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英教团学第十周部长会议记录  

2014-11-14 23:17:44|  分类: 2014下半年会议记 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十周部长会议记录

 

会议时间20141110  21402230

会议地点:教学楼A201

主持人:团委副书记 张舒娴

记录人:秘书部干事 陈嘉泳

 

一、 各部门近期工作总结与经验总结

主席团

1.       团学工作指导手册

(1)  已在第八周部长会议后将团学工作指导手册电子版及各部门的任务安排群邮,也对各部门成员的任务情况进行了反馈。各部门成员要在以后的工作中充分利用指导手册;

(2)  各部门部长要给予干事相应的实际性指导;

(3)  部长要有计划地安排干事阅读纸质版团学工作指导手册的,不要浪费资源。

2.   第八周部长会议列席干事感想的情况总体来说良好,大多干事认真对待,有自己的想法,但也存在极个别干事随意应付。各部门部长应认真查看自己部门干事的会议感想,及时了解他们的想法。各部门列席的干事也要认真对待会议感想;

3.   已公布2014-2015学年度英教通讯录,请各部门成员自行下载、保存并充分利用;

4.   近期工作安排

(1)  进行团学干事的培训,共4次,各部长要通知到位;

(2)  以后主席将携带2名部长前往三周一次的全委会进行观摩学习;

(3)  在校运会期间,主席团成员看守英教学院大本营。校运会第一天由主席余安琪和副主席林敏瑜负责,第二天由团委副书记张舒娴和副主席陈勉如负责。

 

实践部

1.   已发班邮通知志愿者注册志愿时;

问题:由于同一时间注册的志愿者太多,导致网页崩溃,很多志愿者注册失败。

经验:延长审核的时间,并定期检查系统;

2.   三下乡总结表彰大会的前期准备工作

(1)  修改主持表;

(2)  请宣传部制作邀请函;

(3)  邀请其他学院的实践部部长,并统计回复情况;

(4)  发班邮通知大一、大二、大三关于三下乡总结表彰大会的事宜

1)    大一全体同学需出席三下乡总结表彰大会;

2)    大一、大二各派出两名同学作为大众评委。

(5)  短信通知大一、大二的班委尽快上交大众评委的名单;

(6)  购买奖品奖励三下乡10名优秀队员。

3.   近期工作安排

(1)  联系学院领导,确定出席情况;

(2)  举行部门例会,确定三下乡总结表彰大会的工作安排;

(3)  召开三下乡总结表彰大会,请宣传部在1820派干事到E204布置现场,请新闻部进行拍摄和宣传。

 

生活部

1.   Dorm Show宿舍风采大赛决赛已结束,已将迟老师盖章的加分证明和加分名单交至主席;

问题:(1)部分参赛宿舍没有及时上交资料,导致工作比较匆忙;

 (2)在决赛前,有宿舍退赛;

 (3)在决赛期间,电脑出现问题;

 (4)观众较少。

2.   117日晚上出席了思科学院的宿舍装饰大赛,并从中取得了经验

(1)  要把握好时间;

(2)  课室大小要合适;

(3)  成员分工要明确。

3.   核对奖学金;

4.   准备11月温馨提示和交换空间活动;

5.   在微信公众平台发消息呼吁各班女生为男生庆祝男生节。

 

新闻部

1.   院运会的拍摄和报道比较顺利;

问题:干事拍摄照片的角度不太好。

2.   已完成 Micro Teaching师王争霸赛初赛的拍摄和报道;

问题:由于忘带相机给干事,导致干事用手机拍照,照片放大后像素比较低。

经验:发新闻稿件给副主席陈勉如,请她在微信平台上及时推出我们学院的新闻报道。

3.   制作十月份工作简报

(1)  从一月份开始,每月派2名干事制作工作简报,计划让6名干事在3个月内掌握制作工作简报的技能;

(2)  目前十月份工作简报仍处于修改阶段。林书记提出修改建议,主要包括文章分类和封面改动。文章分类有新闻图片、学院要闻、科研动态、学生工作。暑期时增加三下乡专题;

(3)  董院长提议将工作简报中的专题改成:教学活动、科研与教师发展活动、社会服务活动、党政思建活动和学生活动。但关于是否以后都按照这种专题栏目做工作简报的问题仍未收到董院长的回复;

(4)  由于十月份工作简报已经基本完成,所以十月份工作简报将不作修改。计划于1113日下午在会议上与院长和书记商讨关于十一月份工作简报是否进行栏目修改的问题。

4.   院网栏目设置

(1)  熊涛老师提议将院网改成一个大图片下分综合要闻、学院动态、实践实习和其他活动这4个栏目,但是由于学院网页版本较低,只能修改图片大小,而栏目的大小、时间的显示都无法修改。关于请教育技术中心的老师帮忙修改院网栏目的相关事宜还有待跟进;

(2)  对“党政思建”栏目的修改仍需要进一步商讨。

5.   摄影比赛于1110日断网时截稿,截止至开会前投稿刚好160份,符合预想。将在1111日发参赛者名单至班邮,以班为单位进行核对。如果有问题则给新闻部发邮件反馈,新闻部再与评委联系;

6.   今年学校在贵州贞丰中学建立学习基地,何伟儒书记出席了此次学习基地见面会,并接受了学院的采访。目前采访稿仍在修改中。4名大四的师兄师姐前去支教,之后会安排干事对他们进行采访。林书记表示将会请他们开展经验交流分享会,要求部门跟进宣传工作;

7.   已转发校团委近期通知《广外学生组织通讯员制度》至班邮,请各位同学注意查收。各位同学可将稿件发至新闻部,也可以自己投稿。但是自己投稿要写清楚学院名称和班级;

8.   近期工作安排

(1)  派出干事报道三下乡总结表彰大会和11级教育实习总结大会;

(2)  继续进行采访工作及工作简报的制作;

(3)  1113日下午与主席团和学院领导一同参加学院工作会议,派干事进行会议记录。

 

就业服务部

1.   与宣传部协商后打印并张贴广州图书馆海报;

2.   协助管理英教校友会微信公众平台;

3.   第九周从就业指导中心领取了就业指南和毕业生就业推荐表,已经让毕业生填好就业推荐表并送至学院和就业指导中心盖章;

问题:就业指导中心的章坏了,推迟到1111日盖章。

4.   已向熊涛老师提出广州图书馆的薪酬问题,问题会在近期内解决;

5.   本要求各级都派同学出席在115日晚上开展的职业辅导月讲座,但由于时间比较仓促,而且当晚举行Micro Teaching师王争霸赛初赛,所以大二、大三的同学都基本不能出席,只有大一同学出席;

6.   跟进广州图书馆分享会12月份的报名情况;

7.   原定于本学期的师兄师姐经验交流会延迟至下个学期。

 

学术部

1.   Micro Teaching师王争霸赛初赛的准备工作

(1)  由于参赛人数比预计多,所以邀请的评委人数增加;

(2)  收集选手的空闲时间段安排、PPT、电子版教案,虽然过程中出现小失误,但是还是得到了妥善处理。

2.   Micro Teaching师王争霸赛初赛已结束,共有90组参赛选手。原定分数排名前8名的选手能进复赛,但是由于出现选手重分的情况,所以共有30组选手进入复赛。在初赛结束后的第二天,选手成绩和复赛名单以班邮和微博的形式公布;

3.   经熊涛老师同意后,与学校社团E-jungle英语森林俱乐部合办本学期的大型英语角活动。已与E-jungle英语森林俱乐部的会长商讨有关活动策划和分工的问题。将在1119日之前完成大型英语角活动策划并交给相应的指导老师审批;

4.   近期工作安排

(1)  继续完成大型英语角活动的策划;

(2)  准备Micro Teaching师王争霸赛复赛

1)    收集选手的空闲时间段安排情况;

2)    安排选手的出场顺序;

3)    申请课室;

4)    邀请评委;

5)    评分细则上交至杨芳老师。

(3)  Micro Teaching师王争霸赛初赛邀请评委时,发现某些老师的电话号码有问题,已要求干事标记错误的号码并且将在第十周完成对通讯录的更新。

 

宣传部

1.   制作团学各部门的封面图;

2.   广州图书馆海报的制作相对顺利;

问题:干事技术不熟练,制作海报用时较长。

3.   三下乡总结表彰大会邀请函的制作相对顺利;

4.   开展第二次部门培训,巩固干事的Photoshop技术和教授其新技能,并将近期制作海报和邀请函的工作交给新干事;

5.   近期工作安排

(1)  布置三下乡总结表彰大会现场;

(2)  制作校运会英教赛场表;

(3)  在第十周周末布置校运会英教大本营现场;

(4)  计划与学术部联系,商讨制作Micro Teaching师王争霸赛决赛海报宣传单的事宜。

 

秘书部

1.   完成常规工作;

2.   完成Dorm Show宿舍风采大赛决赛的计分工作;

3.   完成三下乡资料的打印工作;

4.   活动工作总体较为顺利;

问题:由于与负责活动工作的副部汤璟佳联系不太密切,所以对活动工作不太了解。

经验:以后会跟进活动工作,每周保持与副部交接和沟通。

5.   近期工作安排

(1)  继续进行常规工作;

(2)  准备将收集院网每月新闻的工作交给干事。

 

体育部

1.   英教院运会较顺利地结束;

问题:(1)两位部长对干事要求不够严格,分配任务后没有严格把关,导致干事在院运会当天不熟悉比赛规则;

 (2)有个别志愿者不了解比赛规则,且态度不认真。

经验:加强对志愿者的培训。

2.   院运会后期工作

(1)  整理出院运会的参赛名单、获奖名单和校运会的报名表;

(2)  与宣传部商讨场地布置事宜。

3.   近期工作安排

(1)  安排校运会当天的具体工作;

(2)  制作校运会观众签到表。

 

组织部

1.   继续跟进团日活动,一周后会发班邮通知各班收集班团日活动的材料;

2.   开展同乐会的准备工作。同乐会初定于1123日晚上700-930举行,有课的部长可下课后参加;

3.   收取9-12月的团费,每月1元,即每人收4元。从明年开始改为每年分1-6月、7-12月两次收取团费。

 

外联部

1.   1030日开展了树仁讲座,将在1112日确定加分名单;

问题:(1)临时发现同时与几个讲座有冲突;

 (2)由于前期加大了宣传力度,所以出席情况超出了预期,出现了座位不足的现象;

 (3)由于商家的某些原因,没能让中途前来的同学进入;

 (4)由于与其他讲座有冲突,所以中途有超过一半的同学离场,使得商家对此次讲座的效果不太满意。

经验:以后会更加注意讲座的时间安排和教室的选择。

2.   与学而思确定Micro Teaching师王争霸赛的合作细节,基本确定学而思为Micro Teaching师王争霸赛提供奖品赞助,其中包括一、二、三等奖和微信抽奖奖品;

3.   近期工作安排

(1)  继续为Micro Teaching师王争霸赛拉赞助,主要是选手的正装方面;

(2)  邀请外院嘉宾出席Micro Teaching师王争霸赛;

(3)  与文娱部商讨有关迎新的赞助。

 

文娱部

1.   校运会方阵工作转交给体育部之后,出现工作中断的情况;

2.   准备迎新晚会

(1)  吸取秋之声歌唱比赛中的教训;

(2)  通知大一、大二各班的文娱委员开始准备迎新节目,暂定初审时间为1130日。

3.   开展部门活动,调节部门气氛;

4.   1110日下午三个部长进行了简短的会议,讨论有关迎新晚会的相关事宜;

5.   初步定在1114日中午召开部门会议,将会给干事分配工作;

6.   增加一次干事培训,主要是对干事进行音控等更加专业的培训。

 

二、 其他注意事项

1.   主席团提出发邮件时应注意的格式和措辞问题

(1)  要通过加粗字体、改变字体颜色等方式突出重点;

(2)  段落开头要缩进两个字符;

(3)  避免将24小时制和12小时制混用,时间表达应为“1500”或“下午300”;

(4)  落款处的部门名统一为“英教团学XX部”;

(5)  通知类邮件的标题应是:关于……的通知;

(6)  正文和落款之间空一行;

(7)  发邮件或正规文书时应避免使用“~”;

(8)  称呼应使用“你们”或“您”,“您们”是不规范的。

2.   秘书部从1110日起对各部门上交的公文进行检查,若公文格式不合格,会相应扣分;

3.   各部门在开展活动前要检查教室的设备;

4.   各部门需要提交纸质版和电子版的综合测评加分证明给主席;

5.   宣传部强调海报的申请打印和申请粘贴工作由主办部门负责,主办部门申请完之后再将打印申请表和粘贴申请表交给宣传部;

6.   本月报销由秘书部干事何柳珊负责,宿舍是6413

7.   秘书部再次强调考勤工作:各部门成员到场后应马上到秘书部处签到,不可以代签,会议开始前五分钟停止签到,还未签到的同学记为迟到;

8.   体育部就院运会精彩的开场舞向文娱部致谢;

9.   文娱部提醒迎新晚会的举办日期是1218日;

10. 主席团提议各部门成员穿团服参加同乐会;

11. 各部门成员要注意团学文件,里面包含了艺术团通讯录和如何借大课室等内容,干事若有疑问可直接查阅;

12. 主席团向各部门强调了一些工作注意事项

(1)  校运会两天内不允许部门出游,如果因此而缺勤,不仅扣个人综合测评分,主席团也会对部门进行批评和扣分;

(2)  校运会方阵表演关乎学院的形象,因此体育部要保证方阵的表演质量;

(3)  由于团学在调研工作方面比较欠缺,所以在迎新晚会前后、Micro Teaching师王争霸赛决赛后要进行调研。以后每次举办活动也要进行调研工作,以便为下一年积累经验;

(4)  各部门在饭堂召开例会时要注意,会议要在2230前结束。此外,还要注意控制音量;

(5)  各部门在以后的活动中如果借不到手推车或手推车不够,可联系团副张舒娴,限借一辆;

(6)  如果活动的工作人员较少,活动主办部门可向团学申请人手;

(7)  各部长在收到飞信后应尽快收复。

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