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广外大英教团学

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日志

 
 

第八、九周总结  

2014-04-24 23:31:49|  分类: 2014年上半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第八、九周总结

秘书部

秘书部第八、第九周的工作主要是为换任做准备。为了了解干事的留任意向并解答他们的疑惑,我们多次找干事谈话并召开部门会议讨论相关事宜,最终确认四名干事都留任团学,其中三名干事将参加主席团的竞选。

总的来说,干事参与换任竞选的积极性高,有主见且有追求,这让我和覃洁感到十分欣慰。我们看到了干事对部门和团学的热爱,同时这也肯定了我们作为部长在这半年多里的工作。

在临近换任时,部门工作几乎全部交由干事安排并完成,我和覃洁监督考察工作的完成情况。干事们在经过半年多的锻炼后各方面能力都得到了体现和提高,错误率减少、熟练度增加、干事间的合作更加默契,虽然她们可能还存在一些不成熟的地方,但我们相信她们的能力并期待她们在换任竞选中的表现。

 

组织部

在第八、九周,组织部主要完成了以下工作:

一、  团日活动:团日活动的各项工作已经顺利结束。

本学期的团日活动的各项工作已基本结束,整体情况不错,各团支部都能认真策划组织此次团日活动,举办的活动内容较上学期也具有比较深刻的意义,与主题比较贴近。但是参加此次优秀团日活动评选的团支部明显减少,其中的原因可能是经过上学期的评选,同学们都已经了解到我们学院分配到的优秀团日活动名额较少(只有一个),大部分团支部都觉得机会渺茫,便没有投报资料申请。

二、  13级升旗礼:13级为期两周的升旗礼已经顺利结束。

为期两周13级升旗礼已经在第八周顺利结束,没出现重大的升旗事故。但是较上学期而言,本学期的升旗礼出勤率略有降低,同学们的积极性有所下降。

三、  换任准备:为部长竞选一面做好相关准备。

 

实践部

实践部第六、七周的工作主要为基地工作的开展、“青春健康校园行”讲座的举办、总结工作,以及番禺义教基地新招志愿者的面试。

一、  基地工作:一切正常开展。

二、  “青春健康校园行”讲座:

“青春健康校园行”讲座分为女生、男生两个专场,分别在410日和417日晚上7点召开。总体而言活动较为成功,也赢得了较好的口碑。同时也是FLY英教志协首次尝试与社会志愿者团体合作共同开展活动。

需要改进的地方:

1.  由于410日番禺义工联社区部的志愿者第一次进大学城,加之没有事先说好确切地址,所以导致路上花了较多时间,导致活动延迟了10分钟。虽未造成其他影响,但是也暴露了活动前期联系不够的问题。在417日男生专场没有出现类似的问题;

2.  活动总结部分:因为事先广外大青年志愿者行动指导中心没有通知未参加“志愿者服务一条街”的志协所需的后期资料,导致总结未能及时上交给中心。后来全部补齐。

三、  番禺义教基地新招志愿者的面试:

活动进展顺利,前来面试的志愿者普遍表现优秀。

 

外联部

在第八、第九周,我们主要与干事进行谈话,并了解他们留任的意向。通过部门聚餐,总结这两周工作。另外与四达留学商量合作,目前仍在洽谈中。

 

就业服务部

上周我们的毕业照拍摄进入最后的准备阶段,各种物资的借用工作也落实到每个人。因此,尽管学校把毕业照拍摄的时间调整了多次,我们依然能够从容地把工作做到最好。
   
本周一,我们部门的人员与志愿者在院系楼前早早地做好准备。拍毕业照片前,凳子,饮用水,水杯,帐篷等物资已全部到位。我们为师兄师姐看着行李,为他们合照,为他们和家长们斟茶递水。拍照结束后,我们将所借物资回归原位。
   
除了毕业照的拍摄工作,我们与自强社合作的师兄师姐经验交流会也在紧锣密鼓地筹备当中。干事们这次拥有自主权,他们自己设定了计划,一切正有条不紊地进行当中。这周已经开始联系并邀请与会嘉宾。希望这次的师兄师姐经验交流会会给我们带来不一样的精彩与惊喜!

 

宣传部

第八周:“英蕾”院刊

工作内容:策划书的制作与修改。

总结:1. 在本次专题策划书的制作中,各个专题负责人都能按照要求,顺利完成工作任务,修改的原因主要是细节上出现问题;

2. 由于推迟与新闻部的稿件交接时间,因此,院刊制作时间也推迟了,相应地,专题策划书也要进行修改。

反思:1. 制作专题策划书时,要注意制作要求,对一些细节上的东西更要多加留意,例如:字体,行距,格式等;

      2.多与其他部门进行沟通联系,以便了解最新的进展情况。

第九周:“英蕾”院刊

    工作内容:着手准备制作“英蕾”院刊的publisher版本。

    总结:根据新闻部发来的稿件,院刊各个专题的publisher版本都于本周开始制作,历时10天左右。在正式开始制作之前,各专题负责人主要集体讨论各个专题的风格并搜集与之相关的图片素材。

反思:1. 注意具体的时间安排,合理分配好时间;

          2.在讨论风格、搜集素材时,应发散思维,鼓励创新,多方寻找相关的资料。

 

学术部

第八、九周学术部的主要工作是对Presentation大赛进行总结,通过对各位干事总结的收集和整理,总结如下:

    第二届Presentation魅力风采大赛于43日圆满落幕。对于这次活动的举办,最为成功的一点是:本次活动从策划到初赛、决赛的全过程主要都是由学术部的干事们负责。脱离了两位部长的领导,尽管在举办活动的过程中走了许多弯路,遇到许多挫折,但是干事们也因此得到了锻炼和提升。

一、 宣传期

赛前宣传采取了多种方式,挂横幅、贴海报、隧道口立体宣传品、发邮件、Q群、微博等等,但我们并没有采取以往的校道摆摊的形式,取而代之的是在晚上通选课前到每个课室派发传单。此次宣传的目标人群是英语教育学院的学生,让我院学生多多了解并参与其中,并在此基础上让外院的同学也能了解这个比赛,总体宣传效果不错。

1.  优点:

(1)  宣传语写的比较有感染力,在Q群、微博传播范围较广,吸引力较强;

(2)  在隧道口贴了许多不同颜色的宣传单,吸引了更多的注意力;

(3)  没有采取校道摆摊的方式,效率较高。

2.  缺点:

(1)  宣传方式仍较为单一、缺乏新意,原定的写黑板和贴地标宣传由于校方和时间的原因都没能实施;

(2)  宣传范围为南校区,在以后的比赛中可考虑将宣传范围扩大到北校区,以吸引英语专业的学生参与;

(3)  宣传期不长,使得宣传效果大打折扣。

二、 初赛

在这次比赛过程中,针对以往的不足,我们做了许多修改。

1.  优点

(1)  由于每个分场的结束时间不同,我们能够灵活地调动参赛选手到其他分场去参加比赛,并且事先和选手及评委老师沟通好,没有造成误会;

(2)  由于工作人员事先的准备,没有出现有些小组的ppt或视频文件因版本等问题无法打开的情况;

(3)  在赛后用学号进行分数公布,让参赛者都能了解自己的水平或不足之处;

(4)  这次比赛计时员坐在评委后方,使选手更容易看到,方便掌握时间。

2.  缺点:

(1)  确定比赛的主题没有严格商讨过,评委老师反映容易使选手误解,出现歧义;

(2)  报名表上忘记收集学号,给后期工作增添了麻烦。报名表可以不用收集意见。且报名表应设有队长一栏,注明以队长的学号作为公布初赛成绩的学号和发送PPT等资料的总负责人。外院的队长要写上邮箱地址以方便公布成绩(用*标注必填信息);

(3)  宣传的文件格式、用语等不够规范,例如微信文字内容不够齐全,初赛评分表和签到表打印出来也出现问题,以后打印前要先查看打印预览,查看是否不妥。打印的时间也应提前一些,方便修改错误;

(4)  彩印前要先跟迟老师沟通,看看经费允不允许,以免宣传单做出来不能使用;

(5)  工作人员事先没有熟悉掌握设备问题,造成比赛前的些许麻烦;

(6)  虽然赛前有收集选手的PPT,但是大部分选手还是现场插优盘,现取PPT,不用事先准备好的,浪费了较多时间,也给评委留下不好的印象。因此,应该让选手们可以晚点交PPT,但是交了不能再改;

(7)  选手展示完便离开,不知道有点评环节,所以应该提醒选手有点评环节;

(8)  整个初赛过程连接不够顺畅,选手反映通知选手的时候要提前两组,一组准备,一组待定;

(9)  老师反映评分标准不够好,应在下次比赛时完善评分标准;

(10)评委老师耗时相差大,造成比赛超过预算时间。因此,应该预留多一点时间给老师,或跟老师强调比赛时间有限,点评的时候需注意时间;

(11)可以尝试把评分标准和评分表放在报名表上,一是让选手清楚比赛的评分标准,有针对性的准备,二是可以防止调换参赛场地后评委评分对应不上,如果人多调换赛场比赛容易出错。

三、 决赛

由于赛前准备较为充分,比赛过程中总体来说较为顺利。

1.  问题与经验:

(1)  决赛选手的PPT时间上交过迟。建议初赛后第二天通知决赛选手准备,上交日期前三四天通知一次,上交日期前一天再通知一次。并要求队长做好督促,以免没有负责人而造成迟交现象;

(2)  应及时告知选手上交资料时分类好:PPT等播放文件,道具要求,灯光要求和播放流程,以提高效率和减少不必要的麻烦;

(3)  办公室拿院服和放手推车的人要协调好钥匙问题,或建议一个人一起完成,比较省事;

(4)  前期与外联部沟通不够详细,造成主持人造型问题,要加强与外联部的联系,最好让她们随时反映赞助相关情况;

(5)  没有提前一月通知艺术团准备节目,导致节目准备不充分。而且没有安排好礼仪队颁奖事宜;

(6)  与广外杯时间有所冲突,造成部分工作人员迟到;

(7)  带到现场播放PPT的电脑要注意是否能符合学活那边的接口;

(8)  由于事先没有时间进行排练,决赛上半场PPT和时间控制得有点乱,最好做好彩排的准备;

(9)  除了场上的屏幕有计数器,台下计时员也要计时,并尽量做到同步,以避免在播放时视频时台上的计时器显示不出时,无法催礼仪队的工作人员出场举牌的情况;

(10)要提前提醒选手不能够在学活幕布上贴东西;

(11)凳子还可以再摆多一些,尽量不要在比赛中途再摆凳子。

 

文娱部

文娱部在第八周确定英语戏剧大赛的主题为“Channel SEE”,意为英教频道。此次比赛我们将会采用不同于以往的新颖的串场方式,即使用视频模拟一对夫妇在家看电视的情景,借由该夫妇切换频道来串联节目。

主题及大致流程确定以后,活动的总策划已基本完成,但其中的宣传策划和活动预算仍待定。宣传方面,我们希望制作一系列与主题相呼应的宣传品,但具体细节仍在考虑,此后我们将完成一份宣传策划并交由宣传部参考。而活动的预算也要根据宣传部的预算决定。

团学换任工作方面,这两周我们三位部长已经分别与所有干事进行谈话,据了解,将会有4名干事参与部长竞选。

 

体育部

这两周,体育部的工作非常非常多,所以每个人压力都挺大。在篮球赛、羽毛球赛、乒乓球赛的策划准备之中,发现了一些问题。干事们对于赛程表的安排并不熟悉,这导致他们花了很多时间,但是做出来的效果并不好。这主要是我们两位部长的原因。我们当干事的时候,并没有接受这方面的培训,所以我们自然而然地认为这些并不需要培训。所以,下一任一定要注意对这些工作进行培训。

 

生活部

时光飞逝,转眼间半个学期就快过去,生活部本学期的工作也已经进行了一半。在第八、第九周,我们也按照计划认真完成了各项任务,主要表现在以下几方面。

第一,这两周生活部的主要工作是制作四月份的温馨提示以及商讨其传播形式。根据安排,生活部的干事分工两两合作,一组干事负责收集资料并整理,另一组成员则根据资料排版,制作温馨提示。由于分工明确,温馨提示也高效完成。经部门各成员讨论后,对温馨提示做出了一些修改,使之更加完美。

第二,根据前两周生活部做的关于温馨提示的内容、形式、最佳发布时间以及同学们对温馨提示的具体建议等问题的问卷调查,我们决定这一期的温馨提示采用纸质版杂志的形式展示,并发班邮以及请主席团在微信平台进行适当的宣传,以此来提高同学们对生活部每月制作的温馨提示的关注度。

第三,生活部内部成员也经常互动交流,每个星期五的部门聚餐就是一个很好的途径,希望能继续延续下去。

总体来看,生活部第八、第九周的工作及任务还是能够圆满完成的。但是我们也存在一些不足之处,如温馨提示的宣传力度不够等。希望各成员能够再接再厉,认真对待各项任务,把生活部建设成为一个更加团结、合作、出色的部门。

 

新闻部

这两周里,新闻部出了三次主要任务,都为博士论坛系列报道,干事完成情况不错,交稿迅速。院刊在第八周周一已经正式交由宣传部,现在新闻部的工作主要为整理征稿加分情况并交给迟老师审批,以及跟进院领导刊首语的进度,在宣传部完成前拿到领导寄语即可。

主要工作侧重点还是换任的动员上,与一些干事进行了谈话,干事们对于下一年自己的目标还算明确,因此有留部意愿的干事在报名早期已经递交了申请表。主席团竞选推荐名单上在我们部门的干事,也经过反复思考之后,递交了竞选主席团与部长的报名表。

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