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英教团学第十六周部长会议记录  

2014-12-25 19:35:45|  分类: 2014下半年会议记 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十六周部长会议记录

 

会议时间20141222  21402220

会议地点:教学楼A202

主持人:团委副书记 张舒娴

记录人:秘书部干事 欧芷均 何柳珊

 

一、各部门近期工作总结与经验总结

主席团

1.  申报“三走”(走下网络、走出宿舍、走向操场)材料;

2.  参加本学期最后一次全委会,进行团学本学期的工作总结,制定下学期的工作计划;

3.  Micro-teaching师王争霸赛决赛和2015年英语教育学院迎新晚会上进行迎宾工作;

4.  将于1224日(本周三)与新任的徐昶斌党委副书记、迟殿凤老师召开本学期最后一次的主席团会议。

 

组织部

1.   负责补办团员证的工作,本学院无人需补办团员证;

2.   已完成校园安全问卷的设计,并准备发放。

 

生活部

1.  开展交换空间活动,进展较为顺利;

问题:活动当天所借到的手推车数量不足,干事与饭堂沟通良久才借到手推车。

经验:今后尝试与又康超市就借还手推车的问题进行沟通或提前一天申请借用手推车。

2.   近期的工作安排

准备上交12月的温馨提示和12月部门资料。

 

实践部

1.   义教活动已结束,黄埔军校的志愿者活动也将在本月底结束,志愿服务基地的工作已经接近尾声;

2.   1211日举行的志愿者交流大会由两名干事策划、安排工作,干事认真负责,但策划活动的能力有待提高;

优点:参与的人数增多,活动进行顺利。

问题:活动时间临近期末,故报名参加的志愿者比较少。

经验:希望能将活动时间提前到志愿者协会招新后。

3.   干事将在志愿服务基地工作结束后上交工作总结;

4.   本学期部门的工作基本结束。

 

新闻部

1.   对上海外国语大学专家到北校区举行的《大数据时代下外语教师科研提升系列讲座》进行跟踪报道;

2.   Micro-teaching师王争霸赛决赛进行了拍摄和报道;

问题:(1)向技术中心借不到DV,故比赛录像工作不能顺利完成;

2)较迟审核新闻稿,故微信推送工作未能及时完成。

3.   负责2015年英语教育学院迎新晚会的拍摄和报道,并已把新闻稿上传至院网;

4.   收到熊涛主任的通知,我院将与广东省执信中学共建学习基地;

5.   给干事们布置了拍摄任课老师授课照片的任务,照片的质量参差不齐,已对干事们的照片进行点评。

 

文娱部

1.   2015年英语教育学院迎新晚会的工作

优点:(1)晚会的节目基本没有出现差错,各节目衔接较顺畅;

2)有幸邀请广东第二师范学院和霏阳乐队到场表演。

问题:审核节目时,发现今年节目质量稍逊于去年的节目质量。

经验:文娱部已对节目进行三审,以提高节目质量。

2.   已经发布2015年英语教育学院迎新晚会的调研问卷,请各位同学积极配合调研工作。

 

外联部

1.   落实Micro-teaching师王争霸赛奖品的发放;

2.   落实2015年英语教育学院迎新晚会阳江游奖品的发放;

问题:本次迎新晚会赞助商较多,因而赞助商的要求比较多,但是晚会当晚的工作人员未能准确传达赞助商的要求,导致达不到某些赞助商的要求。

经验:呼吁团学成员及其身边朋友共同配合赞助商的要求。

 

宣传部

1.  完成Micro-teaching师王争霸赛的背景板和宣传品的设计工作;

优点:背景板的设计虽然简单,但效果不错。

问题:(1)背景板上“Micro-teaching”字样的渐变效果不佳,字体设计的大小不恰当;

     2)决赛当天门口的立体宣传品不够稳固,差点被风吹倒;

     3)由于部分干事当天要参加阳光班跑活动,故决赛当天现场布置的人手不足,导致布置时间较长。

经验:日后会多加考虑天气问题。

2.  完成2015年英语教育学院迎新晚会的背景板和宣传品的设计工作;

优点:(1)背景板用荧光小星星装饰,增强了舞台效果;

     2)当晚摆放在门口的立体宣传品的效果不错。

问题:(1)门牌的闪光元素不足,使得门牌的效果不佳;

     2)当晚的彩灯电源断开了。

经验:(1)对门牌的设计和制作会考虑得更加周全;

     2)活动期间要多加查看各种设备和装饰品是否正常工作。

3.  已组织部门培训,让干事们学习使用会声会影;

4.  本学期部门工作基本结束。

 

学术部

1.  举行Micro-teaching师王争霸赛决赛

问题:(1)选手不清楚赛制;

2)计时器太小,导致选手看不到;

3)干事不清楚比赛场地的音控和灯光控制工作。

经验:(1)赛前与选手沟通,且给评委老师发送评分表,让选手和评委都清楚赛制;

2)更换新的计时器。

2.  进行Micro-teaching师王争霸赛的收尾工作

(1)完成选手的服装报销工作;

(2)发放奖品;

(3)确认出席Micro-teaching师王争霸赛模拟学生的名单。

3.  由于时间不合适,且不能成功申请学生活动中心作场地,故本学年的英语角活动停办;

4.  将与干事讨论在下学期举行的英语综合技能大赛和英语语音语调大赛的有关事宜。

 

就服部

1.   已将2014年毕业生总结交给迟殿凤老师审批后上交给学生就业指导中心;

2.   跟进广州图书馆分享会的工作

(1)由于12月的广州图书馆全英交流会与期末考试的时间有冲突,只有一名同学报名参加。已与广州图书馆相关负责人商量相关事宜;

(2)暂停2月份与寒假期间的分享会工作。

3.   申请中国电信奖学金的通知已发送至各班邮,就服部将负责相关资料的收集与上交。

 

 

秘书部

召开部门会议,干事总结Micro-teaching师王争霸赛和2015年英语教育学院迎新晚会的工作。

问题:学术部递交的关于Micro-teaching师王争霸赛决赛的打印资料较晚,导致打印工作比较仓促。

经验:希望文娱部和司仪队沟通,让主持人在宣读分数后保留相关小纸条,并将其交还秘书部。

 

体育部

1.   由于报名人数过少,所以原定于1227日(本周六)的团学趣味运动会推迟到下学期举行;

问题:干事在发飞信通知团学成员取消趣味运动会时用词不当,欠缺礼貌。

经验:加强对干事的礼仪培训。

2.   继续完善本学期部门举办活动的工作手册。

 

二、 其他注意事项

1.   请各部门上交本学期的部门总结

(1) 截止时间为1229日(下周一)22:00

(2) 内容需要体现本部门的创新、进步与不足,字数不限;

(3) 各干事负责撰写本学期的个人工作总结,只需把电子版的个人总结交给部长;

(4) 部长整理部门所有干事的电子版总结,打包发到团学邮箱,并撰写本学期的部门总结,部门总结的电子版发到团学邮箱,纸质版总结交给主席(6-711)。

2.   由于原英语教育学院党委副书记何伟儒职务的调动,英语教育学院党委副书记一职由徐昶斌老师担任,故有关部门注意更新英语教育学院教职工通讯录和院网的领导介绍;

3.   团学工作总结与计划将以群邮的方式发送给各部长;

4.   主席团强调,即便临近期末,各部门也需要重视部门培训;

5.   主席团提醒各团学成员不要随便外传团学通讯录,在微信等交流平台上注意安全;

6.   主席团提醒各部长应及时将团学工作传达给部门干事;

7.   主席团建议学术部在比赛前一两天将评分表发给评委,让评委熟悉评分表;

8.   由于联系不到有关老师,故取消团学干部培训;

9.   干事在发送有关团学工作的信息前应先经过部长审核;

10. 今后需要请假的干事要先经过部长同意,然后打电话向主席请假,并上交纸质版请假条;

11. 以后每月校学生会都会举行夜跑活动,主席团希望团学成员都能积极参与;

12. 各部门除了把各类通知发送至各班的班邮,还应提醒各班的班长或者其他班委注意通知的查收和传达;

13. 各部门的正、副部长务必出席1225日(本周四)召开的关于党建“榜样的力量”大会,若需请假,请与迟殿凤老师联系;

14. 请各部门将本学期综合测评的审批表在12日(下周五)前发至主席的邮箱;

15. 活动主办部门需要事先跟选手和工作人员沟通,在比赛的颁奖环节中,所有选手先站在台上等待颁奖,完成颁奖后工作人员自觉上台合影;

16. 秘书部需要整理硬盘资料;

17. 部长会议开始前,请各团学成员及时到秘书部成员处签到;

18. 请各部长整理本部门请活动主办部门在活动结束后及时把申请干事的考勤情况发给秘书部;

19. 20144月至6月的部门工作资料,尽快发给秘书部部长,并且注意整理资料的格式;

20. 今后活动主办部门在准备资料时不需要制作电子版席位纸,跟秘书部说明所需席位纸的数量及内容即可;

21. 文娱部向所有在迎新晚会上给予帮助的部门致谢;

22. 由于负责本次会议布置的外联部未能很好地完成布置工作,因此下一次的部长会议的布置工作仍由外联部负责。

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