联部在这两周内的工作主要是为此次英戏提供赞助的商家进行宣传,包括微信宣传、传单宣传及赠饮券的派发。但由于宣传力度不够大,派出的两百张赠饮券有较多都作废,未能达到商家的期望。

同时进行了对干事们这一年工作的评价,确定了优秀干事及换届部长的名单,并且简单地交待了相关的事宜。

 

就业服务部

近期部门的工作重心是毕业典礼。

这两周都在紧锣密鼓地进行前期的工作,确定出席毕业典礼的人员名单、观礼亲友名单,招募志愿者,准备各项书面资料等等。第十七周周四下午开展全体工作人员包括志愿者参加毕业典礼的培训会,周五是毕业典礼的培训。我们希望毕业典礼能够顺利地进行。

其次,本部门负责招聘的香港国际音乐家协会工作人员的工作也已经基本完成。目前简历已收集完毕,第十七周周二晚也已经进行面试,具体名单近两天将会公布。

最后是换任事宜,已按照安排将换任人选名单上交主席团,尽快安排交接事宜。

 

宣传部

第十六周:

   英语语音语调大赛和英语情景剧大赛

1.  工作内容:活动现场布置;

2.  总结:本周二进行了语音语调大赛的现场布置,周四进行了英语情景剧大赛的现场布置。这是本学期的最后两个大活动,现场布置基本都是由干事们完成。一学年下来,干事们已经掌握了现场布置的各个工作细项,所以在这两次布置中没有出现问题。虽然英剧情景剧大赛的布置时间比较紧凑,但还是按时完成了,干事们的工作能力得到明显的提高。

 

第十七周:

一、《英蕾》院刊

1.  工作内容:整合确定院刊ie-bookPublisher最终版本。完成与新闻部的交接工作;

2.  总结:Publisher版本已生成PDF版本并交接给了新闻部;ie-book版本已确定最终版本。

二、开放日展板和宣传单

1.  工作内容:与领导联系确定修改资料;  

2.  总结:开放日展板和宣传单涉及数据等资料的修改,所以需要和领导们进行联系。此项工作由干事进行跟进,本周会确定终稿并进行打印。

三、   部长换任

1.   工作内容:工作交接相关事宜;

2.   总结:部门换任已经进行到尾声阶段,之前已经根据部长候选人二面的任务进行了相关反馈。从候选人的二面任务情况可以看出候选人在一些工作方面还存在问题,部长已经在反馈时提到并解决了这些问题。近期部长也分别和各个候选人进行谈话,进一步了解到她们对留任的疑问并进行解答。关于交接工作,各个工作细项是贯穿整个学年的,所以后期主要是进行相关工作细节说明以及资料的交接。同时,现任部长会给新任部长写一份学年工作心得,以供新任部长参考。至此,换任交接工作基本完成。

 

学术部

第十六周:

学术部第十六周的工作主要是语音语调大赛决赛的准备、举办及后续收尾工作,总体来说情况良好,具体如下:

1. 语音语调大赛决赛于610日在学生活动中心成功举行,共从12名选手中决出了一名一等奖,两名二等奖,四名三等奖,五名优胜奖 。活动整体进行得较为顺利,但是配音环节中两名工作人员手机同时卡机导致第一组配音视频不能按时播放,现场冷场,以后比赛会注意让工作人员事先保持联系,主持人应预备好冷场时的暖场方案;

2. 决赛的后续工作都圆满完成。比赛奖品已发给获奖选手,观众名单和获奖名单已发班邮,学术部本次活动总结已写好;

3. 本次决赛主要由干事们负责,对于流程已非常熟悉,但对于细节方面不够谨慎,仍需历练。

 

第十七周:

这一周已近学期尾声,各项活动暂告一段落。本周主要就第三次考察任务做反馈,通过对本部门的工作手册进行审阅,整体框架和主要部分完成得非常好,但仍有一些方面遗漏,可以看出干事们对于本部门的一些工作仍然不是特别了解。接下来需要所有人员一起努力,完善整个部门策划书,做到尽善尽美。

 

文娱部

文娱部在十六周周四举办了本学年最后一个活动——英语情景剧大赛决赛。虽然晚会大体上顺利进行,但在晚会之前及晚会过程中也发生了一些突发情况。

此次我们安排了两名干事负责比赛的奖品,虽然奖品种类繁多,但他们撰写的奖品分配情况和预算都十分细致,值得褒奖。但在预算表获得审批后去又康超市买奖品时,其中一名干事在开发票时仍然不清楚开发票时的注意事项,同时受到其他干事的误导,将发票内容开成了“用品”。由于我们曾在部门会议时强调过开发票需详细到每种商品的名称,所以我们决定让这名干事自行负责,目前她已将这件事情解决,并完成了报销。由此可见,关于开发票的注意事项我们还需更加强调。

周四的晚会开始前发生了另一个突发情况,在距离晚会不到两个小时时,其中一名评委老师由于丢失钱包损失巨大,称没有心情继续担任评委。而本次比赛邀请评委的情况本来就比较窘迫,最后只得临时寻找一名大三师姐担任评委,而一名老师两名学生的评委比例是不大合适的。以后需注意,周四晚上本学院许多老师都是没有空闲的,应更早开始邀请评委。

晚会的总体效果尚令人满意,观众人数在合理范围,参赛班级的表演也比较精彩。此次晚会采用了新颖的视频串场的方式,收到了不错的效果,算是今年文娱部举办晚会的一个新突破,以后可以将这种方式继续改善、发扬。晚会过程中的问题主要在于,由于到场的领导很少,评委中也只有一名老师,因此在颁奖时发生了混乱导致最后只有迟老师和评委黄辉老师两人轮流颁发了8个奖项,希望以后可以通过增加评委人数并提前安排好颁奖顺序来解决。另外英语情景剧大赛每个节目时间较长,需要更好地控制晚会的总时长,以避免超过学生活动中心的申请时间。

换任方面,我们已经确定了三名优秀的人选作为新部长,并与他们进行了交谈。

一个学年即将结束,文娱部的工作也至此告一段落,我们欣喜地看到文娱部在这一学年除了完成基本的工作,还取得了一些突破。希望三位新部长在新学年可以将文娱部的工作做得更好,继续进步!

 

体育部

这两周体育部基本上没有工作,所以也没出现大问题。既然是最后一次写体育部的总结,那么我就对这一年来的工作做一个小结吧。首先,我想说,这一年来的工作,我完成得并不出色。当初抱着满满的激情和信心,想把体育部建设得更加成功,可是,我觉得我还是一直在按照以前的工作流程去完成各项任务,没有明显的创新之处,同学们参与体育活动的积极性并没有被调动起来,这一点很遗憾,我现在也想不到更好的办法去解决这个问题。其次,我想感谢部门5位可爱的干事以及副部的支持与帮助,与你们在一起工作,一起玩真的很开心。

最后,我想对两位新任部长说:不管你们能不能把体育部建设得更好,但是你们一定要有把它建设得更好的决心和目标,这样你们才能有更大的动力去完成工作。

 

生活部

这两周生活部的工作主要是在语音语调大赛活动当天协助相关工作的进行。此次干事在其规定时间到达现场并提供了相对有力的帮助。

此外,本周周二也对部长竞选的任务三进行了反馈。总的来说,干事们认真完成了任务三,也从中看出了他们的进步。但通过与其它部门的对比,任务三依然存在着不足,比如一些细节地方没有提供更详细的叙述,只是进行比较粗略地概括,还有对于一些特定活动会出现的特地问题也没有提及。希望干事们能通过此次反馈了解自己的不足并相应改变提高。

 

新闻部

这两周完成的任务最主要是英语文化月闭幕式暨语音语调比赛决赛、英戏决赛。其中语音语调决赛的稿件因为交给董院长审核需时,延迟了挂网,下次高效的沟通很有必要。

进入期末,新闻部的任务减轻,这两周主要做内部总结。在第十六周部长与副部就部长候选人在竞选任务以及过去一年的工作表现进行了讨论,充分考虑了她们各自的工作特点与个性优点,对下一任的部长与副部长的人选做出了决定,最后决定由陈祺担任新闻部部长,欧惠敏担任新闻部副部长,并在十六周周末通知她们结果。

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