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广外大英教团学

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日志

 
 

第十四、十五周总结  

2013-12-13 12:56:35|  分类: 2013年下半年总结 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十四、十五周总结

 

秘书部

从第十四周开始,部长会议记录的撰写采取由两名干事通力合作的方式进行。从过去几周干事在会议记录撰写方面的表现来看,她们还是会犯一些格式上和语言上的小错误,每次我看完她们的初稿后,都会花比较多的时间跟她们沟通和提出修改意见,但是这种方式显然对她们的提高没有帮助。考虑到两人合作,既可以增强她们的合作意识,又可以尝试帮他人修改、看到自己的短处以及学到他人的优点从而达到高效率完成任务,提高干事对一些细节问题的敏感度。从第十四周会议记录的完成情况来看,确定两人合作的方式是可行的。

1210号即本周四晚,开了部门第四次会议以及布置任务。从这周开始,干事会从校网,院网上收集适合红团评比的新闻稿。我也在129号晚上通知各部长整理本学期所有活动的资料并上交。接下来的时间,秘书部将展开对所有上交资料进行检查,看是否有遗漏和补充,以及对格式上进行修改。今年收集工作的开展时间比往年较为提前,并且,每次活动后,都有向相关部门要相关材料,从而减少了这段时间的工作量。

 

组织部

在十四、十五周,组织部主要完成了以下工作:

1.  团日活动:跟进学院各团支部的团日活动开展情况,并提醒关于团日活动材料收集的各项事项;

2.  团费收缴:发通知至各团支部,收缴2013.9—2014.2的团费,每人6元;同时收集团员证进行今年的注册工作。

在此次收缴团费的时候,有团支书反映为什么此次收团费时没有收集团员证。这提醒了我们团员证每年都需要收集上来进行注册工作,而我们忽略了这一点。由于之前是在团情统计的时候才收集团员证,但今年团情统计有一些改动,所以忽略了这个问题。因此,我们把收集团员证的时间确定下来,每年年末收缴团费的时候把团员证收集上来进行注册工作,避免类似的情况再发生。

 

实践部

实践部第十四、十五周的工作主要为基地工作的开展、废品回收和FLY英教志协交流大会的筹备和开展:

优点:

1.  各基地活动已经全部步入正轨,一切运作正常,志愿者们活动积极性较

高;

2.  小干事在负责活动的过程中策划和合作能力都得到了一定提升;

3.  部长们和志协副会长能及时跟进工作,保证活动顺利进行;

注意事项:

1.  基地工作即将进入收尾阶段,各基地负责人要及时将基地情况汇报给志协并做好相关基地的总结工作,为下个学期的工作做好铺垫;

2.  志协交流大会:

1)各个小干事应积极配合负责人的工作,联系参与活动的志愿者,及早统计人数,及时调整策划;

2)做好微博、博客宣传;

3. 废品回收:及时进行宣传,招募志愿者。

 

外联部

1. MT活动拉到化妆造型、正装及资金的赞助。

2. 为迎新晚会拉到化妆造型、礼品(娇兰佳人)、奶茶(58c)的赞助。

3. 完成娇兰佳人的宣传(派传单)。

4. 完成交换空间人人网的赞助,拿到人人网提供的万能充一个,二级两个,

USB灯三个,明信片及卡贴若干作为此次活动的奖励。

 

就业服务部

经过几周的培训,调研报告的工作告一段落,此次调研报告的培训主要是针对我们部门的特色活动——师兄师姐经验交流会。

尽管困难重重,但最终我们仍将这个活动如期举办。在一周的准备时间内,我们将各种细节工作安排到位,并予以充分的时间去完成任务。同时也预留充足的时间来应对各种突发状况。尽管课室的规格、物资等都和我们的原计划有出入,计划请的6个师兄师姐最终也只来了3个,观众也不多,但是来了的同学都受益匪浅,对本次的交流会表示了肯定。这次交流会我们请了大三的师兄为观众讲授如何在短期内复习准备专四,还邀请了大四刚实习回校的师姐为我们讲她们的实习经历,观众都表示很有收获,这是我们最感到欣慰的地方,也是对我们这一阶段的工作的肯定与支持。同时,我们也在这次活动的筹备与举办中受益颇多。

举办一个活动需要考虑到很多细节,也会遇到很多不尽如人意的地方,我们会将做的不好的地方记下来。之后我们开了一次部门会议,总结本次交流会的举办,期间遇到的各种麻烦,我们是如何克服的,最终结果怎样,以后如何规避?通过这次交流会,在服务学院同学的同时,我们部门收获了成长,成员们也收获了成长。这就是本次交流会的意义所在。

 

宣传部

1.  制作MT决赛的邀请函:邀请函的制作并不顺利,主要是不符合主办方

的要求。首先是缺少与活动相关的元素,其次是颜色的风格比较小清新,而非严肃大方。现在根据主办方的意见正在修改。从这个工作中总结出来的是:我们要对自己的工作要求高一点,尽量符合主办方的要求,同时希望以后合作的部门能够及时并明确地提出我们工作中存在的不足,这样我们才能更好地改进。

2.  制作MT决赛的海报:这次海报的制作过程十分曲折。其实小干事在制

作的时候已进行了较大的整改,部门内通过后,在十四周就交给了主办部门进行审核。虽然当时是通过的,但是在打印前一天,主办方突然提出修改意见,现在我们仍正在修改海报。从这个工作总结出来的是:我们与主办部门的沟通不够,多一些沟通与交流或许问题可以早点发现。我们自身自然是有需要提高的地方,但是由于每一份工作都是有计划地进行,临时的变动难免会对整份工作安排有影响,所以我们也希望主办部门能够早点提出修改意见,至于怎么修改,这是可以商量的。

3.  打印并张贴MT决赛的海报:由于海报临时需要修改,所以打印的日期

进行了调整;其次海报的规格也做了调整。

4.  制作MT的吉祥物:吉祥物的设计以及制作比较顺利,但在制作完成后

才想到一个问题:我们并没有与主办方商量关于吉祥物的事项,主要是设计方面。首先我们部门没有意识到要先给主办方过目,毕竟这是一个活动的吉祥物,所以这的确我们工作的一点疏漏,希望大家谅解;其次主办部门也没有意识到要跟进的这一点,所以大家都没有找彼此沟通。希望下一年再举办相关的活动时,两个部门都能意识到这个问题。

5.  制作MT的背景板:这次是小干事第二次设计背景板,她们有很好的想法。

所以这次的背景板我们在讨论后融合了一些更好的元素。最大的感触是:集体的力量是强大的。背景板将于周末开始制作。

6. 设计迎新晚会的海报、邀请函、节目单:这次主办部门给出了一些比较详细的要求,目前根据主办部门的意见正在进行修改,最重要的一点还是沟通。

 

学术部

学术部这两周的主要工作是跟进MT各项工作:

1.  与宣传部:制作海报、邀请函、吉祥物和时间提示牌。在与宣传部合作

的过程中,由于沟通不够到位,导致出现比较多问题。如:吉祥物没有通过学术部初审就已完成制作;另外由于邀请函和海报的要求不是很明确,导致反复修改才完成,效率比较低。因此,在今后的工作中一定要加强沟通。

2.  与外联部:在合作中,双方职责不够明确。横幅的张贴和模拟学生的招

募没有明确是由学术部还是外联部负责,导致职责混乱。因此今后要注意明确各部门的职责。

3.  与艺术团:在这段期间,主要与艺术团的歌队、舞队、司仪队和礼仪队

联系并安排相关工作,名单也及时提交上来。其中歌队、舞队、礼仪队和模拟学生出现较多的人员重复,但是经过后期协调,我们顺利地解决这个问题。

4.  与华师:华师方面也在持续跟进中,并未出现太大的问题。

 

文娱部

文娱部在十四、十五两周主要进行迎新晚会的前期准备工作。

在十四周周一我们安排干事收集了院内节目的报名表,共有8个节目报名,其中大一5个,大二2个,大三1个。随后我们在十四周周日进行了院内节目的一审和筛选,较去年相比,今年的一些节目更有创意,还有一些乐器、戏剧表演水平专业。一审结束之后,我们最终确定了院内节目为5个,包括两个创意节目、一个潮剧表演、一个歌舞表演和一个萨克斯演奏节目。二审将于十五周周日晚进行。

至此,迎新晚会的11个节目已全部确定。除本学院征集的节目及院艺术团的3个节目以外,嘉宾节目有:经贸艺术团模特队的走秀表演、经贸艺术团器乐队的器乐表演以及一个乐队的开场表演。

宣传方面,十五周周一,我们收到了宣传部制作的海报、节目单、邀请函的初稿,设计大体上满意,但有一些细节问题我们已向宣传部提出改进建议,宣传品的终稿将于十六周周一确定。

赞助方面,秋之声复赛时节目单的赞助还剩余1000张纸的印刷,我们将用于迎新晚会节目单的印刷。另外,外联部近期还拉到了洗发水等日用品的赞助,将用于嘉宾礼品以及微博抽奖。

文娱部接下来的工作将继续按照先前撰写的跟进表执行。希望次此次迎新晚会顺利进行!

 

体育部

自从广外杯排球赛以及新生杯羽毛球赛及乒乓球赛结束之后,体育部本学期的工作也基本结束。所以,这两周除了帮助生活部处理交换空间的事情之外,体育部并没有什么特别的工作。从校运会结束之后,体育部的工作安排比较少,所以希望明年如果可能的话,建议在这段时间举办一些体育比赛。

 

生活部

生活部在第十四、十五周的工作主要是筹备举办第十届交换空间。活动于十二月五日举办。此次活动总体说来进行顺利,当天的队伍也取得较好的成绩。本次的活动负责人责任感强,使得工作得以顺利进行。部门成员们的配合程度有所提高,分工相对于上次活动更为明确。这不仅使部门的氛围更为和谐,也直接促使活动现场秩序状况良好,并使得活动圆满结束。这都有赖于部门成员的团结协作。但也存在着一些问题,针对这些问题我们提出相应的解决办法,如:

1.  前期宣传语不够鲜明扼要,部分同学们无法简单明白活动内容。在今后

有关大型活动的宣传中,我们将尽量采取扫楼的方式,让同学们全面了解活动的详细内容;在关于班邮等重点宣传地带加强宣传语言的趣味性,并且提高语言的精炼度和准确度。

2. 宣传力度不够,造成队伍报名时间延迟。以后要更加着重于加强推动宣传工作,提高活动内容透明度,便于更多的同学了解和参与。

3. 宣传人员各自的配合问题造成宣传工作的滞后,以及活动当天准备不足,分工不明确。此外在活动开始的前几天,内部成员需加强核实彼此的工作,以防工作当天出现纰漏。

希望今后生活部的成员们合作更加密切,在工作中相互指出不足以求进步,以便活动更加顺畅地进行,更好地为学院服务。

 

新闻部

这两周的常规任务是每周四下午两场教师讲座。其中完成的特别任务是报道师兄师姐经验交流会。由于之前由干事联系好并同意接受采访的蔡枫师姐没到交流会现场,而在场交流的一名大三师兄与大四师姐事前已说明不接受采访,所以两位师兄师姐要分享的经验内容集中并且较少,内容也已在交流会现场说清楚,在场报道的干事认为已失去人物专访的必要性,决定改发新闻稿并及时知会部长与副部,部长与副部也认同这一做法。通过这次任务,我们看出本次干事的临场反应不错,能迅速作出判断,同时也为日后采访报道增添经验。

第十四周周四我们派出干事前往八角楼报道由我们学院协办邀请的刘宝存教授主讲的畅谈国际背景下的大学文化讲座,干事记录详尽,得到了董院长的称赞,这也将成为新闻部日后工作的动力。

第十四周周末我们派出三名干事前往北校报道全国外语教师教育与发展学术研讨会,分别报道了开幕式、闭幕式与英教团队展示。

 

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