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广外大英教团学

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英教团学第四周部长会议记录  

2014-03-18 21:18:13|  分类: 2014年上半年部长 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第四周部长会议记录

 

会议时间2014317  21402205

会议地点:教学楼A201

主持人:团委副书记 梁诗怡

记录人:秘书部干事 余安琪 汤璟佳

 

一、各部门近期工作的总结和计划

体育部

1.  广外杯篮球赛将于320日开幕,持续至420日。比赛时间为每周四和周日的下午。届时,将在本学院派出男女两支队伍参赛;

2.  英教杯篮球赛将于广外杯篮球赛结束后开展。届时,要求12级与13级各班各派出一支队伍参赛,而11级则以自愿的形式参赛;

3.  团学趣味运动会将于广外杯篮球赛结束后举行。

 

实践部

1.  近期进行星级志愿者申请表格的征集;

问题:由于东涌方面第一年使用志愿时系统,并且纸质版仍在使用,因此在工作上造成一定程度的混乱,在此向英教的志愿者致歉,希望他们能查看相关邮件并能够给予谅解。

2.  关于基地工作的开展,“英语沙龙进社区”将进行小规模招新,并于3月月底完成。届时,干事将会在各班级进行宣传;

3.  近期番禺社区义工联将在广外举办性教育健康讲座。目前本讲座正处于策划过程中,预计男生专场于43日晚上举办,女生专场于410日晚上举办;

4.  419日开始进行志愿者证的制作。

 

生活部

1.  女生节主要采取联谊的形式举行活动;

问题:(1)参与联谊的人数不多,气氛不足;

2)策划较匆忙,细节考虑不周全。

经验:可多采用较大型的音响设备。

2.  316日举行部门培训,主要培训干事在PS方面的技能;

问题:由于时间较紧、进度较快,干事没有得到实际收获。

经验:以后应多制造机会让干事在实践中巩固技能。

 

新闻部

1.  近期在进行2013年大事年表的制作,将于本周内完成;

2.  本周正式开始进行院刊的征稿,在征稿后期将与领导进行约稿,并于4月中旬与宣传部进行交接。

 

组织部

1.  近期进行团员情况统计;

问题:时间较紧,信息量较大,个别信息概念较难界定。

经验:积累经验并将其记录。

2.  校团委已下发团日活动通知,组织部将于318日发送班邮通知各班团支书。

 

文娱部

   将从本周起开始筹备英语情景剧大赛,并于5月中下旬举办。

 

就服部

1.  收集第一次关于2010届毕业生就业情况摸底调查的数据。目前有16位同学的数据未收集完成,预计于3月月底完成第一次收集工作;

2.  举行两场招聘会:319日学而思招聘会以及320日新东方招聘会;

3.  拍摄毕业照:时间由324日推迟至417日;

4.  广州图书馆We Talk全英分享会;

(1)  已于315日顺利完成第一场,将于419日开展第二场,且活动人员征集,开始着手策划;

(2)  宣传工作与宣传部合作。

问题:由于是第一次合作,不了解部门间合作的规矩,因此海报设计的修改没有交由宣传部完成。

 

秘书部

1.  已于316日召开部门会议,决议从4月起所有部门工作交由干事负责,部长负责监督、跟进工作。且每月将推选出一位负责人安排工作,并且向负责相关活动的部长通知该负责人员;

2.  今后报销发票需是真实发票,不可用其他发票顶替。3月份报销事宜由本部门刘亚婷负责;

3.  建议相关活动部门写预算表前可先向秘书部询问物资状况再进行决定购买与否,以免造成浪费。

 

外联部

    关于环球雅思讲座工作的开展。本次讲座从筹备、宣传、开展的工作全权交由干事负责,部长负责监督。干事的工作成果总体上令人满意;

问题:(1)宣传力度不够,出席的主要是本院学生,外院学生较少;

2)一部分学生中途离场,商家对此表示不满。

 

学术部

1.  将于329日举行Presentation魅力风采大赛初赛。届时,希望新闻部能协助学术部派出派出一至两名干事负责拍照;

问题:报名人数较少,有部分外院学生参加。

原因:(1)比赛分年级进行,参赛人数有限;

  2)关于宣传力度不够,须创新宣传手段。

2.  关于近期工作的开展;

问题:由干事负责筹备、安排活动,但干事未能按时完成工作。

经验:以后将在例会上强调任务完成的截止时间,并加强跟进力度,要求干事及时上报工作情况。

 

宣传部

1.  广州图书馆We Talk全英分享会宣传海报已制作完成;

问题:该工作由干事第一次亲自与其他相关部门联系,干事不清楚工作原则。

经验:希望各部长强调工作原则,负责好本部门该负责的工作。

2.  Presentation魅力风采大赛初赛的海报、邀请函等已完成制作,已完成初赛海报的粘贴;

问题:干事之间沟通、协调不完善,对工作缺乏了解。

经验:提高干事的沟通协调能力,加深干事对工作的了解。

3.  近期工作计划;

(1)  制作Presentation魅力风采大赛决赛的海报、邀请函、背景板等,继续与活动主办部门沟通各项工作细则;

(2)  制作红旗团委的视频,并将于327日完成终版。

 

二、 注意事项

1.  关于周表、总结:秘书部希望部长及时回复干事提醒交周表、总结的短信;

2.  大二参与女生节联谊活动的同学反映活动气氛不太好;

3.  主席团建议干事们注意礼仪、谈吐方面的问题,提高个人修养;

4.  针对宣传部提出的宣传品制作的问题,主席团希望各部门要有责任地工作,尽职尽责,做到最好,在合理的范围内不必顾及人情;

5.  针对体育部团学趣味运动会与学术部Presentation魅力风采大赛初赛撞期的问题,主席团建议各部门决定活动的时间之前与主席团和相关部门沟通,养成沟通的习惯;

6.  主席团提醒每个部门不要松懈对待部门工作。部长须注重对干事的培养和考察,及时跟进、监督干事的工作,注意进行工作的交接和转移,及时反馈、总结工作中的问题;

7.  关于团学微信公众平台:主席团要求相关活动部门提供的发布的内容须信息齐全,包括文字与图片;

8.  本学期本学院不用承办全委会,校学生会将承办学代会;

9.  红旗学生会第一轮评选将于第四周与第五周开展,第四周周二、周三开展民意调查环节,采访同学们对团学举办的活动以及团学工作的了解和满意度。主席团希望被采访的学生认真对待调查;

10.关于换任:将于42日发布换任通知,报名将持续两周。4月底至5月底分别进行3次面试,612日举行换任大会。主席团希望各部长为干事做好思想准备,积极动员。

 

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