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广外大英教团学

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英教团学第八周部长会议记录  

2013-10-24 20:57:21|  分类: 2013年下半年部长 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第八周部长会议记录

会议时间:20131022 21402235

会议地点:教学楼A403

主持人:团委副书记 梁诗怡

记录员:秘书部干事 汤璟佳

 

一、 新干事自我介绍

 

二、 各部门近期工作总结与经验总结

外联部

1.  拉赞助

问题:干事热情很高,但理解能力和经验不足(干事与一家金融公司的代表人见面,由这位代表人请吃饭,但在此之前并没有进行很明确的交流,并且这位代表人并无明确告知自己的身份及公司的名称。如此看来:一方面我们亏欠对方人情;另一方面,由于外联部女生居多,单独与商家见面存在安全问题)。

经验:以后不能轻易约商家见面,必须先了解清楚他们的情况。

2. 将于1030号进行一场凯瑞迪口译讲座

问题:干事对于拉赞助的宣传方式不清楚。

经验:将对干事进行为期较长的培训。

 

实践部

1.  进行志协招新

问题:招新工作提前在百团大战之前,时间紧凑,准备不充分,策划不完善。

2.  1)新增了两个志协基地,分别是番禺义工社联社区部志愿者活动和英语沙龙进社区;

2)取消了广州景中实验中学这个基地。

问题:没有和志愿者沟通好,会在后期工作中出现问题。

经验:前期的工作要做好,在开展新的志愿基地的工作中要及时做出调整。

宣传部

1.  制作指示牌

问题:事先工作交代不清楚,将指示牌由横的做成竖的。

2.  张贴申请的盖章问题

问题:张贴申请需要盖学院、后勤部、保卫部这三个章,但在迟老师处盖学工办的章,造成了需要盖四个章,但纸上只有三个章可盖的结果(此问题尚未解决)。

3.  进行部门培训:(1)在第六周已进行了photo shop的培训;

2)计划本周再进行一次培训。

 

新闻部

1.  问题:干事经验不足(在一次报道外教的讲座时,由于找不到确切的地点,在教学楼和实验楼来回奔波,但有及时反映,最终顺利报道)。

2.  经验:培训和每月例会很重要,要交代清楚工作的进度,及时跟进干事的工作,了解他们对工作的接收程度。

 

就业服务部

1.  确定不再与自强社合作开展经验交流会,而由就服部举办,时间定在十月中下旬。

2.  进行部门培训:进行了文书、策划、调研方面的培训。

问题:调研方面的培训开展不顺。

 

学术部

1.  举行英语演讲比赛:举行较顺利,我学院派出了两名同学代表学院参加校级比赛。

2.  举行英语写作大赛:协助何德生老师的工作,发飞信通知参赛选手。

问题:干事对于选手提问的问题回答不清楚。

经验:干事要了解清楚所有情况,并明确解决选手的问题。

3.  第六周举办王桂珍老师的讲座

问题:不清楚要签到,导致通知同学们签到不及时。

经验:(1)对于大一的讲座,干事要及时告知部长,以便通知大家签到;

2)对于讲座是否加分,要先通过老师的核对。

 

秘书部

1.  负责学院秋之声复赛的计分

问题:(1)计分表的平均分没有与文娱部沟通好,导致文娱部认为排序错了;

2)饮用水没有交代清楚,导致准备的饮用水不够。

经验:与文娱部交接的工作要交代好,沟通好。

2.  打印表格和奖状

问题:文印室表示表格制作不好,但是没有告知具体的标准。

3.  报销:(1)本月由秘书部干事余安琪负责报销相关事宜,请有需要的部门自行联系余安琪;

2)注意不能用其他发票顶替,而且日期要活动当月,各类项目要具体。

 

生活部

1.  举办Dorm Show初赛:整理报名表,制作初赛海报。

问题:(1)两名干事中只有一名干事在负责整理报名表,并且在初赛前发现记漏了一间宿舍;

2)留给宣传部制作海报的时间太少。

经验:(1)交代工作要清楚,多核实相关的信息;

2)布置任务要及时,宣传语要先做好。

2.  Dorm show初赛结果公示:定在1022号。

问题:一位评委写错宿舍号,使结果有误。

经验:要仔细核实比赛评分。

 

文娱部

1.  完成秋之声比赛的全部工作,后期向上级上报选手资料的工作较顺利。

问题:(1)前期准备--策划工作的预留时间较少;

2)中期--由于观众迟到,开场推迟了10多分钟;

奖项设置不合理,使排名相同的选手无法同时得到奖状;

比赛过程中干事对于工作不熟练,动作不紧凑。

经验:(1)工作上要预留多点时间;

2)有活动要通知嘉宾、观众提前到场;

3)加强干事培训。

2.  干事写策划

问题:干事对于学院的条件认识不清晰,策划的预算太高。

经验:要让干事清晰地认识学院的现状。

3.  今年取消布置英教学院在校运会的入场方阵及表演

问题:导致文娱部从10月中旬到12月底的迎新晚会前没有具体工作,使得干事的锻炼太少。

 

组织部

1.  第七周举行大一升旗礼:情况不错,无出现升旗事故,升降旗准时。

问题:(1)第七周周二1302班有一人缺席;

21022号上午升旗时国旗无绑稳;

3)之前已强调各种状况,但仍出现问题。

经验:下学期升旗前组织部将亲自培训升旗手,并且着重强调各种问题。

2.  干事工作

问题:(1)干事汇报工作不及时;

2)交代的事情繁多,导致干事思绪混乱。

经验:交代工作时帮助干事理清思绪。

3.  参加校院级新就任组织部部长交流会(第七周下午)

1)建议会议形式改为讨论会议;

2)了解到其他学院的升旗手和主持人有加分,迟到和缺席的有扣分。

4.  举行同乐会:将在113号晚上举行,要求每个部门出一个表演(4-6分钟)。

 

体育部

1.  举行院运会选拔赛:将于1027日举行。

问题:申请器材太晚,与其他学院撞期,但已申请到。

经验:最好在开学第一周开始申请。

2.  制作选拔赛积分榜

问题:学术部做的积分榜太长,但已解决。

 

三、   会议改革

1.  部长会议将由常规数值转向问题导向:即由主席团汇报个部门工作,由此引出多个部门的问题,再由部长进行补充。

2.  改变部长会议的时间:经讨论初定为周一晚。

 

四、   其他注意事项

1.  综合测评的加分问题:在班邮公示加分者的名单,然后进行核对,再下载团学工作指导手册中的加分审批表,最后给迟老师签名、盖章。

2.  思考与讨论:(1)各部门如何实现有效沟通;

2)部长会议如何开得有效率;

3)各部门陈述干事培训工作的进度和完成情况。

3.  各部门要记住出现过的问题,吸取经验,不再重复出错,可回顾去年的部长会议记录。

4.  宣传部欢迎各部门干事在第八周起参加宣传部的部门培训。

5.  1)秘书部希望各部门要计分先提前告知秘书部,提前说明计分的注意事项,并且说明评分的间隔时间,以便秘书部事先完成相关表格的电子版制作;

2)由于又康超市表示10元以下不给报销,因此秘书部建议10元以下的物品不买或者增加费用至超过10元,也可与其他部门合并在一起再开发票,但要把小票拿至又康办公室签名。

6.  文娱部由于接下来没有具体工作安排,因此希望其他部门帮忙进行干事培训。

7.  英语教育学院团学第四届二任成立大会将于1025日下午2:30—5:00举行,地点为E203,希望各部门部长及干事积极参加。

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