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广外大英教团学

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日志

 
 

英教团学第十三、十四周总结  

2014-12-12 00:00:55|  分类: 2014年下半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十三、十四周总结

主席团

主席团第十三、十四周的工作内容包括:首次携团学部长出席全委会、与迟老师召开主席团会议、召开部长会议以及Micro-teaching师王争霸赛决赛的迎宾工作。

一、 第十届第一任学生会全体委员会

1129日下午,主席携学术部、宣传部及体育部部长出席了全委会第五次会议。在聆听了校会主席团及各学院主席的工作报告后,进行了议题为“如何提高学术讲座、活动的上座率”的讨论。会后的反馈令人满意,我们也要求三位部长在下次部长会议中将所想所得与团学成员们一同分享,继续要求各部长出席全委会,也鼓励团学成员主动要求参与。

二、 主席团会议

123日下午主席团会议照常召开。主席团成员主要就本月的几项团学活动向迟老师做了汇报,包括:Micro-teaching师王争霸赛决赛的宣传赞助、司仪礼仪、交换空间的后期准备、迎新晚会、团学趣味运动会及英语角的相关筹备工作。听完工作汇报后,迟老师就近期工作出现的问题提出了以下建议和要求:

1.   调研工作交由组织部开展。考虑到由活动主办部门做调研缺乏客观性、组织部的工作强度较小以及开展调研的必要性,决定由组织部接手团学的调研任务,主席团将督促组织部的学习及改进;

2.   艺术团司仪队需要加强训练,提高综合素质。在过去的几场活动中,司仪队特别是新队员的表现不尽如人意。平时应加强各类训练,积极与新闻学院联系以期获得专业指导与帮助;

3.   各部门预算表填写要严谨、科学,避免出现预算与实际报销差额过大的情况。

三、 部长会议

128日晚仍由部长携带干事出席部长会议。主席团做工作汇报时邀请了出席全委会的三位部长做感想分享,其中拓宽眼界、获取新思路是她们共同的感受。学术部部长就全委会当天的议题讨论,做了较具体的汇报,包括学术讲座的形式创新(分享会、沙龙)和目标群体分层(有针对性、小型)以及学术比赛的宣传(请老师推荐)等,引起了与会部长们的思考。此外,主席团在会议中转达了迟老师对外联部和新闻部工作的肯定,也决定由组织部接手团学的调研工作,并通知了各部门于18周上交学期工作总结。

以上是主席团近两周工作总结。除了常规会议,主席团成员也在平时跟进部门的工作,审视团学出现的问题,寻找解决的途径。

 

实践部

工作主要为基地工作的开展、废品回收和FLY英教志愿者协会交流大会的筹备和开展。

一、 优点

1.   各基地活动已经全部步入正轨,一切运作正常,志愿者们的活动积极性较高;

2.   在负责活动的过程中,小干事的策划、合作能力都得到了一定的提升;

3.   志愿者协会副会长和部长们及时对工作进行了跟进,保证了活动的顺利进行。

二、 注意事项

1.   基地工作即将进入收尾阶段,各基地负责人要及时将基地情况汇报给志愿者协会并做好相关基地的总结工作,为下个学期的工作做好铺垫;

2.   志愿者协会交流大会

(1)  各个小干事应积极配合负责人的工作,联系参与活动的志愿者,及早统计人数,及时调整策划;

(2)  进行微博和博客宣传。

3.   废品回收

要及时进行宣传并且招募志愿者。

 

新闻部

工作重点在于讲座的拍摄和报道,总体上对于干事们的表现都比较满意。由于高峰论坛比较大型,部门工作人员出动较多,所以第十三周的工作比较多,十四周相对来说比较轻松。第十三周的论坛由正副部长轮流带着小干事到北校进行报道,一个原因是论坛比较大型,另外一个原因是小干事第一次接触这么正式的论坛,为避免出现工作失误,先由部长们带队。接下来如果有正式大型的讲座或论坛,我们部门将让小干事尝试独立完成任务,如接下来在北校第九教学楼丝纺讲堂举办的由上海外国语大学专家主讲的讲座,希望通过本学期的磨练,干事们可以得到充分的锻炼,提高报道和拍摄的相关专业技能。

新闻部可能由于工作性质的缘故导致有些工作计划未能及时实行,有时会因为几个活动或讲座同时进行而出现人手不足的情况。这是接下来工作的反思重点,思考如何才能做好工作人员的安排和处理好突发情况。希望在接下来的工作中可以更好地处理这一点。

 

秘书部

秘书部在第十三周的工作主要是部门的常规工作。在第十三周末以及第十四周,则开始进行Micro-teaching师王争霸赛决赛前期的各项工作,包括邀请评委和领导嘉宾以及打印奖状和比赛资料。主要有以下几个问题:

1.   在上周五(十三周)邀请评委时,学术部已经提供了8位评委的名单,但能出席的评委的人数还是没能达到所计划的人数。因此我们及时与学术部沟通,让学术部尽快提供另一份名单,以便邀请够5位评委。最终在本周二(十四周)我们才确定了评委的名单。尽管学术部已经做好应对出席评委不够的措施,但还是避免不了这种情况的发生。因此我认为可以有以下三种应对方法:

(1)  在之后的比赛邀请中,建议学术部可以给出更多候选评委的名单;

(2)  我们部门的邀请工作也有必要提前多一两天进行,以免邀请工作进行得太匆忙;

(3)  稍微改变一下我们的邀请工作的程序,即不提前太多天开始邀请评委,这是基于评委老师和领导嘉宾的时间安排的不确定性而提出的。这样也许可以减少评委和领导临时不能出席的情况的发生。

2.   由于此次比赛资料收集的时间比较长,导致我们收到打印资料的时间较晚,所以打印工作进行得也比较匆忙。其中有一些学术部准备好的资料的格式不太规范,比如席位纸,而我们也没有仔细查看并修改。所以不得不在比赛前临时进行修改并且重新打印;

3.   在近两次打印奖状的工作中我们发现,文印室在制作奖状前会稍微对我们的奖状模板进行修改,使得字体有点小,显得不太大气。我认为以后打印奖状时,可以先向文印室说清楚我们的要求,或者先查看工作人员修改奖状后的效果,再针对一些问题提出我们的意见,尽量使得打印出的奖状更美观、大方,并且符合我们的要求;

在本次比赛的整体工作中,包括比赛前期和比赛进行期间,都出现了不少问题。其中有部长的原因,也有干事的原因。针对这次的问题,我们也得到了一些教训。一是在以后的安排工作中,应该更详细和系统地向干事说明,并且及时关注她们工作的进展状况,以便能及时发现并解决她们的问题;二是希望干事有更多的自己的想法和做法,能够更独立地完成工作,而不是完全听从部长。只有这样,她们才能收获得更多。只有出现问题才能发现自己的不足,希望通过这些问题,我们都能够得到成长。

 

组织部

一、 团日活动

结束了团日活动的评优工作,共有七个班级参与此次评优,其中1402班团支部获得了学院的评优名额,纸质版的策划、总结书,评优表已盖章并交至校团委处。但团日活动的评优表还有待改进,评优的形式也可适当多样化。接下来会针对这些情况进行改进。

二、 收缴团费

团费的收据已交至校团委老师。

 

宣传部

这两周宣传部的工作主要是围绕Micro-teaching师王争霸赛与迎新晚会开展的。

一、 Micro-teaching师王争霸赛

1.   海报和宣传单的制作

海报和宣传单在制作中都出现了同样的问题——文字内容太多,导致整个版面看起来非常拥挤,主题也不突出,后来与学术部经过不断地协调才最终确定海报及宣传单上的文字内容,因此以后在制作之前可先考虑主办部门所提供的文字内容相对于整个排版来说是否具有可行性,并且下次主办部门与我们交接工作时也可将文字内容分为必须添加与选择性添加两种形式,以便我们进行操作,这也体现了部门间及时进行沟通的重要性。另外,由于赞助商不断改变所提供的奖品,而且赞助商对于海报及宣传单上他们logo的摆放位置也提出了很多的要求及修改意见,导致我们在制作过程中需要不断地对细节进行修改,对工作造成了一定的麻烦。虽然这些情况无法避免,但还是希望以后能够尽量减少这类情况的发生;

2.   邀请函的制作

邀请函的制作过程较为顺利,干事制作出来的效果也还让人满意,而且她还自己上网找教程制作粉笔字,这种自我学习自我提高的意识是值得提倡的,也鼓励其他干事去学习;

3.   开场视频

由于干事尚未接触制作视频的软件,因此MT的开场视频是由副部进行制作的。制作难点主要是为视频里的参赛选手配字幕,主要是因为需要吻合嘴型而且选手的讲稿与实际录制时所说的并不完全一致,所幸后来问题都顺利解决;

4.   立体宣传品、计时牌及现场布置所需装饰品的制作

我们利用了两个周末的时间来制作MT的立体宣传品包括吉祥物、小黑板,和现场布置所需要的装饰品,如背景板、舞台前沿的小狮子等等,制作过程也相较顺利,在室外制作背景板时即便天气较为寒冷干事们也咬紧牙关坚持了下去。计时牌也于决赛前两天完成制作。

二、 迎新晚会

由于第一次制作出来海报效果不太好,干事又重新设计了一份,令人意外的是,只是随手重做的一份反而效果更佳,并顺利地通过了包括主办部门及主席团的审核。这是我们本学期以来第一份审核过程如此顺利的海报,部长们的指导当然不可缺少,但最重要的还是干事们自身的努力与成长。不要总是抱怨别人的要求多,只要自身素质够高,就不怕制作不出优秀的作品。因此,关键还是要提高干事们的审美和设计能力。

邀请函、节目单、开场视频及现场布置所需的装饰品都尚在设计制作中,具体工作情况需在迎新晚会结束后才能进行总结。

 

文娱部

文娱部这两周一直在准备迎新晚会,在1130号进行了班级节目的初审,总体来说创新节目不多,但是质量还算可以,另外已经确定了外援嘉宾有一个霏阳新成立的乐队的节目,外校男模和相声;目前正在考虑将最近热传于微信的盲人二胡大叔请来表演,作为一个公益项目加进英教迎新使得迎新更有意义,不过具体还待与迟老师协商。

原定于127号的班级节目二审因为部长检查通知时的疏忽导致通知错误,所以二审延后一个星期,艺术团节目审核由14号提前至12号,期间因为忘记通知艺术团团长有关时间变动的事宜而出现了一些意外状况,在此进行反省。

总体而言,目前本次迎新晚会的准备工作进行得比较顺利,没有出现很大的意外情况,希望在下周四可以给英教学子带来一场辞旧迎新的欢乐盛宴!

 

生活部

生活部第十三、十四周的工作主要还是围绕交换空间进行的。

在这次交换空间的前期准备中,能明显发现干事之间默契度的上升。四位干事分工合作,既认真完成了自己的份内工作,又给其他的干事提供了帮助,力求交换空间能够顺利进行。

由于此次交换空间的举办在时间安排上比较仓促,并且与校会的沟通不太顺利,对活动的进行带来了很大的阻碍:

1.   没能很好地传达关于时间安排的消息。对于服装展示的审核,基本都是在审核的前一天晚上才能收到校会发来的时间地点通知,这一点可能会造成对模特通知不及时的后果;

2.   一些评分环节的要求没有表达到位。对于服装成品图的问题,因为校会没有给出很明确的答复,因此生活部上交了手绘的图片,之后发现其他学院都是以照片形式展示,影响到了评分结果;

不过,在此次交换空间中,校会生活部严谨、认真的工作态度很值得我们学习。在今后的工作中,我们也要以这种态度对待工作。

 

体育部

体育部最近在准备团学趣味运动会。我们让每个干事都写了一份策划书,也进行了反馈。干事们在策划书中出现的主要问题有以下几点:

1.   有些干事的策划书从网上借鉴的内容太多,没有自己的想法与创新;

2.   文档格式出现了很多问题;

3.   运动会的时间、地点和主办方的描述不规范;

4.   没有解释清楚运动会的规则,包括如何计分,怎么具体进行一个项目以及每个项目的时间控制;

5.   没有制作经费预算表和计分表;

6.   运动会当天的人员安排不具体,都是比较笼统。

从这些问题看来,干事们在写策划书方面还有很大的提升空间,不过毕竟这是她们第一次写策划书,没有经验,所以要理解她们。以后的策划书都会让干事们撰写,相信经过这一次的训练,她们的策划能力一定会有所提高。

因为干事们写的策划书都不合格,所以我们采用了副部铭铭的策划书。总体来说这个策划书还是不错的,采用类似定向越野的模式,分阶段做任务。其中有新意的地方是有很强的趣味性。出现的一些小问题是没有仔细考虑运动会中任务的实际操作性,不过经过我们的踩点和仔细考虑之后,这些问题已经得到了解决。

 

就业服务部

近期就业服务部的工作主要分为以下几部分:

1.   跟进12月和1月广州图书馆队伍的工作;广州图书馆给出的回馈是队员 工作较为积极。此外,1—12期广州图书馆分享会的薪酬,在经过多次与熊涛老师的沟通后终于汇到每位参加者的账户上;

2.   跟进校友会微信平台建设工作;

3.   根据迟老师的要求整合上届毕业生的就业数据并总结他们的就业情况;

4.   组织开展第二次部门活动,增强部门凝聚力。

总的来说,在最近两周部门工作进展得较为顺利,并没有遇到太大的问题,干事之间的沟通协作越来越顺畅,相信接下来能做得更好。

 

外联部

1.   完成了与学而思关于Micro-teaching师王争霸赛的合作。虽然在沟通上出现了不少问题,但最终都能妥善解决;

2.   为迎新拉到了饮品、观众礼品、互动环节以及抽奖环节奖品的赞助。

 

学术部

学术部在第十三和十四周的主要工作是进行Micro-teaching师王争霸赛决赛的准备工作以及英语角策划书的完善、活动细节的商讨以及前期准备工作。一切准备工作都在有序进行,但也出现了一些问题。对这两周的总结如下:

1.   在拍摄往届选手视频时,没有和新闻部进行更加深入的沟通,导致拍出的视频模糊不清、有较大杂音,于是只能让师兄师姐重新拍摄,耽误了他们宝贵的时间。以后会注意在新闻部进行拍摄时同时用手机进行拍摄,做好充分准备;

2.   经过在团学部长会议上主席的提醒,了解到领导嘉宾位置的设置问题和头衔的称呼问题等注意事项。本部门会在今后的活动上会更加注意这类细节;

3.   关于抽奖软件的问题已得到解决。之前小干事找到的都是非常复杂、难以使用的软件,部长换了一种搜索方式并最终找到了一款简单适用的抽奖软件。以后在其他事情上干部和干事都要用不同角度看待问题并且要有坚持不懈的态度,这样才能更好地解决问题;

4.   Micro-teaching师王争霸赛是全英比赛,所以歌队应尽量选择英文歌。由于在往届的Micro-teaching师王争霸赛中歌队一直是唱英文歌的,所以这次通知歌队时没有明确说要唱英文歌,导致歌队选了一首并不符合比赛气氛的中文歌。因此以后会注意在联系歌队时明确英文歌的要求;

5.   可以把一些工作的截止日期稍作提前,特别是交给其他部门的工作的截止日期,以防出现像这次新闻部拍摄的视频出现问题要匆忙重拍的情况;

6.   赞助商提供的奖品最好能与比赛性质一致,这样可以更加突出比赛主题。

 

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