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英教团学第十周部长会议记录  

2013-11-06 20:30:03|  分类: 2013年下半年部长 |  标签: |举报 |字号 订阅

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英教团学第十周部长会议记录

 

会议时间: 20131142140-23:00

会议地点: 教学楼A202

主持人:   团委副书记  梁诗怡

记录员:   秘书部干事  陈勉如

 

一、各部门近期工作总结与经验总结

外联部

1.  凯瑞迪口译讲座

问题:1当晚到场人数超出预期,出现了座位不足的情况,且没有考虑到可以通过借凳子来解决这一问题,导致部分同学只能站着听讲座;

     2)干事们对部长已经交代清楚的任务不明确,在执行过程中出现自作主张的情况;

3不清楚申请张贴海报是否需要曾主任盖章,导致海报张贴延后两天;

4宣讲当天只提前半小时到达课室,检查出电脑出现问题后才临时更换课室。

经验:(1)以后到课室举办活动,主办部门应提前一天或半天到场检查设备;

      (2) 海报的张贴需到曾主任处盖章。

2. 干事培训:(1)讲明张贴海报以及举办讲座的流程;

2)传授拉赞助的技巧。

 

就业服务部

1.  师兄师姐经验交流会(将与新闻部合作,各自负责邀稿及采访环节)

问题:问卷链接已发至各班班邮、团学群、新生群,但较少人填写。

2.  干事培训:到目前为止部门已进行了关于策划文书和调研问卷的书写撰写培

    训,下次的培训方向是数据统计以及信息发掘。

3.  计划下星期部门出游。

 

 新闻部

1.  近期的出访任务

问题:器材严重不足。上周2场博士论坛系列报道同时进行,而部门只有一部私人相机,无法兼顾两处的活动拍摄,DV机也只能向教育技术中心借。

2.  干事培训

问题:已进行过关于撰稿技巧及摄影角度选取的培训,但干事本身基础存在参差不齐的情况。

3.   团学微博

问题:(1)目前仅由两位部长负责,仍未系统分工;

      (2) 发布的内容较少宣传学院活动。

 

宣传部

1.  Dorm show海报

问题:(1)海报设计布置由两位干事负责,但工作过程中却是其中一位完成了大部分工作;

2)申请海报续贴时,干事并不知道需要拿申请表。

2. 部门培训

问题:已经进行过两次关于PS的培训,但由于时间紧迫以及干事积极性不高,培训效果并不好。

 

生活部

1.  Dorm show决赛

问题:(1)前期工作中有2名干事负责评分表和评分细则,另外2名负责奖状以及游戏策划,但干事私下各自分工缺乏交流,而且任务完成不及时;

     2)活动期间,主持人介绍嘉宾时顺序不妥,混淆了嘉宾的职称,不熟悉稿件,出现口误的情况,对活动流程也不能很好掌握,游戏以及展示环节都出现混乱的情况;

     3)部分参赛宿舍提交资料不及时,给工作带来极大不便。

经验:(1)策划活动时认真考虑人手安排的问题;

     2)前期准备与活动进行期不能混淆。

2. 部门培训:(1)活动后期会进行参赛宿舍统计以及发放调查问卷;

2)除了实际操作等常规内容外,还将有PSIEBOOK的培训。

 

学术部

1.  干事培训

问题:进行过一次培训,但效果并不好,干事对于申请海报张贴权和部门邮箱的使用尚不明确。                     

经验:决定借鉴其他部门做法,利用每周例会抽查干事问题,了解她们对工作的掌握程度。

2.  全国高师学生英语教师职业技能竞赛

问题:与熊涛主任沟通存在很大误会,但已解决。

经验:以后与老师沟通过程中要积极主动,既想老师所想,也想老师所未想。

3.  Micro Teaching:处于宣传期,商讨与华师、广大的合作事项。

 

秘书部

1.  部门总结会议

问题:对工作熟悉程度不高,对办公软件应用不娴熟,会议记录撰写不够书面化,干事发布周表、总结不及时。

经验:部长将继续跟进各项工作。

2.  团学物资:上周进行过一次团学办公室物资的清点整理,已把物资表共享在         团学群邮。

 

实践部

1.  三下乡总结表彰大会

问题:目前各项工作开展顺利,但在借课室时提前过多时间,无法顺利申请。

经验:借课室最早只能提前7天。

2.  基地工作

问题:与番禺社区义工联合作举办的“青少年英语沙龙进社区”将成为常规活动,但干事与义工联的部长沟通不积极,传达出现错误。

3.  部门培训:(1)讲明课室申请以及海报张贴的工作细则;

         2)培训策划书书写以及基地常规工作介绍;

            3) 三位部长分工明确,日后干事们可以就具体事宜联系相应的职能部长。

 

组织部

1.  团员证新办、补办

问题:上周二校团委发出团员证新办、补办的通知,由于时间紧迫,且部长对这种情况尚不了解,导致13级团员证只在学院盖章,未送往学校盖章的情况,故需回收。

经验:事无巨小,都应让干事了解每项工作,做好交接。

2.  部门培训:(1)为同乐会活动申请课室;

2)统一培训团日活动事项。

 

文娱部

1.  部门总结

问题:要求干事就一面到秋之声复赛结束这一段时间的工作写总结,出现了上交不及时,敷衍了事的情况。

经验:严肃批评干事,及时强调应端正态度对待工作,并要求干事重新上交总结。

2.  部门培训:

问题:利用国庆放假期间进行培训,发现效果不显著。

经验:让干事们在实际操作中了解工作。

 

体育部

1.  院运会

经验:(1)提交申请表时应确保准确无误;

      (2) 音响设备可以向云山水榭租借(信息学院免费出借音响);

     3)帐篷可在院运会开始前三四天向校团委电话预订,最多可订3顶;手推车可在院运会前一天的下午5点前到9栋水房拿取。

2. 部门培训:让干事经历借课室、申请场地等实际操作。

 

二、 其他注意事项

1.  建议新闻部每2-3星期开一次例会,把每次评稿当作一次培训的机会。

2.  宣传部希望以后需要制作海报、视频的活动主办部门提前一周左右时间通知宣传部,以便安排工作。

3.  宣传部目前已进行过两次PS的培训,下一次培训的课室还在申请当中,报名参加培训的其他部门干事应留意收发信息。

4.  各部门要看重对干事的培训,培养好的干事是部长的责任。部长应更专业,培训要循序渐进,也要讲求进度,使干事清楚部门的工作流程,逐步培养干事的独立意识。

5.  部长应保存备份好所有工作资料。

 

三、讨论:如何改进部门之间的合作

宣传部:活动主办部门需要宣传部制作海报时,请提前4-5天交代清楚活动主题内容和设计要求,文娱部在秋之声复赛中就提前向宣传部发出了策划书。

外联部:活动主办部门需要清楚告知外联部何时需要何种奖品,方便外联工作的开展。

新闻部:如果需要对活动进行报道,请主办部门提前告知新闻部。

秘书部:(1)活动主办部门需打印奖状时,若出现数量较少的情况,可与近期举办活动的部门一起要求秘书部打印;并且只需告知活动内容和奖项设置,不用自撰正文。

       2)部门报销的预算表应存放于秘书部;在又康超市购买物品少于10元时,索取小票后应前往又康办公室签名;或者可以与其他需购买物品的部门一同索要发票。

主席团建议:为了确保合作有效进行,协办部门可以召开部长会议。

外联部:有些部门的工作外联部并不需要清楚,这一点没有必要。

文娱部:之前主要由干事联系其他部长,但出现传达不清晰的情况。

实践部:一般采取干事联系其他部长,其他部长再交代各自的干事,最后由干事自行沟通、部长跟进的方法。

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