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广外大英教团学

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日志

 
 

英教团学第六、七周总结  

2013-10-18 16:45:53|  分类: 2013年下半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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秘书部

秘书部第六周的工作主要是协助文娱部进行 1990—声声不息秋之声歌唱比赛英语教育学院复赛事宜。在秋之声举行前进行奖状的打印以及一些评委名称打印,并在秋之声当天担任计分人员。在秋之声当天出现一些状况需要我们注意:

1.   评委席所用长桌已坏,容易发生意外,我们布置完后已提醒评委注意。希望以后在学生活动中心举办活动的部门能搬上足够的桌椅,并预留一张桌子给秘书部计分和写奖状用。

2.   干事在摆放水到嘉宾席时发现,水的数量只够摆放领导席,并不够派发给外院嘉宾。以往活动用水是秘书部统计准备,可是本学期起已由主办活动部门准备。事先没有提醒主办部门,秘书部在此致歉。

3.   如果活动进行两轮计分制,希望主办部门在活动前告知秘书部,以方便我们做好估计计分用时的工作和备多足够的计分表进行更换。

4.   没有与文娱部说明清楚最终名单平均分事宜,导致文娱部误认为排序有误而通知公布,在此致歉。在此事上可以看出部门间的沟通还是不够,借此希望如果认为部门的工作有错误应先了解沟通后再做决定。

在第七周主要是打印院运会奖状,由于小干事第一遍没有数准具体数量导致再问迟老师写打印单,为了尽量避免此错误,以后尽可能让她们点清楚三四遍无误后,才申请打印单。拿打印单的日期是按照体育部规定的时间段内完成,可是这个时间段内,最终的比赛名单并没有出来和是否会有项目取消也不确定,导致打印工作复杂和改变多次,以此次经验为鉴,来年院运会的打印工作的开展应在所有事项确定后才开展,以省掉许多不必要的麻烦和提高效率。

 

组织部

在第六、七周,组织部主要完成了以下工作:

1.  部门招新:国庆假期结束后,组织部确定了最终的干事名单,并召开了部门第一次见面会,会议内容主要是干事培训以及升旗礼任务的分配。

2.  新生团员证补办:已为缺团员证的13级新生补办好团员证。

3.  新生入团志愿书归档:13级新生的入团志愿书已随新生档案一同交至学校存档。

4.  新生升旗礼:新生升旗礼正在进中,本学年新生升旗礼的时间为第七、八周。

在部门第一次见面会中,我们主要对干事进行了团学的一些基本知识和注意事项的培训,如团学基本构架、团学公文要求、发飞信应该注意的细节等,让新干事对团学有了更深入的了解。此外,在分配升旗礼任务时,还针对上一年升旗礼出现的一些事故进行了对升旗礼各项环节强调性的培训。目前升旗礼进行的情况还是不错的,没有出现事故,我们将会在升旗礼后期加强监督,确保升旗礼的顺利进行。

 

实践部

实践部第六七周的工作主要为FLY英教志协招新以及基地工作的开展:

优点:

1.  各基地招新情况较去年有较大改善,其中新增基地的招新比较成功,吸引了大量外院的志愿者。

2.  小干事与部长之间能够相互配合、相互理解。

3.  与番禺义工联合作项目:东涌敬老院慰问的活动顺利进行,取得了预期成果。

缺点:

1.  前期准备不足:由于将招新时间提前到“百团大战”之前,加上此时处于干事和部长的磨合期,所以某些工作并不能顺利进行,比如海报张贴等。为了方便将事情进展得更有条理性,要写好简要的策划书。

2.  基地时间问题:由于景中实验中学义教时间不确定,所以影响了志愿者数量;计划取消景中实验中学基地服务,现在正在联系另一个志愿者服务点:八十四中,本周要联系好志愿者。

3.  招新后期的通知工作:飞信通知志愿者工作应该更加及时,不应该拖延导致志愿者催促;部长和志协干事应该及时跟进干事的工作进展。

 

外联部

第六周:

1.  确定了外联部新任干事最终名单,并发飞信及时通知。并于周三中午进行了第一次正式聚餐,聚餐过程中简单安排了当晚秋之声的任务,明确了分工。

2.  与真彩服饰完成合作,真彩服饰在周三秋之声活动开始前将物资以及节目单送至学校。

第七周:

1.  确定与凯瑞迪口译合作,经过迟老师批准,将于1030日周三晚7点举行宣讲会,出席者每人加品行分0.2分。

2.  周三中午进行了部门聚餐,安排了宣讲会宣传期的具体工作

 

就业服务部

这两周的工作重心就是干事培训。

假期回来学校之后,我们首先开了一次部门会议,主要是交代下阶段的主要工作和大家互相了解。在谈话中干事了解了我们部门这个学期的主要任务。然后我们就建立了部门群,发团学工作指导手册和公文要求,并要求干事仔细阅读后写一篇工作展望。然后就展开了干事培训。主要是策划书和调研方面的培训,做了详细的讲解,并且布置了任务。除了这两样,还有一些细节,譬如干事待人礼仪,发送邮件、飞信等的注意细节。

在布置的合作的策划书与调查问卷任务中,的确发现了很多不足。针对这些问题,我们开了一次简短的会议,指出他们的不足,并且给建议他们以改正。期待他们的进步。

在周末的时候,我们部门还聚餐了一次,并且组织饭后一起去走内环。既当做锻炼散心,同时也作为师姐带师弟师妹们熟悉大学城。

希望经过培训之后,干事们能够慢慢地成长,变得更专业。

 

宣传部

这两周的工作相对国庆前一周来说已经比较轻松了,但是各项工作仍是接踵而来。

第六周主要工作及相关总结:

1.  秋之声海报的张贴、部分舞台装饰品的制作、投票工具的制作、比赛当天现场的布置:

本次秋之声投票的工具是纸星星,由文娱部和宣传部共同完成这项工作,速度是比较快的。由此可以看出合作的力量还是蛮大的。比赛当天现场的布置顺利进行,虽然干事们是第一次接触布置的工作,但很快就熟悉了各项工作,而且热情高涨。在该周部门例会上还让干事轮流总结自己的工作感受,反响挺好,希望她们保持着这种热情继续努力。

2.  Dorm show初赛海报的制作:

海报的整体要求是可爱清新,比较符合宿舍的风格。制作完后交由生活部审核,两个部门一起协商对海报进行了修改,融合了各自的意见。这个过程相对还是比较顺利的,合作前的商量、合作中的协商,当然希望有合作后的交流,以便以后的工作更加顺利地进行。

3.  部门例会以及部门第一次培训:

在干事们进来以后,我们进行了一次见面会和一次部门例会,主要强调的还是各项基本注意事项。其中需要强调的是干事们的礼貌问题。作为团学的一员,代表的不仅是部门,还有团学,无论与领导还是与各部门接触都要注意礼貌问题;部门第一次培训了PS,干事们刚开始还难以接受,慢慢消化与尝试练习就好了,而且需要布置小任务。

第七周主要工作及相关总结:

1.  院运会海报制作及申请打印、指示牌的制作:

本次院运会的工作已经开始交由干事们去完成。因为这是她们接触的第一次正式的活动,所以在这个过程中,我们会亲自指导与跟进,手把手教她们各项工作怎样进行,必要时进行协助。

2.  Bob讲座海报的小小修改、申请张贴以及张贴:

主要在申请张贴的环节出了较多的问题。因为这不属于团学任何一个部门负责的活动,最后主席团决定交由我们部门去申请张贴,但是我们之前没有负责过类似的工作,所以干事在完成这项工作的时候遇到了一点问题章的问题。记得之前去张贴秋之声的海报时,宿管说要有学院、后勤处和保卫处三个章,而据之前负责过这项工作的部门说没有后勤处。不知道是不是最近申请表进行了改动,所以在这里提出一个小小的建议:就是以后要去申请的部门注意问清楚需要什么章,因为现在关于宿舍楼下张贴海报管得挺严的,如果缺少了章,宿管不给贴。

3.  主席团和外联部名片的制作:

主要是要跟团服形成系列风格,目前还在制作中。

 

学术部

学术部第67周的主要工作有以下几点:

1.  “外研社杯”全国英语写作比赛报名表的收集,共600多份。在加各位选手飞信的过程中,由于分配不够合理,导致两位部长的工作量比较大,效率也比较低。但是在大家的共同努力之下,写作大赛的初赛顺利举行。

2.  广东外语外贸大学英语演讲比赛英语教育学院选拔赛。比赛信息在国庆放假前已发了班邮,但由于未考虑到时间紧急的问题,又临时发信息给学委更改演讲比赛截止日期,使得有些同学不是非常清楚截止日期。因此,在以后的工作中,应该更加全面地看问题。

3.  王桂珍语音语调讲座的签到。由于12级并未收到相关通知,因此并没有安排小干事去签到。而是讲座中有人问到是否要签到的问题,才在结束之前进行了签到。所以为防止此类事情再次发生,应该培养小干事的主人翁意识,只要有讲座就上报给两位部长,然后再安排签到工作。

4.  干事培训。第七周周日晚在三楼自修室进行了较为完整的干事培训,培训方式是口头讲述+电脑操作,内容包括各种场地的申请、发班邮、与各部门的联系和其他需要注意的问题。

5.  1017Bob讲座的宣传和高师技能大赛的宣传等。

 

文娱部

第六周周三晚,由文娱部承办的2013英语教育学院“1990——声声不息”秋之声歌唱比赛在学生活动中心拉开帷幕。晚会总体来讲较为顺利地进行下来,但其中仍存在多项需要改进和提升的地方:

1.  原本晚会是可以在19:00准时开始的,但由于已到达现场的观众人数较少而推迟了开场时间。根据分析,并非本场晚会的实际观众人数不足,而是许多观众是在开场后才陆陆续续到达现场。因此以后文娱部在发送观赛通知给各班班邮时,会注意提醒观众提前到场。

2.  由于担任晚会后台工作的大都是处于考察期的新干事,他们初次接触后台工作还不够熟练,我认为晚会进程的紧凑程度还可以提高,我们也会对他们继续进行培训。

3.  此次比赛在最佳人气选手投票时,出现了两名选手票数相同的情况,而我们先前只准备了一份奖状和奖品,导致颁奖时出现混乱,因此,以后我们在策划时会注意此类情况。

秋之声学院比赛结束后,我们已按时将进入校级复赛的选手资料上交给校文体部,祝他们在校级复赛中取得好的成绩!

 

体育部

体育部这两周来都在为选拔赛做着繁琐的准备工作目前,各项工作已经差不多完成。在这两周的工作过程中,我有几点的体会:

1.  身为部长,压力真的比当干事的时候大很多,也忙很多,但从中学到的东西也很多,总而言之,我还是很享受目前的工作。

2.  以后要学会更好地去安排干事的工作。

3.  由于工作较为繁琐,所以在一些细节上出现了一些小错误,以后必须更加细心。

4.  由于我的疏忽,导致交给各部门的工作一再修改。在以后的工作中,一定要认真核对,确定最终的工作后再交予其他部门。

5.  由于是在报名之后才安排赛程,所以导致有些同学可能会同时参加两个比赛或者要连续参加两个比赛。因此,为了避免这种情况,也为了减少体育部的工作,以后要安排赛程后再通知报名。

 

 生活部

生活部这两周的主要工作是确定最终干事名单、部门例会和Dorm show的初赛策划。

    在新学期的辞旧迎新之际,四位新干事的加入为生活部注入了新的血液。经过层层面试和挑战,我们确定了最终的干事名单,分别是罗晓、吴怀玲、胡丹仪和郑欣。由于10月是生活部举办的Dorm show比赛时间,所以在干事名单确定之后立即进行了Dorm show初赛的策划。在过去的两周内,我们部门进行了比较频繁的例会,但新干事们都很积极的表达自己的想法、提出有新意的点子,对于布置给每个人的任务,他们都认真而高效的完成,这是让我们感到很欣慰的地方。希望他们能一直保持这种热情积极的态度完成接下来的任务。

    关于Dorm show,初赛将会在1120日举行,所以从国庆回来开始策划到初赛举行之前每天都有安排很多任务,新干事们也感到很忙碌。所以,这就提醒我们在下次举办活动时不要等到快开始时再策划活动,而是应该预留一部分应急时间,以便更好地协调完善工作。

    生活部的下一阶段工作是Dorm show初赛的举办和决赛的策划。

 

新闻部

    在第六周里,新闻部主要与新任干事们进行了二面成果反馈,干事们的二面任务完成质量不错,基本有新闻稿的视角。部长完成了学院简报的一稿编辑,交给林书记审核,并根据书记意见对排版进行重新安排,将月刊改为期刊,以便假期期间的稿件整理。

    在第七周里,多补录了一名干事进入新闻部并安排完成二面任务,新闻部现时共有五名干事。主要完成对干事的撰稿及简报制作的培训。本周开始截止第九周,干事出任务皆尽量安排部长或副部或高级编辑陪同,积累经验。

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