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日志

 
 

团学第八、九周总结  

2013-10-31 22:34:46|  分类: 2013年下半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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秘书部
秘书部这两周主要进行秘书部常规工作和开展内部会议。在部门会议上总结了干事进入部门来出现的问题:
1. 在措辞上还待加强,尤其体现在会议记录上。
小干事在撰写团学会议记录时经常会使用口头语;在下笔前没有把内容归类清楚;以及会忽视一些小的句子语病。
2. 信息没有及时反馈。
例如亚婷第一次打印秋之声奖状时,文印室工作人员告知我们的文字排版还需改正,她并没有告知我,事后是我在与她     一次谈话中问及这个问题时,她才想起。
3. 对于是否对部长强调的部分理解清楚,小干事没有反馈。
4. 在一些工作的调配上,没有做到很好的合作。
例如亚婷第一次找迟老师签单时,与迟老师的时间不合,她并没有想到可以让其他干事去完成任务。
针对干事出现的问题,我和覃洁打算在接下来的培训里,能让干事学会以下几点:
1. 需要更细心:尤其在格式,内容,措辞,事项归类上;
2. 需要及时反馈;
3. 要学会质疑:质疑不是不相信,是对事物本质的研究,使其更加明白,也是在质疑中能有更好的想法;
4. 需要有合作意识;
5. 要有自己的想法。

组织部
在八、九周,组织部主要完成了以下工作:
一、新生升旗礼:我院于第七、八周举行的新生升旗礼已结束,关于升旗礼的考勤已发班邮公示。
二、 同乐会的策划:部门内部已召开会议讨论同乐会上游戏的选择,策划的完善工作还在进行中。
三、 团日活动:由于今年的团日活动与以往的有较大的不同,通过参加校团委举行的组织部长会议和团日活动的意见征集会议,部门内部已经很好地了解关于此次团日活动的各项事项,团日活动的通知也将很快下发至各团支部。
此次新生升旗礼的整体情况比较理想,整体的出席情况良好,只有一位同学缺席,没有出现太大的升旗事故,13级各班的升旗手也比较负责。其中出现了一次升旗小事故:10月22日早上升旗时1302班的升旗手没有准时将行政楼前的旗升好且没有将中庭的国旗绑好。出现这样的问题主要是因为升旗手工作的疏忽,虽然每次举行升旗礼前校团委都会对学院的升旗手进行培训,但经过这次教训我们将会在下次升旗礼前在我们学院内部召开升旗手会议,再次强调升旗手工作的各项注意事项。
关于同乐会上游戏的选择,我们部门是以会议讨论的形式进行的,让干事提前准备好1—2个游戏然后再提出来一起讨论,这种会议形式取得了较好的效果。但是会议的主持人需要随时把握好会议进行的方向,避免讨论过程中话题的转移而浪费时间。

实践部
实践部第八九周的工作主要为基地工作的开展和“三下乡”总结表彰大会的准备工作。
优点:
1. “三下乡”总结表彰大会准备工作启动较早,各队伍准备时间充分。
2. 合理分配小干事的工作,让小干事得到锻炼和提升。
3. 在“三下乡”总结表彰大会的过程中进行干事培训,提高了工作效率。
缺点:
1. 开展基地工作:
(1)番禺义工联社区部于第八周周六进行了第一次活动,志愿者反应活动预期与实际情况有较大出入,希望与基地有关负责人进行沟通,顺利解决问题;
(2)黄埔军校10月25日仅有一名志愿者服务,并且没有事先与相关负责的干事进行联系。所以希望干事们多多加强联系。
2. 由于“三下乡”总结表彰大会的课室申请只能提前一周,所以很多工作迟
迟不能进行。要预先做好策划,顺利开展有关工作。

外联部
1. 这两周,外联的主要工作是完成凯瑞迪口译讲座。第八周主要以前期准备和前期宣传为主,并于第九周周三成功举办了凯瑞迪口译讲座。
2. 23日我们派两名小干事郑韵和小蝶找迟老师申请课室,让小干事熟悉申请课室的流程。
3. 24日由两名小干事申请海报张贴权。由于这学期启用新的海报张贴申请,而我是到星期五下午才确定要找曾主任盖章,导致无法在第八周完成海报申请,最终海报张贴推迟一天。两位部长和小干事都了解到海报申请的流程,以后申请不会再出现类似问题。
4. 28日即周一,小干事分工完成13栋宿舍楼的海报张贴,并及时将照片发给我,我也将照片及时发给商家。
5. 29、30日即周二、周三两天,主要是在上学放学时间在校道派传单。由于是第一次派传单,有的小干事会不好意思,但基本都能完成任务。还有的小干事没有事先看清自己的工作时间,中间出现一些小插曲,但都顺利完成工作。
6. 周三晚6点,两名小干事负责接商家,两名小干事提前到课室检查设备,另外两名小干事负责现场签到。于6点半左右发现教室电脑有问题,因此临时更换课室,留下几名干事在原课室门口组织来到的同学去新的课室。
7. 讲座顺利进行,出席人数为145(不包括工作人员)。但有许多人中途离场,讲座方比较不满意。另外有同学只出席几分钟,甚至签到后就走,为公平起见我们将不予以加分。

就业服务部
这两周的主要工作仍然是干事培训,包括策划书和调查问卷。
首先是策划书方面。在之前已经当面讲解策划书的各种注意事项之后,我们布置了任务,将一份完整的策划书消除掉所有的格式排版,只剩下文字与表格,要求干事整理出一份完整的策划书出来。一方面考察他们对文书工作的严谨性,另一方面让他们熟悉策划书的做法。
其次是在调查问卷方面。在培训过后布置了设计关于师兄师姐经验交流会的调查问卷的任务。第一次成果不太理想,于是我们召开一次简短的会议,指出他们的不足之处,再次强调调查问卷设计的逻辑性。会后,干事们合作将调查问卷修改。第二次提交上来的调查问卷进步很大。最后,我们将上一年的调查问卷发给他们以供参考。
第八周恰巧我们有干事生日,所以借此机会进行部门聚餐,增强部门内部的凝聚力。第十周有同乐会,干事们也非常地积极准备同乐会的节目。希望我们能在同乐会上有精彩的表现。

宣传部
第八周主要有三项工作:
其一,制作Dorm show决赛海报。本次海报的制作由两位小干事合作完成,由技术方向的副部长进行指导与跟进。虽然小干事接触这方面工作的时间并不长,但是完成的效果是不错的。不过有一个比较突出的问题是,这两位干事没有很好地对工作进行协调分工,导致海报的绝大部分工作都由其中一位干事完成。这说明她们没有很好地合作。在任务完成以后,我们在例会上提出了工作的分工与合作问题,同时也分别跟两位干事谈及此问题,希望能够引起干事们的重视。对于各项工作来说,成员间的合作是十分重要的。
其二,院运会海报张贴以及当天现场的布置。海报张贴是常规工作,但因为最近各学院都有比较多的活动,所以是否能找到张贴海报的位置是一个问题。主要在宿舍方面,需要负责这项工作的人员注意其他海报张贴到期的时间,以便及时把院运会海报张贴出去。本来院运会当天不需要我们部门布置,但是由于体育部有两位干事受伤了,人手不够,所以在院运会前一天晚上才接到这项工作的通知。虽然时间很紧,但是这种情况是完全可以理解的,整个布置过程也很顺利。
最后是部门第二次培训。这次培训的内容还是photo shop,希望干事们能够更熟悉地掌握这项常规软件。如果其他部门有干事想来一起学习的,我们十分欢迎,到时在培训前会统一通知。
第九周主要有两项工作:
其一,制作Dorm show决赛的视频。因为小干事还未进行关于视频软件的培训,所以该任务没有交由她们完成。总体过程还算顺利,因为做视频是个比较繁琐的过程,所以花费的时间也比较长。对于小干事的培训,还需要让她们慢慢地接触与学习这项工作,进而掌握它。
其二,三下乡总结大会的邀请函。这项任务是临时接到通知的,所以时间比较赶。其中涉及photo shop,也是交由小干事完成,部长进行跟进,目前正在进行中。

学术部
学术部第八、九周的主要工作有以下几点:
1. 继续跟进“外研社杯”全国英语写作大赛,发飞信通知选手相关信息。
2. 整理英语演讲比赛加分项目名单并申请加分。但是去申请的时候没有把相关的加分名单拿给迟老师,因此这点需要注意。
3. 完善Micro Teaching策划书,并开始准备宣传。我们已经安排两名干事负责写大赛宣传语,将在下周开始正式的宣传活动。
4. 此次Micro Teaching比赛初步设想将与广大和华师联合举办,但学院领导尚未通过,目前还在跟华师和广大相关负责人联系中。

文娱部
文娱部在第八、第九周共进行两次部门会议。
第一次会议主要是对秋之声歌唱比赛的经验总结以及对国庆布置给干事的策划的点评。在策划方面,由于干事们是进入文娱部后第一次写策划,所以还存在许多缺陷,如缺乏创意性、过于理想化、对资金概念不强等。在会议中,我们对每一份策划中的问题进行详细的点评,干事们也认真做了笔记。另外,此次会议还向干事布置一份总结,内容是从面试直到现在的心得感想。
第二次会议主要完成了两个任务。一是对干事的总结进行点评。实际上有多位干事的总结让我们十分不满意,他们没有认真思考自己的经历并总结经验教训,或是不按时上交总结,我们对诸如此类的现象进行了批评。二是布置校运会学院代表方阵的工作,进行干事分工,分为发通知组、联系志愿者组、教气功组和借课室组。第九周周三,文娱部其中一名干事已将方阵人员的招募通知发送到各班班邮。
希望校运会学院代表方阵的组织工作能够顺利进行!

体育部
经过一个多月精心准备的院运会终于在第八周周末落下帷幕,虽然很疲惫,但内心更多的是喜悦。看到部门干事齐心协力,看到他们在自己的第一次工作中的出色表现,看到同学们在比赛中的拼搏和欢声笑语,我知道,一切辛苦都没有白费。但是,这次院运会出现的状况不少,在这里我说一下印象比较深刻的几点。
1. 帐篷问题。由于校团委的帐篷数量有限,每次最多只能借三顶,而且借超过一顶需提前几天预定。对于这些,我们在之前一无所知,直到院运会前两天才知道,所以有点措手不及。因此,以后需要较多数量的帐篷时,如果有其它更好途径,建议不向校团委借用,因为申请程序比较麻烦,而且数量有限,质量不好,如果弄坏要赔偿。
2. 小推车问题。小推车一定要在院运会前一天的白天到9栋楼下拿。
3. 音响问题。这次的音响在云山水榭租借,虽然有点贵,但效果不错。所以,明年可考虑继续在那里租借。
4. 体育场用电问题。用电申请一定要多打印一张,一张在运动会当天早上拿至C103工程部交给相关人员,一张自己保留备用。
5. 器材问题。器材申请时一定要拿两张申请表,以便我们自己保留。

生活部
生活部在第八、九周的工作主要是筹划和举办第三届宿舍风采大赛。
(一)Dorm Show初赛
我们学院在10月20日星期日晚上进行第三届宿舍风采大赛的初赛。本次参赛宿舍一共有50间,分四组评委进行评比,最后根据实际情况,选取最高分的10间宿舍进入决赛,6间宿舍进入复活赛。初赛的结果于10月22日发班邮公示。这次初赛整体来说进行得比较顺利,但也出现了一些小差错。其中有两间宿舍报名参加却并没有被整理到我们的参赛宿舍列表中,只好临时分配。尽管后果并不严重,但这件小事体现出我们部门做事不够严谨,以后需要更加细心,多次核对数目,以避免出现不必要的过错。在这次初赛中,我们看到评委在评分上有较大的主观性,这需要我们下一年增加多一些评委,以保证分数的相对公平。
(二)Dorm Show 决赛准备阶段
初赛结束后,便进入决赛的筹划阶段。这次决赛我们由两名干事担任决赛的主持人,准备决赛的ppt和主持稿,两名干事分别负责奖状和评分表的设计。还包括前期的策划阶段、海报设计和视频制作。这次我们的预算经费比上年少了100元左右,因为参赛宿舍较多,奖品所需金额较多,所以我们部门向外联部申请奖品赞助。此外,这次比赛我们邀请到其他学院和校学生会的生活部部长前来观摩指导,希望借这个机会增加我们学院与其他学院的交流合作,为我们部门以后的建设提供一点帮助。
每一个学院活动都离不开团学各个部门的相互合作,希望这次在得到其他部门的帮助下,我们的比赛可以成功顺利地举办。

新闻部
第八周与第九周里,新闻部新干事在正副部长与高级编辑的陪同下进行第一次任务。本届干事撰稿水平不错,对于新闻的敏锐度较高。但在临场应对方面的经验还是有所欠缺,这点相信在日后的不断实践中能得到改善。
第九周收到林书记对于学院简报的修改意见,已着手进行修改。
部门的摄影器材欠缺,一定程度上给采访带来不便。器材方面应由学院方面提供,使用每届部长与副部的摄影器材会显不妥。
从第九周开始,每周一有部门聚餐,讨论接下来一周的工作分配与对早前稿件的反馈,增加部长与干事之间的沟通,促进部门的凝聚力。干事们在第九周已开始着手筹划同乐会的节目。

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