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英教团学第十二周部长会议记录  

2014-11-28 00:02:37|  分类: 2014下半年会议记 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十二周部长会议记录

 

会议时间20141124  21402220

会议地点:教学楼A201

主持人:团委副书记 张舒娴

记录人:秘书部干事 何柳珊

 

一、   各部门近期工作总结与经验总结

主席团

1.   校运会

(1) 1114日和1115日看守校运会大本营;

(2) 由于将出席情况列入综合测评项目,故学院出席人数可观;

(3) 部分同学对本次考勤制度不理解,希望同学们能重视并积极参与校级活动,树立学院的良好形象。

2.   近期工作安排

(1) 团委学生会工作证的制作

① 宣传部负责设计工作,设计内容包括照片、名字、职位;

② 秘书部负责打印工作;

③ 各部长以飞信通知干事,收集一寸彩色免冠的纸质照片;

(2) 115日召开了主席团会议,对近期工作进行总结。

 

实践部

1.   “三下乡”总结表彰大会

(1) 优点

   大会安排得当,进行顺利;

   动员、表彰、分享交流的环节比较精彩。

(2) 缺点

   忘记邀请主席团参加“三下乡”总结表彰大会,且后来的通知比较匆忙,不够规范;

   预想的座位安排与教室座位安排有出入,但已及时做出调整;

   领导排位不恰当;

   黑板上的大会名称的字体太小;

   由于没有提前检查音频资料能否顺利播放,故现场大湾队的视频播放出现故障;

   没有事先与领导协商发言时长的问题;

   颁奖环节中没有说明优秀队伍与优秀队员的评选标准,并且没有把最重要的奖项——最佳展示队伍,设置为最后一个颁奖项目。

2.   召开部门例会,商讨志愿者交流大会和废品回收活动事宜。

 

组织部

1.   收缴及上交9-12月的团费;

2.   团学同乐会

(1) 优点:节目时间控制较好,干事们的反馈良好;

(2) 缺点:音响设备的音量太小,影响部分部门的表演。

3.   计划收集团日活动展示的资料,准备进行相关的评选工作。

 

新闻部

1.   Micro-teaching师王争霸赛的初赛进行报道、拍摄工作,干事的摄影技术有所提高;

问题:干事进行拍摄时,挪动椅子发出声响,对选手、评委造成干扰。

经验:提醒干事在拍摄期间应注意避免对他人造成不良影响。

2.   为“三下乡”总结表彰大会撰写新闻稿,干事撰写新闻稿的能力有所提高;

问题:由于没有主动与主办部门沟通,所以干事在新闻稿中对评委头衔的表达不清晰。

经验:在撰写新闻稿过程中,有疑问时应主动咨询主办部门。

3.   对校运会进行拍摄、撰写新闻稿的工作,干事的室外拍摄技术仍待提高;

4.   开始为2014届教育实习总结大会撰写稿件;

5.   采访我院到贵州贞丰中学支教的42011级师兄师姐,并撰写相关新闻稿;

6.   已将首届英教“心随影动”摄影比赛的结果发到各班班邮,由于外院评委迟交评选结果,故评选工作的完成时间比计划延迟了3天;

7.   对团学同乐会进行拍摄、报道;

8.   近期工作计划

(1) 请秘书部进行英教“心随影动”摄影比赛的奖状打印工作,并进行颁奖等摄影比赛的收尾工作;

(2) 协助学术部采访Micro-teaching师王争霸赛历届的优秀选手,并制作视频;

(3) 1128日和1129日将派出干事到北校区对广东省大中小学英语课程与教学高峰论坛进行拍摄、报道工作;

(4) 对干事进行管理学院网站的培训。

 

生活部

1.   第九届“交换空间”活动

(1) 进行活动的前期准备工作,正在进行义卖品的收集工作;

问题:同学普遍对该活动不感兴趣,故报名情况不乐观,招募队伍的摊位由三个变为一个。

经验:建议将参与“交换空间”活动列入综合测评的加分项目中。

(2) 继续跟进活动事宜,活动需要两名其他部门的干事帮忙搬物资;

(3) 由于“交换空间”活动时间与Micro-teaching师王争霸赛决赛的时间有冲突,所以需尽快列出干事出席人员的名单。

2.   由于对“温馨提示”项目进行改革,故暂时不推出11月的“温馨提示”;

3.   应学校要求,将对“三卡制度”进行问卷调查的调研工作;

 

文娱部

1.   迎新晚会的准备工作

(1) 已跟宣传部协商活动海报、宣传单、邀请函和开场视频的制作;

(2) 外联部正在为迎新晚会拉取化妆造型、饮品及嘉宾观众礼品的赞助;

(3) 礼仪队、司仪队已开始准备迎新晚会的工作任务;

(4) 今年征集了七个班级节目,其中大一有3个,大二有4个,1130日将进行初审,并邀请艺术团团长作为评委;

(5) 由于申请不到体育场,故初审的场地改为教学楼A栋的教室;

(6) 已借初审所需的投影仪;

(7) 由于学生活动中心的预约系统崩溃,1115日的申请要求还没有网络反馈,故将在1126日完成纸质版的申请手续;

(8) 1130日将安排初审班级的表演顺序,并通知各班的节目负责人;

(9) 迎新晚会的观众喜好调查表已发到各班的QQ群、微信群和微博,1130日将截止调查,整理调查结果;

2.   将派出3名干事协助Micro-teaching师王争霸赛决赛的工作;

3.   由于为迎新晚会准备节目的班级不多,因此建议给所有参加初审的班级进行综合测评的加分。

 

秘书部

1.   进行部门的常规工作;

2.   第十二周的工作安排

(1) 协助新闻部打印 “心随影动”摄影比赛的奖状;

(2) 协助学术部Micro-teaching师王争霸赛决赛前期工作的准备。

 

学术部

1.   Micro-teaching师王争霸赛复赛

(1)收集复赛选手的资料,申请并打印复赛所需的资料;

(2)联系评委,并进行现场布置;

(3)公布复赛选手成绩及进入决赛的名单;

问题:对赛制的说明不清晰。

经验:在决赛中进行改进。

2.   Micro-teaching师王争霸赛决赛的准备工作

(1)收集华南师范大学选手的基本信息、两校选手的空闲时间段;

(2)与学而思培训机构商量培训时间,但具体的培训时间待定;

(3)组织参赛选手进行抽题。

3.   英语角的筹备工作

(1)E-jungle英语森林俱乐部商量英语角的时间、主题、活动流程;

(2)已完成策划书的初稿。

4.   第十二周的工作安排

(1)Micro-teaching师王争霸赛决赛的前期准备

   与秘书部沟通联系,说明决赛奖状的制作要求和邀请评委事宜;

   与宣传部商量电子版邀请函、决赛海报、宣传单和宣传品的制作事项;

   邀请前两届的选手拍摄关于参赛感想的视频,并请新闻部进行拍摄;

   确定决赛当天的领队、司仪队的名单;

   统计需要提供正装的决赛选手人数,并开始准备相关工作;

   向迟殿凤老师申请决赛海报的打印与张贴;

   收集决赛选手的照片、参赛宣言和个人(组合)介绍,用于微博和微信公众平台的宣传,并在微信公众平台上进行抽奖。

(2)英语角的筹备工作

   邀请表演嘉宾并确定名单;

   E-jungle英语森林俱乐部商量,确定最终版策划书。

 

体育部

1.   已将校运会的签到名单与方阵名单发给主席团和各班班邮;

2.   团学趣味运动会

(1)1127日将策划书交予主席团审核;

(2)活动时间初定在1214日晚上。

 

就服部

1.   跟进12月广州图书馆分享会;

问题:与12月队员的沟通出现问题,2名队员确定退队。

2.   协助管理英教校友会微信公众平台;

3.   到就业指导中心领取最近举行的大型校园招聘会的入场券,并通知大四的级委告知各班级;

4.   由于11级、12级的辅导员发生变更,所以正在协商相关工作的交接问题。

 

外联部

1.   Micro-teaching师王争霸赛决赛拉取赞助

(1) 已与学而思机构商量奖品的赞助,并收集决赛选手的空闲时间表,组织他们到学而思机构参与培训;

(2) 已拉取选手正装的赞助,多余的费用将用于化妆品。

2.   近期工作安排

(1)发送Micro-teaching师王争霸赛决赛的邀请函和邀请短信;

(2)为迎新晚会拉取赞助;

(3)与学术部商讨英语角事宜。

 

宣传部

1.   对校运会进行现场布置;

问题:(1) 由于没有与体育部进行协商,所以布置时间略迟;

2) 由于现场人员较多,所以用红纸制作的赛程表被损坏。

经验:重视布置工作,提前到活动现场布置,用KT板制作赛程表。

2.   顺利完成“交换空间”海报的设计工作,1125日将进行海报的打印与张贴;

3.   由于不清楚团学工作证的制作,所以初稿完成情况不理想,但会尽快完成修订工作;

4.   进行第三次的部门培训,培训内容为PS技术;

5.   近期工作安排

(1)制作“交换空间”活动的号码牌;

(2)制作Micro-teaching师王争霸赛决赛的邀请函和宣传单;

(3)制作迎新晚会的海报、宣传品和背景板。


二、   其他注意事项

1.  对领导席位进行排序时,需要遵循中间的职位最高,两边递减,以右为尊的原则;

2.  根据干事上交的第十周部长会议感想的情况,主席团提醒干事不需在感想中记录会议内容,希望干事们写下更多深刻的感受与思考;

3.  团委学生会工作证制作完成后,干事需在团学举办的活动中佩戴工作证;

4.  活动奖状的颁发应按照奖项分量递增的顺序;

5.  当一名老师拥有多个头衔时,应在新闻稿、席位纸等表现其较高的头衔;

6.  秘书部提醒各部门发送11月的部门工作资料至秘书部邮箱;

7.  主办部门需要与宣传部沟通,清楚地说明海报的张数、规格以及张贴的地方,以免造成不必要的麻烦;

8.  宣传部负责邀请函的图片设计,外联部负责文字内容和发送工作;

9.  各部门举办每一项活动都要提高调研的意识,并认真负责地进行调研工作;

10.请假在部长会议开始前30分钟才有效;

11. 各部门需要其他干事协助工作时,要进行人数统计,并将出勤情况反馈给秘书部;

12.学生干部专题培训

(1) 第二场培训在1126日第67节,地点待定,届时没有课的正副部长和干事均需出席,身体不适者可向主席团请假;

(2) 由于老师出差,最后一场培训的具体时间待定。

13. 请文娱部为Micro-teaching师王争霸赛决赛制作台灯,以便于评委老师评分;

14. 由于学院需要为担任比赛评委的老师支付酬金,所以活动的主办部门需要在活动结束后整理一份评委名单(不包括学生评委),并在评委名单上注明外院评委老师的所属学院,然后将其发送给熊涛老师,抄送给迟殿凤老师和各评委老师;

15.文娱部需把秋之声歌唱比赛的评委名单补发给熊涛老师;

16. Micro-teaching师王争霸赛决赛中,模拟课堂上的学生将在大一、大二的同学和淘汰的选手中征集。

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